一、遠程辦公到協(xié)同辦公

遠程辦公，是指通過現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)非本地辦公：在家辦公、異地辦公、移動辦公等遠程辦公模式。

習近平在世界互聯(lián)網(wǎng)大會·互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展論壇指出：當今世界，新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革方興未艾，帶動數(shù)字技術快速發(fā)展。新冠肺炎疫情發(fā)生以來，遠程醫(yī)療、在線教育、共享平臺、協(xié)同辦公等得到廣泛應用，互聯(lián)網(wǎng)對促進各國經(jīng)濟復蘇、保障社會運行、推動國際抗疫合作發(fā)揮了重要作用。一個成功的遠程工作不僅需要文檔協(xié)作、office軟件、音視頻軟件等生產(chǎn)力工具，更需要全過程的協(xié)同辦公運營管理平臺。

人們的工作方式除了與獲取和溝通信息的方式密切相關之外，更與組織的結構和運轉方式相關聯(lián)，甚至取決于組織的流程結構和運轉特征。傳統(tǒng)的組織管理，為了提供組織的工作方式，需要員工同時共現(xiàn)---在固定的地點（企業(yè)）固定的時間里（一般指朝九晚五）與其他員工及領導同時工作，這種傳統(tǒng)的工作方式長久以來最重要甚至是唯一的工作方式。

然而，在移動互聯(lián)時代，企業(yè)組織的運營時空就是全時域和全球化，一直行之有效的組織管控模式開始逐漸失去效力。從電話、傳真到互聯(lián)網(wǎng)，再到移動通訊、移動互聯(lián)網(wǎng)，人們已經(jīng)徹底解決了信息協(xié)作的同時—共現(xiàn)性問題。人們之間以及人與組織之間的信息協(xié)作，已經(jīng)實現(xiàn)了移動、泛在、互聯(lián)式的工作——在任何地點、以任意方式、與任意需要的人和信息互聯(lián)并協(xié)同工作。遠程辦公逐漸成為一種新型的工作方式，并成為傳統(tǒng)工作的一種補充工作形式，更將是未來一種主流的工作方式。

事實上，很多企業(yè)已經(jīng)采取了遠程辦公，尤其是需要異地辦公或者需要員工經(jīng)常出差辦公的企業(yè)采用了遠程辦公模式，例如早在上世紀80年代，IBM就開始在員工家里設立“遠程工作站”，而2019年初始普華永道也開展了全員在家遠程辦公的工作模式。2020年初，新型冠狀病毒疫情從武漢擴展到全國到全球范圍，疫情防控進入常態(tài)化，遠程辦公因不受地理空間限制的遠程辦公將會成為大部分企業(yè)的剛需，很多企業(yè)被迫宣布實施和鼓勵遠程辦公，全球范圍內(nèi)的遠程辦公用戶和市場規(guī)模呈現(xiàn)爆發(fā)式增長。

組織要使得運轉高效進行，必須克服基于同時性-共現(xiàn)性的工業(yè)革命時代管理方式的失效。而克服這一不可控狀態(tài)的方法就是協(xié)同，建立在協(xié)同理念和方法基礎之上的協(xié)同管理。基于協(xié)同管理理念設計研發(fā)的協(xié)同管理工具——協(xié)同辦公運營管理平臺，能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)從組織管控到激發(fā)和支撐新的工作方式，提高工作效率和協(xié)同創(chuàng)新。

二、遠程辦公存在的主要問題

雖然遠程辦公已成為一種新型的辦公方式，遠程辦公的軟件層出不窮，但是遠程辦公在政企單位的應用還存在一些問題，主要有以下幾點：

1、在信息為主要生產(chǎn)要素的移動互聯(lián)時代，遠程辦公更多的是解決了對員工的賦能問題，節(jié)省了通勤時間，提高了單個員工的工作效率，但是工作效率不等于組織效率，其實我們的企業(yè)在工作組織和管理方面依賴于原來的行政性的部門管理方式，對于遠程辦公的組織和管理不能適應。

2、缺少統(tǒng)一規(guī)劃和科學論證，系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的標準。以致遠互聯(lián)在北京市的政企客戶為例，北京市政府副中心、西城區(qū)、海淀區(qū)等政府部門的辦文辦事都使用了致遠互聯(lián)的產(chǎn)品，在整個項目過程中，我們發(fā)現(xiàn)由于并沒有建立統(tǒng)一標準，各個門戶各自為政，各部門的辦公應用沒有通過統(tǒng)一的平臺進行集成互通，缺失聯(lián)通體系，導致部門間信息傳遞存在障礙；對外的服務渠道（民眾進行業(yè)務申請和辦理的門戶網(wǎng)站、網(wǎng)辦大廳）與內(nèi)部的政務流程處理系統(tǒng)無法互聯(lián)互通；系統(tǒng)開銷大，整體辦事效率低等問題在政府部門比較突出。而國資委的系統(tǒng)多達20多個，要實現(xiàn)各系統(tǒng)的統(tǒng)一組織用戶管理，主數(shù)據(jù)平臺、統(tǒng)一信息報送平臺（監(jiān)管企業(yè)上報），并需要委企門戶打造北京市國資委和全級次北京國企互聯(lián)互通，這也是一項巨大而復雜的工程，企業(yè)之間不協(xié)同，政企之間不協(xié)同的問題一直存在。

