一、案例簡述
山西安泰集團協(xié)同一體化平臺以協(xié)同OA模塊為基礎(chǔ)，實現(xiàn)公司日常事務(wù)審批、會議管理、計劃發(fā)布、公文傳輸?shù)染€上協(xié)同，結(jié)合CAP定制能力實現(xiàn)合同電子化線上管理，加強企業(yè)制度管理；利用致遠(yuǎn)門戶能力為安泰提供多維度的前臺門戶呈現(xiàn)方式，幫助企業(yè)做到信息推廣、業(yè)務(wù)統(tǒng)一。
二、管理痛點
1、信息系統(tǒng)建設(shè)有NC、大宗物料、數(shù)據(jù)分析、MES生產(chǎn)、OA協(xié)同辦公等，目前多數(shù)系統(tǒng)處于獨立建設(shè)，應(yīng)用孤立的狀態(tài)，給集團統(tǒng)一的決策分析與統(tǒng)一的業(yè)務(wù)處理帶來了極大的不便；
2、合同管理過程中審批不規(guī)范、履行跟蹤難、歸檔不全；
3、業(yè)務(wù)監(jiān)控擴展性弱，缺乏對公司重要事項的有效監(jiān)控；業(yè)務(wù)變更快；無法適應(yīng)變化；
三、企業(yè)簡介

山西安泰集團股份有限公司（以下簡稱公司）是經(jīng)山西省經(jīng)濟體制改革委員會晉經(jīng)改[1993]140號文批準(zhǔn)，以發(fā)起方式設(shè)立的，并于1993年7月29日在山西省工商行政管理局登記注冊。經(jīng)中國證券監(jiān)督管理委員會證監(jiān)發(fā)行字[2003]5號文核準(zhǔn)，公司在2003年1月20日向境內(nèi)投資者發(fā)行A股股票7,000萬股，于2003年2月12日在上海證券交易所上市交易。經(jīng)過派送紅股、資本公積金轉(zhuǎn)股以及非公開發(fā)行等方式的股本擴張，目前，公司股本總額為100,680萬股。

自創(chuàng)業(yè)以來，公司對內(nèi)秉承“愛我安泰，以誠相待”的人本管理原則，全面規(guī)范企業(yè)管理；對外奉行“誠信為本，互惠互利，廣交朋友，共同發(fā)展”的經(jīng)營宗旨，積極開拓公司經(jīng)營。經(jīng)過十幾年的發(fā)展，外托山西的資源優(yōu)勢，內(nèi)靠嚴(yán)格的科學(xué)管理，逐步發(fā)展成為集科工貿(mào)、產(chǎn)供銷于一體，跨洗煤、焦化、型鋼、建材、發(fā)電、國際貿(mào)易等多種行業(yè)的國家級鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)集團。主要從事煤炭洗選、焦炭、型鋼、電力的生產(chǎn)銷售。
四、管理特色
安泰集團的奮斗歷程創(chuàng)造了安泰文化，安泰文化濃縮了安泰的光榮歷史。 安泰集團堅持“和政府同心、跟鄉(xiāng)親一心、對職工關(guān)心”的辦企宗旨。形成了“同心協(xié)力、開拓奮進、多創(chuàng)財富、為國爭榮”的企業(yè)精神。 安泰集團秉承“廣交朋友、互惠互利、信譽至上”的經(jīng)營理念，堅持“人本管理、愛我安泰、以誠相待”的管理思想，實現(xiàn)了科技與人文、企業(yè)與社會、員工與企業(yè)的價值融合。 安泰文化與時俱進，在創(chuàng)新中發(fā)展、傳播。
五、企業(yè)信息化目標(biāo)
打造集團統(tǒng)一的信息門戶體系，提供統(tǒng)一辦公入口。安泰集團信息系統(tǒng)建設(shè)有NC、大宗物料、數(shù)據(jù)分析、MES生產(chǎn)、OA協(xié)同辦公等，目前多數(shù)系統(tǒng)處于獨立建設(shè)，應(yīng)用孤立的狀態(tài)，給集團統(tǒng)一的決策分析與統(tǒng)一的業(yè)務(wù)處理帶來了極大的不便，同時也加大了信息維護的難度，利用致遠(yuǎn)V8.0全新平臺信息門戶的集成與定制特性參考對標(biāo)同類型集團信息門戶建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)安泰集團統(tǒng)一的內(nèi)部信息門戶體系，全新的門戶體系將包含：集團統(tǒng)一的數(shù)據(jù)決策、統(tǒng)一的系統(tǒng)入口、統(tǒng)一的文化宣傳與統(tǒng)一的日常辦公四位一體。 同時解決電腦端、手機端環(huán)境兼容問題，系統(tǒng)集成、制度數(shù)字化、協(xié)同智能化以及集團合同管理等。
六、信息化歷程
安泰集團于2015年上線致遠(yuǎn)協(xié)同平臺，構(gòu)建集團無紙化辦公應(yīng)用，實現(xiàn)事務(wù)的無紙化審批流轉(zhuǎn)。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展，面對多數(shù)系統(tǒng)處于獨立建設(shè)，應(yīng)用孤立的狀態(tài)，給集團統(tǒng)一的決策分析與統(tǒng)一的業(yè)務(wù)處理帶來了極大的不便，同時也加大了信息維護的難度。安泰集團于2021年升級致遠(yuǎn)V8.0全新平臺，實現(xiàn)各系統(tǒng)的信息整合，同時增加對合同管理的在線合規(guī)審批。
七、關(guān)鍵應(yīng)用場景
1、總體應(yīng)用架構(gòu)

