“2017中國協(xié)同管理高峰論壇暨致遠互聯(lián)第七屆用戶大會”近日在珠海橫琴灣圓滿閉幕。異彩紛呈的全國協(xié)同應用大賽總決賽6強爭霸經(jīng)過激烈角逐也完美收官。來自四川賽區(qū)的冠軍企業(yè)成都市規(guī)劃設計研究院奪得季軍。

成都市規(guī)劃設計研究院信息系統(tǒng)工程師 李楠（右二）

成都市規(guī)劃設計研究院（以下簡稱：成規(guī)院）是經(jīng)國家建設部批準的第一批甲級城鄉(xiāng)規(guī)劃設計單位，自1983年成立以來，先后完成了成都市及四川省內(nèi)外多項各種類型的規(guī)劃，并多次獲得了省級、國家級優(yōu)秀設計獎項。按照“城鄉(xiāng)規(guī)劃公共政策研究機構(gòu)、城鄉(xiāng)規(guī)劃管理的技術支撐、城鄉(xiāng)規(guī)劃建設的人才基地”的組織定位，成規(guī)院已具備了極強的創(chuàng)新能力、學術研究能力以及巨大的行業(yè)影響力。

致遠互聯(lián)三大核心優(yōu)勢支撐成規(guī)院業(yè)務提升

成規(guī)院經(jīng)過多年的信息化發(fā)展已在不同的功能領域針對不同的管理場景建設了多種應用系統(tǒng)，如人力資源管理系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)、招投標系統(tǒng)以及規(guī)劃編制輔助系統(tǒng)等。但由于建設前期缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，造成信息化孤島現(xiàn)象嚴重，盡管經(jīng)過一次整體升級，但成規(guī)院的信息化系統(tǒng)基本結(jié)構(gòu)決定了其應對當前日趨復雜的管理環(huán)境已顯僵化。

其實，成規(guī)院早在2002年就采用了某軟件公司專業(yè)的項目管理系統(tǒng)，但原有系統(tǒng)結(jié)構(gòu)耦合比較緊密，更改起來需要動用大量的代碼，并且逐漸脫離了成規(guī)院的業(yè)務場景，無論是操作性、效率，還是分析統(tǒng)計能力，都已經(jīng)無法滿足成規(guī)院的業(yè)務需求。原有落后的管理系統(tǒng)嚴重阻礙了成規(guī)院的實際業(yè)務運營。

“項目流程用紙質(zhì)任務書做記錄，流程走完后再將關鍵節(jié)點輸入系統(tǒng)，出現(xiàn)很多管理問題?！背梢?guī)院信息系統(tǒng)工程師李楠舉例說，如領導出差，審批不及時，造成線下、線上流程分離的信息重復編寫；企業(yè)內(nèi)部的臨時項目管控無法以信息化方式落地執(zhí)行；過往應該積累的相關數(shù)據(jù)大量流失等問題?；诋斍俺霈F(xiàn)的信息化孤島現(xiàn)象以及對搭建統(tǒng)一身份認證平臺的迫切需求，成規(guī)院亟待建立涉及信息管理層面、流程控制層面、移動化審批層面、規(guī)范檔案層面以及輔助分析決策層面的項目管理信息系統(tǒng)，使之能夠匹配成規(guī)院最新的業(yè)務流程。

對新系統(tǒng)的定位，成規(guī)院有著嚴格的標準。李楠表示，“在選型期間，有多家廠商找到我們，包括一些專門從事規(guī)劃建筑行業(yè)的專業(yè)軟件廠商。但是我們基于三方面綜合考慮，堅定地選擇致遠互聯(lián)。首先，致遠互聯(lián)擁有‘地利’優(yōu)勢，在成都本地設有研發(fā)中心，通過實地考察，我們對這樣一支優(yōu)秀的技術團隊做好本地技術支撐是極有信心的；其次，是基于致遠互聯(lián)對同行業(yè)成功應用實踐的積累，經(jīng)過與致遠互聯(lián)售前工程師團隊的接洽與溝通，深入了解了技術團隊的用戶場景應用價值的挖掘能力，在致遠互聯(lián)團隊的專業(yè)協(xié)助下，我們重新梳理了信息系統(tǒng)的本質(zhì)需求；最后，致遠互聯(lián)獨具特色的業(yè)務生成器，讓我們?yōu)橹@喜，為我們提供了一種管理日常各種業(yè)務的單據(jù)流轉(zhuǎn)、事件管理、過程監(jiān)控、團隊協(xié)作和信息共享的組合場景的基礎業(yè)務管理平臺，堪稱提升組織業(yè)務管控和協(xié)作質(zhì)量的利器，滿足了成規(guī)院‘隨需定制’的業(yè)務管理需求?；跇I(yè)務生成器，我們搭建了屬于成規(guī)院自己的項目管理系統(tǒng)。同時，基于業(yè)務生成器零代碼的特性，即便工程師不在的情況下，我們也可以自主搭建業(yè)務。簡單、易用又快捷?！被谝陨先c，也拉開了成規(guī)院與致遠互聯(lián)合作的因緣。