3、并不是所有的工作都能遠程解決，其實大量的工作遠程解決不了：有的是員工遠程辦公的硬條件不夠，比如網(wǎng)絡條件（信息資源）難以達到高要求的設備配置；有的是工作軟環(huán)境不行，也許員工的家庭環(huán)境并不具備遠程辦公的條件，比如有孩子老人的干擾；有的員工難以克服自身的惰性，在辦公室以外的地方不能進行有效的自我監(jiān)督，難為與其他員工有效的協(xié)作；以上幾種原因會導致遠程辦公效率不高。

4、企業(yè)并沒有做好長期的遠程辦公準備。有的企業(yè)對遠程辦公的設備準備不足，企業(yè)對員工的接入方式及接入設備都沒有做好無縫隙的銜接，不能提供有效便捷的工作工具；有的企業(yè)的工作組織管理能力不成熟，還處在“隨機游走”式的管理狀態(tài)；有的企業(yè)還沒有科學、客觀衡量員工的工作成果和貢獻的方法，領導層和管理層如果看不到員工在工位上心理就覺得不踏實。

三、相關建議

鑒于遠程辦公存在的種種問題，要想促進政企單位能夠讓遠程辦公真正成為一種辦公新形式，將工作延伸到更大的范圍，我們提出了以下的建議：

1、提高國產(chǎn)化軟件的能力。目前國產(chǎn)化軟件市場占有率較低，基礎軟件廠商在“自主可控”背景下提升空間巨大，云計算的發(fā)展為國產(chǎn)操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫發(fā)展的提供了重大機遇。只有具有自主知識產(chǎn)權的國產(chǎn)軟件，才能保障信息的安全。而且國產(chǎn)軟件更能符合本土企業(yè)的應用，并能提供快速響應的本土化服務。以國產(chǎn)的協(xié)同辦公系統(tǒng)應用來拉動國產(chǎn)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等基礎軟件。

2、打造新一代的協(xié)同辦公運營管理平臺（COP:Collaborative Operation Platform）。COP圍繞政府和企業(yè)的辦公場景，軟硬件結合地整合考勤、會議、流程審批、文檔協(xié)作等辦公需求，通過“客戶在線、生態(tài)在線、營銷在線、實施在線、定制在線、運營在線”六大在線，構建產(chǎn)業(yè)鏈服務新生態(tài)，使能企業(yè)管理創(chuàng)新發(fā)展，提高企業(yè)資源利用效率和管理決策的科學性，構建自動化、智能化的辦公空間。盡量做到企業(yè)員工遠程辦公與在單位辦公是一樣的效果，讓遠程辦公室成為工作場所的真正延伸。

3、未來3-5年政府和企業(yè)必須進行數(shù)字化轉型：數(shù)字化轉型是企業(yè)徹底改變運營模式的方式之一，數(shù)字化轉型會不斷賦能業(yè)務發(fā)展，持續(xù)推動企業(yè)創(chuàng)新與升級。企業(yè)數(shù)字化轉型的過程中會經(jīng)歷單點試驗、局部推廣、擴展復制、運營管理和優(yōu)化創(chuàng)新五個發(fā)展階段，逐步從數(shù)字化的入門者發(fā)展為數(shù)字化探索者，進而發(fā)展成為數(shù)字化組織與數(shù)字化轉型者，最終成為數(shù)字化顛覆者。政府要強化政策支撐、人才建設、服務保障，實現(xiàn)政府和企業(yè)的“平臺升級、管理升級、流程升級、業(yè)務升級、移動升級、智能升級”六大升級，以更大力度推動政府和企業(yè)的數(shù)字化轉型。

4、強化公共服務，大力支持企業(yè)開拓市場，特別是對中小企業(yè)的扶持力度，鼓勵大企業(yè)和中小企業(yè)之間的項目、技術、供需等交流活動，引導中小企業(yè)與大企業(yè)協(xié)作配套，例如疫情期間，致遠互聯(lián)第一時間開發(fā)了“海淀防疫上報管理平臺”，用于線上采集海淀區(qū)企事業(yè)單位的返工信息、返京人員健康信息。共服務了達3000多家企業(yè)，采集了20多萬人的疫情數(shù)據(jù)，為企業(yè)和領導在疫情期間的決策做出了重大的貢獻。

5、轉變政府和企業(yè)的工作組織和管理方式，并且啟用遠程辦公相應的工具及平臺，好的平臺不僅能提高員工的工作效率，還能保障政府和企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量。凱文?基爾和布萊爾·普萊森曾提出了促進遠程辦公推動工具采用和實際使用的五個原則：一是以用戶為中心進行設計；二是確保高管發(fā)起和以身作則；三是關注溝通和變革管理；四是價值培訓；五是努力創(chuàng)造協(xié)作文化。這些因素需要結合技術改進、組織悟性以及對持續(xù)過程和支持的承諾。如果一個政府和企業(yè)及其員工要想在遠程工作中取得成功，這項工作需要得到IT、HR和高層管理人員的熱情支持。