山西安泰集團協(xié)同一體化平臺以協(xié)同OA模塊為基礎(chǔ)，實現(xiàn)公司日常事務(wù)審批、會議管理、計劃發(fā)布、公文傳輸?shù)染€上協(xié)同，結(jié)合CAP定制能力實現(xiàn)合同電子化線上管理，加強企業(yè)制度管理；利用致遠(yuǎn)門戶能力為安泰提供多維度的前臺門戶呈現(xiàn)方式，幫助企業(yè)做到信息推廣、業(yè)務(wù)統(tǒng)一。

2、關(guān)鍵業(yè)務(wù)應(yīng)用場景
2.1 門戶管理
全新升級的協(xié)同平臺統(tǒng)一信息化入口，實現(xiàn)集團統(tǒng)一工作場所及信息發(fā)布統(tǒng)一流程管理體系，打造從戰(zhàn)略到執(zhí)行、從協(xié)同內(nèi)到跨系統(tǒng)的一體化流程管理統(tǒng)一系統(tǒng)集成整合，將以往分散的信息有效的分類、聚合。實現(xiàn)集團信息、咨詢的快速下達(dá)。借助致遠(yuǎn)全新協(xié)同平臺門戶定制能力，未來還將構(gòu)建集團統(tǒng)一登錄前門戶，將相關(guān)信息統(tǒng)一呈現(xiàn)使員工可快速全面掌握相關(guān)資訊。
登錄前門戶展示：
應(yīng)用價值：
通過將業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)資源、網(wǎng)絡(luò)資源集成在統(tǒng)一的入口之中，實現(xiàn)統(tǒng)一的“人員集成、界面集成、流程集成、業(yè)務(wù)集成、消息集成、應(yīng)用集成”，為安泰提供統(tǒng)一企業(yè)信息資源獲取入口，提供個性化服務(wù)。同時借助致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同平臺強大的門戶定制能力，使協(xié)同門戶不僅是辦公桌面、信息窗口，更加能夠結(jié)合集團文化底蘊、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、管理風(fēng)格，構(gòu)建各種各樣不同場景的門戶應(yīng)用。
2.2. 合同管理
以合同檔案管理為核心，包含合同審批、信息變更、狀態(tài)變更、合同補充、合同補錄等功能，同時支持對首付款計劃進行編制、變更，通過合同首付款等功能對首付款情況進行更新，覆蓋合同從簽訂、履行到履約結(jié)束的全生命周期，幫助單位、企業(yè)規(guī)范合同的簽訂，提高合同首付款工作的質(zhì)量和效率。
2.2.1. 合同門戶

依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注合同信息，打造同管理數(shù)據(jù)報表分析空間，助力集團領(lǐng)導(dǎo)快速了解企業(yè)合同履行信息，為企業(yè)決策提供依據(jù)。

