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一、案例概述
山東國欣頤養(yǎng)集團作為大型企業(yè)集團,由多個成員單位組成,成員單位的規(guī)模較大,相對獨立。為解決集團因機構(gòu)眾多、辦公分散、人員龐大、流程復雜帶來的管理問題,山東國欣頤養(yǎng)集團與北京致遠互聯(lián)軟件股份有限公司聯(lián)手打造了協(xié)同管理平臺;平臺集成財務共享系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)系統(tǒng),打造了統(tǒng)一的工作平臺和信息入口,在基礎辦公應用之外,結(jié)合頤養(yǎng)集團多元化業(yè)務的特殊需求,構(gòu)建督查督辦、投資項目管理、合同管理等業(yè)務板塊的深度應用,在集團及集團與各子公司連個層面,實現(xiàn)各種信息、流程、資源、知識的整合、優(yōu)化和分級管理。
二、客戶簡介
山東國欣頤養(yǎng)集團是山東省醫(yī)養(yǎng)健康產(chǎn)業(yè)整合重組平臺,資產(chǎn)是由部分省屬企業(yè)醫(yī)養(yǎng)健康產(chǎn)業(yè)非主營業(yè)務劃轉(zhuǎn)而來。集團現(xiàn)擁有全資公司(單位)73家,控股公司(單位)107家,企業(yè)分布在山東多市和部分?。▍^(qū)市),主要涉及健康養(yǎng)老、醫(yī)療服務、健康管理、地產(chǎn)開發(fā)、醫(yī)械裝備、醫(yī)藥制造及流通、康養(yǎng)教育等多個領(lǐng)域。
三、案例難點
山東國欣頤養(yǎng)集團產(chǎn)業(yè)復雜,包含健康養(yǎng)老、醫(yī)療服務、健康管理、地產(chǎn)開發(fā)等七大板塊三大產(chǎn)業(yè);將近56家分屬公司覆蓋山東各地市,機構(gòu)眾多、單位組織分散、辦公場所分散,為集團總部與各子公司之間上行流程審批、下行通知下達,造成了諸多不便。
機構(gòu)眾多,信息同步難
單位組織分散,人員數(shù)量龐大,單位組織之間信息傳遞的過程中普遍存在損耗、延遲、失真等問題。
多元化業(yè)務,集團化管控能力待提高
各種信息、流程、資源、知識整合難,造成集團化管控能力相對較弱。
缺乏相關(guān)管理制度,辦公效率較低
業(yè)務流程復雜,實際落地較難,加上缺少相應的管理制度保障,阻礙辦公效率的提高。
四、客戶信息化現(xiàn)狀及展望
1.信息化歷程
山東國欣頤養(yǎng)集團的信息化建設主要分為以下幾個階段:
2020年:山東健康集團成立,協(xié)同辦公系統(tǒng)其組建后第一個建設的信息化項目。企業(yè)重組時,下屬成員單位應用產(chǎn)品復雜,需要對整個集團之前的各個系統(tǒng)進行整合,標志著協(xié)同辦公建設從分散的信息孤島進入集成、共享、互聯(lián)的新階段.