全生命周期的項目管理，致遠協(xié)同助力成規(guī)院管理更高效

?“致遠互聯(lián)的協(xié)同管理系統(tǒng)，最關鍵是幫助我院重新梳理了業(yè)務?！币匀蝿障掳l(fā)階段為例，項目流程初期需要完成明確方向、制定目標、制定計劃等重要環(huán)節(jié)，在過去的流程中，由于使用紙質(zhì)任務書，下發(fā)任務的業(yè)務需要多名院領導批準。若遇領導外出，只能暫停任務書的簽署進程，這樣串聯(lián)式的審閱批示流程，極其繁瑣，嚴重拖慢了項目進程。在統(tǒng)一數(shù)據(jù)后，進入致遠互聯(lián)協(xié)同管理系統(tǒng)，只需經(jīng)由生產(chǎn)助理發(fā)起任務表單，完成項目信息錄入，繼而觸發(fā)任務通知、工作計劃、核心需求給項目組成員，就可完成任務下發(fā)。致遠互聯(lián)協(xié)同管理系統(tǒng)同時兼具了對已輸入項目信息的即時修改功能，實現(xiàn)了各級領導在移動端即可對相關項目流程進行處理，更重要的是將多數(shù)環(huán)節(jié)執(zhí)行過程由先前的串聯(lián)化轉(zhuǎn)變?yōu)楫斍暗牟⑿谢瑯O大地提高了流程進度的推進效率，減輕了領導及員工的工作量，也因此在成規(guī)院內(nèi)部大受歡迎。

?“致遠互聯(lián)的協(xié)同管理系統(tǒng)，還解決了我院系統(tǒng)的一大難題，使我們的歸檔模式發(fā)生了翻天覆地的變化?！弊鳛橐粋€規(guī)劃設計單位，成果是成規(guī)院最重要的一筆財富。但此前的項目管理系統(tǒng)，系統(tǒng)升級前后的信息需要獨立查詢、統(tǒng)計，導致了項目數(shù)據(jù)斷裂；在多項目審批過程記錄在“項目任務書”中，流程審批和項目檔案信息（項目基礎信息、合同信息等）分開存儲，不能完成任務書線上流轉(zhuǎn)，導致流程審批和任務書打印要走線上線下兩遍，出現(xiàn)了管理破裂。面對此類問題，我們通過致遠協(xié)同項目管理系統(tǒng)，成功保障了項目業(yè)務及臺賬數(shù)據(jù)的遷移。

這對于成規(guī)院來說是非常有價值的。例如，致遠協(xié)同項目管理系統(tǒng)將原有系統(tǒng)中的上萬個項目檔案信息/合同信息/審批流程信息安全平穩(wěn)地遷移至新項目管理系統(tǒng)中，項目文件資料遷移多達近千GB。如果用人工來做這項工作，后果將不堪設想，姑且不說任務量大，一旦數(shù)據(jù)出錯，后續(xù)查詢將如大海撈針。而后實施的項目全過程管理，實現(xiàn)了在整體項目管理過程中的基于項目業(yè)務全程的協(xié)作，互通，留隙，高效，便捷式綜合管理。

在核心的審核環(huán)節(jié)過程中，通過功能優(yōu)化，針對從前的多層級審核步驟，系統(tǒng)將流程管控強度設置為Ⅰ類流程，項目方案必須經(jīng)過特定審核環(huán)節(jié)，否則無法進入下一個環(huán)節(jié)；未按照審核意見進行修正時，必須在系統(tǒng)中明示未修改原因。李楠說：“這樣就很好的把節(jié)點控制情況用信息化手段進行了實現(xiàn)。不論是季末還是年末的時候，我們可以很好的根據(jù)季末審批表非常清楚的、一覽無余的針對不同的設計所存在的問題進行有針對性的整治。”項目管理與經(jīng)營管理是不可分離的，在涉及關于顧客的溝通記錄、項目更新以及例會等功能。針對此種需求，致遠互聯(lián)為用戶設置了諸多相關的表格形式，只要與某個具體項目相關聯(lián)，系統(tǒng)就可自動將其更新與項目形成聯(lián)動機制。致遠互聯(lián)在整個項目周期中設置了預警提示功能，通過初期針對錯綜復雜的長周期業(yè)務規(guī)劃過程階段性管控，用戶在系統(tǒng)中可直觀的了解到項目進度節(jié)點的進展狀況，是否存在超期運作，使領導或項目相關人員都能通過預警展板對項目運行狀況進行靈活掌。

基于成規(guī)院對過往較長周期的項目的總結(jié)需求，設置了階段性項目歸檔功能，即把項目任務書及運行記錄進行電子化規(guī)范自動歸檔管理，并可隨時授權進行相關信息增補。同時，在項目檔案深化管理層面，設置的項目首期檔案管理的自動備份功能，不僅節(jié)約了人力資源成本，而且達成了單位利益與設計人員工作效率之間的完美平衡。另外，任務書一鍵打印功能，節(jié)省了紙質(zhì)流程運作時間，同時也能夠滿足相關的需求。

致遠互聯(lián)管理系統(tǒng)圍繞全生命周期的項目管理目標建成運行后，初步達到了關于提升、改善生產(chǎn)管理流程升級提速、移動辦公以及安全平穩(wěn)的數(shù)據(jù)遷移的預期目標。在李楠眼中：致遠協(xié)同助力成規(guī)院實現(xiàn)了全生命周期的項目管理，是最理想、最適用、可滿足規(guī)劃設計項目管理的信息化所需要的平臺，它成為我院提升對內(nèi)業(yè)務規(guī)范管理綜合力和對外服務競爭力的有效保障。