無紙化辦公已成為眾多企業(yè)提升效率、降低成本、增強競爭力的重要選擇。國藥集團一致藥業(yè)股份有限公司借助協(xié)同運營平臺實現(xiàn)無紙化辦公的案例，為我們提供了極具價值的實踐樣本。

一、前期規(guī)劃與準備

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（一）全面評估企業(yè)需求與現(xiàn)狀

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企業(yè)在推行無紙化辦公前，要像國藥一致那樣，對自身情況進行深入剖析。國藥一致?lián)碛?0000多名員工、110家下屬子公司，業(yè)務(wù)涵蓋“藥品分銷+醫(yī)藥物流+醫(yī)藥零售+工業(yè)投資”全產(chǎn)業(yè)鏈條。這種龐大的規(guī)模和復雜的業(yè)務(wù)體系，導致信息傳達不暢、審批效率低下等問題。因此，企業(yè)需全面梳理內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，明確哪些環(huán)節(jié)可以實現(xiàn)無紙化，以及員工在日常工作中對文件管理、溝通協(xié)作等方面的需求，為國藥一致后續(xù)選擇合適的協(xié)同辦公平臺、制定針對性的實施策略奠定基礎(chǔ)。

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（二）選擇適配的辦公平臺

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選擇合適的協(xié)同辦公平臺是無紙化辦公成功的關(guān)鍵。國藥一致選擇致遠互聯(lián)協(xié)同運營平臺，正是看中其強大的功能和定制能力。該平臺不僅具備基礎(chǔ)的文檔管理、流程審批功能，還能借助零代碼定制能力，為國藥一致量身打造人事、資產(chǎn)、投資、法務(wù)等多項業(yè)務(wù)管理應(yīng)用。企業(yè)在選擇平臺時，要綜合考慮功能完整性、可擴展性、易用性以及與現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容性等因素，確保所選平臺能夠滿足企業(yè)當前和未來的發(fā)展需求。

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二、系統(tǒng)搭建與功能配置

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（一）構(gòu)建統(tǒng)一門戶與集成業(yè)務(wù)系統(tǒng)

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國藥一致通過致遠協(xié)同運營平臺，實現(xiàn)了統(tǒng)一門戶、統(tǒng)一搜索、統(tǒng)一信息、統(tǒng)一移動。這一統(tǒng)一的入口，讓員工能夠便捷地訪問各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，無論是人事管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)還是投資管理系統(tǒng)等。例如，員工在處理日常工作時，無需在多個系統(tǒng)之間頻繁切換，通過統(tǒng)一門戶就能快速找到所需信息和功能模塊。同時，平臺集成多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，打破了數(shù)據(jù)孤島，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，提升了工作效率。

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（二）定制個性化業(yè)務(wù)功能

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基于企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點，利用平臺的定制能力開發(fā)個性化功能。在人事管理方面，致遠可視化業(yè)務(wù)定制平臺為國藥一致搭建了人事管理平臺，圍繞員工入-轉(zhuǎn)-調(diào)-離全生命周期進行線上化管理，實時更新和查看員工信息，自動歸集員工檔案，并生成直觀的數(shù)據(jù)分析報表。在資產(chǎn)管理上，針對資產(chǎn)采購、入庫、領(lǐng)用、歸還等全過程進行細致管理，確保資產(chǎn)信息準確、可追溯。投資管理和法務(wù)管理也通過定制實現(xiàn)了線上化、規(guī)范化，如對體系內(nèi)投資建立完整檔案，對法務(wù)案件進行全生命周期管理等。

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三、流程優(yōu)化與員工培訓

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（一）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

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推行無紙化辦公意味著對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化和重塑。國藥一致以往采用線下審批方式，流程繁瑣、效率低下且易出錯。在引入?yún)f(xié)同運營平臺后，全面推行無紙化審批，將線下流程轉(zhuǎn)化為線上流程。例如，在公文審批流程中，員工在線提交公文，系統(tǒng)自動按照預(yù)設(shè)的審批路徑流轉(zhuǎn)，審批進度實時可查，還能進行催辦。同時，優(yōu)化后的流程減少了不必要的環(huán)節(jié)，有效避免了越權(quán)審批現(xiàn)象，提高了審批效率和管理規(guī)范性。

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（二）開展員工培訓

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為確保員工能夠熟練使用新的無紙化辦公系統(tǒng)，培訓至關(guān)重要。國藥一致在系統(tǒng)上線前，應(yīng)組織全面的培訓活動。針對不同部門、不同崗位的員工，設(shè)計差異化的培訓內(nèi)容。對于普通員工，重點培訓基本操作技能，如文件上傳下載、流程發(fā)起與處理等；對于管理人員，培訓重點則放在系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)分析等方面。培訓方式可以多樣化，包括線上視頻教程、線下集中培訓、現(xiàn)場實操指導等，讓員工盡快熟悉并適應(yīng)新的工作方式。

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四、推廣應(yīng)用與持續(xù)改進

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（一）逐步推廣至全企業(yè)

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在完成系統(tǒng)搭建、流程優(yōu)化和員工培訓后，要逐步將無紙化辦公推廣至全企業(yè)。國藥一致采取從集團總部試點，再向各分子公司復制推廣的策略。集團總部先行試用，在試用過程中及時發(fā)現(xiàn)問題并進行調(diào)整優(yōu)化。當總部試用成功后，將成熟的經(jīng)驗和模式推廣到下屬100多家分子公司，確保整個集團能夠順利過渡到無紙化辦公模式。

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（二）持續(xù)收集反饋與改進

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無紙化辦公系統(tǒng)在運行過程中，要持續(xù)收集員工的反饋意見。員工在實際使用過程中，可能會發(fā)現(xiàn)一些功能不夠完善、操作不夠便捷的地方。國藥一致可以通過設(shè)立意見反饋渠道，如在線問卷、內(nèi)部論壇等，鼓勵員工提出問題和建議。根據(jù)這些反饋，及時對系統(tǒng)進行優(yōu)化升級，不斷完善功能，提高用戶體驗，使無紙化辦公系統(tǒng)更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

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無紙化辦公的實施是一個系統(tǒng)工程，需要企業(yè)從規(guī)劃準備、系統(tǒng)搭建、流程優(yōu)化、員工培訓到推廣應(yīng)用等多個環(huán)節(jié)進行精心策劃和有序推進。通過借鑒國藥集團一致藥業(yè)股份有限公司的成功經(jīng)驗，其他企業(yè)可以更加順利地實現(xiàn)無紙化辦公轉(zhuǎn)型，在數(shù)字化時代提升企業(yè)運營效率和管理水平。