2021年:通過一期建設,協(xié)同管理平臺承擔起打造山東健康集團流程運營管理平臺的重任,不僅滿足日常工作,也實現(xiàn)了山東健康集團制度流程規(guī)范化落地,形成基于業(yè)務場景跨組織機構(gòu)的大協(xié)同。
2.信息化目標
山東國欣頤養(yǎng)集團協(xié)同管理平臺的建設,實現(xiàn)六個核心目標: 打破時空隔離、實現(xiàn)主動管理、制度落地、提能增效、提升員工意識、提高管理水平。
五、關(guān)鍵應用場景
1.整體協(xié)同應用架構(gòu)
山東國欣頤養(yǎng)集團協(xié)同管理平臺的建設按照“統(tǒng)一、集成、協(xié)同、數(shù)字”八字方針,遵循“統(tǒng)一標準、統(tǒng)一門戶、統(tǒng)一移動應用平臺”的設計理念;滿足協(xié)同辦公基礎需求的前提下,實現(xiàn)協(xié)同辦公新模式、溝通協(xié)作新平臺、信息管理新平臺、日常工作新平臺、移動辦公新模式、知識分享新方式、監(jiān)督管理新方法等創(chuàng)新建設,促進管理水平全面提升。
2.關(guān)鍵應用場景
2.1.統(tǒng)一門戶入口
通過協(xié)同管理平臺,山東健康集團建立統(tǒng)一協(xié)同門戶成為工作總?cè)肟?,基于整合帶來集中統(tǒng)一的工作環(huán)境與入口,實現(xiàn)了門戶、流程、報表、財務共享、人事系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)平臺等11個相關(guān)應用系統(tǒng)的集成。
統(tǒng)一待辦中心:統(tǒng)一流程待辦、統(tǒng)一消息入口。
決策分析平臺:集團各板塊業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)一展示,助力綜合決策。
知識文檔中心:知識數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理,統(tǒng)一查詢?nèi)肟凇?
應用價值
統(tǒng)一門戶以應用聚合、功能聚合、待辦聚合、數(shù)據(jù)聚合、消息聚合為手段,打造統(tǒng)一的企業(yè)信息化工作平臺和信息資源訪問入口,建立多級多態(tài)的企業(yè)門戶,支持不同場景應用,提供集成應用體驗。
公文管理
按照國資委公文管理標準,山東國欣頤養(yǎng)集團搭建的公文管理平臺,覆蓋了公文業(yè)務全過程的場景應用,包括收文、發(fā)文、公文傳閱、簽報等。
內(nèi)部發(fā)文自動轉(zhuǎn)為收文單位的待處理收文:針對企業(yè)內(nèi)部發(fā)文可自動轉(zhuǎn)換為對方的待處理收文,實現(xiàn)文件、信息的流轉(zhuǎn)、審批等功能。
公文處理流程進度實時監(jiān)控:對文件、信息處理情況提供簡單易用的實時監(jiān)控機制,方便單位領(lǐng)導及時掌握單位工作人員的公文處理進度情況。
收發(fā)文流程自動化:公文管理子系統(tǒng)的具體工作流程可以由系統(tǒng)管理員在無須改動程序的情況下靈活定義,實現(xiàn)收發(fā)文處理工作流自動化,過程數(shù)字化,提高辦公效率。
應用價值
公文管理實現(xiàn)了公文線上業(yè)務流轉(zhuǎn)的流程自動化,流程進度實時監(jiān)控,提高了公文的處理效率。
2.3.督查督辦
山東國欣頤養(yǎng)集團督查督辦管理平臺包括督辦立項、事項提醒、事項反饋、進度查看、督查催辦等方面的業(yè)務,系統(tǒng)通過標準化、規(guī)范化的督辦業(yè)務流程,建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導、分工協(xié)作、上下聯(lián)動、齊抓共管的督察督辦工作機制。
督辦立項:對集團重大事項在督查督辦中立項審批;
事項提醒:新任務審批通過后,系統(tǒng)自動提醒;
事項反饋:對督辦任務的處理情況進行反饋;
進度查看:支持查看各任務事項的當前處理進度;
督查催辦:對于未處理任務事項進行催辦;
應用價值
山東國欣頤養(yǎng)集團督查督辦平臺明確了集團重點工作事項的目標、結(jié)果、責任、時效,提高了督查工作的制度化、標準化、規(guī)范化,便于對重大事項的辦理結(jié)果進行驗證;同時匯總工作反饋信息,可以跟蹤督辦事項的每一次反饋、延期、催辦、變更情況等,確保事項得到堅決有效的貫徹落實,以及重點項目督查督辦的政令通暢。
2.4.統(tǒng)一審批中心
統(tǒng)一審批中心,對山東國欣頤養(yǎng)集團人事、財務、行政、合同、法務等各項業(yè)務近300個流程重新梳理。協(xié)同管理平臺建立起涵蓋山東國欣頤養(yǎng)集團所有部門的審批流程,覆蓋流程梳理、流程設計、流程執(zhí)行、流程監(jiān)控與分析四大環(huán)節(jié)應用。
應用價值
統(tǒng)一審批中心縱向落實統(tǒng)一管控,橫向打通各個組織之間的管理銜接,強化各個部門之間的協(xié)作規(guī)則,完成跨部門、跨組織的協(xié)同工作。規(guī)范了企業(yè)現(xiàn)有的流程管理體系,支撐流程設計、執(zhí)行與監(jiān)控分析的可持續(xù)化管理,全方位提升流程管理能力。
2.5.知識管理
在知識管理模塊,提供了覆蓋知識文檔上傳、知識共享及安全、知識智能獲取全流程的場景應用。
知識文檔上傳:支持結(jié)構(gòu)化文檔及業(yè)務流程數(shù)據(jù)的上傳及自動歸檔;
知識共享及安全:設置文檔訪問及操作權(quán)限,保密文檔不公開,需要訪問時需申請訪問權(quán)限,增強文檔安全性。
知識智能獲取:借助致遠門戶引擎,無代碼配置各部門專屬門戶,構(gòu)建起企業(yè)知識門戶、定義個性化知識地圖,滿足組織多形式獲取知識的需求。
應用價值
通過對企業(yè)過程數(shù)據(jù)、結(jié)果數(shù)據(jù)、經(jīng)驗總結(jié)及相關(guān)文檔的積累,對企業(yè)知識進行知識分類、知識授權(quán)、知識備案,建立企業(yè)的原始資料庫,為后續(xù)的分享利用奠定了數(shù)據(jù)基礎。
2.6.投資項目管理
山東國欣頤養(yǎng)集團的投資項目管理系統(tǒng),是覆蓋投資項目全過程的動態(tài)監(jiān)管平臺,實現(xiàn)投資項目的互聯(lián)互通、信息共享、協(xié)同服務。
業(yè)務架構(gòu)
投資項目管理系統(tǒng)圍繞項目“四個階段”“三個層級”進行搭建,支撐二級子公司、一級子公司、集團公司三級的上行需求上報,以及集團公司、一級子公司、二級子公司下行規(guī)劃任務的層層拆解。
業(yè)務應用展示
投資項目立項:項目組成員在線填寫投資主體信息、項目基本信息、被投資企業(yè)信息等,提交立項申請。
投資項目庫:對上報完成的投資項目進行歸類統(tǒng)計。
投資決策申請:在線提交投資主體信息、項目基本信息、被投資企業(yè)信息,及集團要求的各項報告材料,提交決策申請。
投資計劃管理:針對固定資產(chǎn)、地產(chǎn)項目等投資項目,分類型提交投資計劃審批。
項目專家?guī)欤涸诰€創(chuàng)建項目評審專家?guī)臁?
項目退出機制:在線提交項目處置方案,完成項目退出審批。
應用價值
投資項目管理實時監(jiān)控項目進展,及時把握投資項目的投向和投效,保證過程實施進度,從而進一步規(guī)范投資項目管理,提高投資效益;在投資管控層面實現(xiàn)從項目計劃到項目驗收的全過程監(jiān)控,強化了中心戰(zhàn)略管控。
2.7.合同管理?
山東國欣頤養(yǎng)集團合同管理平臺,包括合同管理、合同審批、合同執(zhí)行過程管理、合同報表等方面。借助合同管理平臺規(guī)范了集團及下屬子公司的合同業(yè)務流程,實現(xiàn)了合同全過程的跟蹤管理。
合同管理:包括基礎數(shù)據(jù)管理、相對方管理、合同范本管理;創(chuàng)建相對方檔案,統(tǒng)一規(guī)范相對方基礎信息庫;通過合同范本管理統(tǒng)一合同文本的標準和版本。
合同審批:固定的合同模板結(jié)合強大的流程引擎,統(tǒng)一規(guī)范合同審批流程,對合同簽訂過程的合規(guī)性進行管控,規(guī)避集團法務風險。
合同執(zhí)行過程管理:全過程監(jiān)控跟蹤合同履行情況,自動發(fā)起相關(guān)預警提醒或業(yè)務流程,降低合同履約風險,提升業(yè)務監(jiān)管能力。
合同報表管理:利用豐富的報表模板,快速、準確、直觀的進行數(shù)據(jù)呈現(xiàn),為業(yè)務決策提供更有力的信息支撐。
應用價值
合同管理使合同全過程的管理職責更加清晰,合同簽訂的效率大幅度提高。線上合同審批替代手工管理合同,實現(xiàn)遠程異地審批,移動審批,提高審批效率,降低管理成本;全過程監(jiān)控跟蹤合同履行情況,降低合同履約風險,提升業(yè)務監(jiān)管能力。
2.8.移動化辦公?
山東國欣頤養(yǎng)健康集團移動應用平臺,提供覆蓋PC端90%的功能應用,實現(xiàn)終端和功能應用的統(tǒng)一化,管理隨心、移動隨行。借助微協(xié)同服務,將待辦、通知實時顯示在微信及企業(yè)微信上,實現(xiàn)消息事項的多維度提醒。
六、整體應用價值
致遠互聯(lián)攜手山東國欣頤養(yǎng)集團打造的協(xié)同管理平臺,幫助山東國欣頤養(yǎng)集團在集團化管控、流程效率提升、內(nèi)控業(yè)務、數(shù)據(jù)決策與分析方面取得了很大的成效,具體表現(xiàn)在:
?搭建多元化的全員協(xié)同平臺:借助平臺集團總部人員內(nèi)部及集團總部與子公司人員之間實現(xiàn)了基于業(yè)務的高效協(xié)同和溝通,并通過資料、文檔共享讓各級組織部門的數(shù)據(jù)信息在整個企業(yè)內(nèi)部傳遞,提高了企業(yè)整體協(xié)作效率。
?建設統(tǒng)一的審批中心:,實現(xiàn)了縱橫兩向的統(tǒng)一管控,打破了成員單位之間的信息壁壘,提高了集團整體辦公效率。?降低經(jīng)營風險,實現(xiàn)集團內(nèi)部管控:加強集團內(nèi)部風險管理,在合同管理、投資項目管理中實現(xiàn)了全過程管控,進一步規(guī)范合同管理及投資項目管理流程,將集團固有制度內(nèi)化到業(yè)務流程中,有效降低了企業(yè)風險成本。
?強化監(jiān)察力度,實現(xiàn)過程監(jiān)督:強化重大事項及任務的監(jiān)察力度,借助督查督辦,確保重大任務事項有效貫徹執(zhí)行。
七、關(guān)鍵成功要素
–明確方向、制定策略
與山東健康集團制定策略:一切以總部需求為準,權(quán)屬單位培訓為主,協(xié)助為輔;明確各階段的工作重點、任務進行項目分解,對緊張的任務進行加班趕工,可以復用的業(yè)務進行復用;針對關(guān)鍵用戶采用快速響應重點支持,次要用戶區(qū)別對待的方法;多次培訓深化應用,以分公司管理員帶動下屬單位。
–協(xié)同辦公門戶團隊具有很強的交付能力
整個系統(tǒng)一期于2020年10月開始啟動,2021年元旦上線運行,次年4月二期財務共享、投資管理、融資租賃業(yè)務上線。從啟動到試運行,再到協(xié)同辦公門戶正式上線,每期用了大概不到5個月的時間,是山東健康集團信息化項目建設中交付最快的。
AI賦能 · 開箱即用 · 無縫協(xié)作
百余種業(yè)務應用互聯(lián)互通,無縫銜接
行業(yè)領(lǐng)航 · 深度定制 · 標桿實踐
行業(yè)專屬定制方案,源自TOP企業(yè)成功實踐