2.2.2. 合作方管理
提供相對方信息調(diào)查在線管理，風(fēng)險信息（包括信用等級、等級狀態(tài)、是否黑名單等）主動預(yù)警，法務(wù)人員應(yīng)關(guān)注和搜集集團客戶及關(guān)聯(lián)企業(yè)的有關(guān)信息，有效識別集中風(fēng)險及關(guān)聯(lián)客戶風(fēng)險。
2.2.3. 合同范本管理
通過合同范本管理統(tǒng)一合同文本的標(biāo)準(zhǔn)和版本，降低了業(yè)務(wù)部門和合同管理部門的審核成本，有效規(guī)范合同和標(biāo)準(zhǔn)。
2.2.4. 合同類型管理
對合同類型進行統(tǒng)一管理，規(guī)范合同分類規(guī)則，后續(xù)合同可按類別進行數(shù)據(jù)匯總、分析、查詢等操作。
2.2.5. 項目檔案管理
通過與NC系統(tǒng)集成，同步NC系統(tǒng)中項目檔案信息。規(guī)范合同簽訂所屬項目信息，后續(xù)合同可按項目進行數(shù)據(jù)匯總、分析、查詢等操作。
2.2.6. 簽名檔案管理
通過設(shè)置簽名檔案，區(qū)分上市公司與非上市審批流程中簽字用戶的信息。滿足上市與非上市合同管理制度的合規(guī)、合法性。
2.2.7. 合同簽訂
合同的要素（表單）和文本在線填報模式，在規(guī)范合同起草的同時，減少了業(yè)務(wù)端操作的步驟，有效提升合同發(fā)起和起草的效率。支持在合同簽訂時可查看前期合同立項、項目立項信息，領(lǐng)導(dǎo)在審批中也可穿透了解當(dāng)前合作方信用信息。實現(xiàn)合同流轉(zhuǎn)完，將已審核合同文本推送至NC，為NC付款開票提供合同依據(jù)。
2.2.8. 合同補充
部分銷售類合同是框架合同（一年簽訂一次主合同），針對這種情況提供了合同補充功能，通過快速審批流程確認(rèn)，即可生成合同檔案。補充合同編號依據(jù)框架合同編號自動連續(xù)編號。
2.2.9. 合同變更
合同周期長，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同變更過程缺乏審核、更新，導(dǎo)致合同數(shù)據(jù)版本不統(tǒng)一，針對這種情況，系統(tǒng)提供合同變更流程，并通過產(chǎn)品控件隱藏功能實現(xiàn)依據(jù)變更內(nèi)容類型，展示對應(yīng)合同信息要素，方便領(lǐng)導(dǎo)更直觀簽批。
2.2.10. 合同付款
合同付款時與之前合同款項數(shù)據(jù)比對控制，降低財務(wù)合同執(zhí)行風(fēng)險，同時可實現(xiàn)依據(jù)合同簽訂相對方自動帶出付款信息。支持合同付款時可穿透查看該合同已付款情況。
應(yīng)用價值：
規(guī)范合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、文本管理；
固化管理制度、控制法務(wù)合同訂立風(fēng)險；
避免手工管理合同，實現(xiàn)遠(yuǎn)程異地審批、移動審批，提高審批效率；
覆蓋合同全生命周期，全過程監(jiān)控跟蹤合同履行情況，自動發(fā)起相關(guān)預(yù)警提醒或業(yè)務(wù)流程，降低合同履約風(fēng)險，提升業(yè)務(wù)監(jiān)管能力；
利用豐富的報表模板，快速、準(zhǔn)確、直觀的進行數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，為業(yè)務(wù)決策提供更有力的信息支撐。
八、整體應(yīng)用價值
1、信息化管理統(tǒng)一入口
協(xié)同辦公門戶中的統(tǒng)一工作門戶成為工作的總?cè)肟?，打造了協(xié)同辦公新模式。通過統(tǒng)一的PC端門戶，用戶可在已集成的5個應(yīng)用系統(tǒng)之間一站式登錄、跳轉(zhuǎn)；通過可高度自定制化的“個人中心”，用戶可極其便捷地一覽待辦、經(jīng)辦、發(fā)起的各類內(nèi)容。
2、合同全程數(shù)字化
實現(xiàn)合同全程數(shù)字化管理，從合同起草、發(fā)起流程、流轉(zhuǎn)審批、簽署用印、存證歸檔到履約過程中的變更、查詢、統(tǒng)計等，整個合同管理過程實現(xiàn)全程數(shù)字化。并利用豐富的報表模板，快速、準(zhǔn)確、直觀的進行數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，為業(yè)務(wù)決策提供更有力的信息支撐。
3、審批與用印電子化
避免手工管理合同，實現(xiàn)遠(yuǎn)程異地審批+簽署，移動審批+簽署，提高審批效率，降低管理成本。通過印章的電子化，讓印章在授權(quán)范圍內(nèi)可以隨時隨地的使用，用印合同防篡改，用印全程有監(jiān)控可追溯，讓印章管理更高效、更可控、更安全。
4、PC移動一體化
合同管理的應(yīng)用，包括對印章的使用和監(jiān)控等都可以擴展到移動端，在移動端，即可實現(xiàn)隨時隨地的管理合同、使用簽章、監(jiān)控執(zhí)行、預(yù)警風(fēng)險等，與簽署更高效、管理更便捷的高效數(shù)字辦公時代接軌。
5、業(yè)務(wù)全場景智能化
合同審核中提供智能審批助手和立體決策助手，智能審批助手通過抽取合同管控風(fēng)險點、法務(wù)合規(guī)點、相對方征信等信息，自動完成合規(guī)校驗與相關(guān)信息的展示。立體決策助手為決策者提供關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)展示，提升決策的價值和效率。
九、關(guān)鍵成功因素
信息化建設(shè)項目的成功依賴的是前期調(diào)研階段需求的合理化控制，同時構(gòu)建集團內(nèi)部支撐體系及時有效的溝通、協(xié)調(diào)避免信息層面脫節(jié)。知識的有效傳遞能夠調(diào)動集團各級單位資源，加快推進項目進度
1、需求控制，保持原有系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，根據(jù)實際應(yīng)用情況再擴展其他應(yīng)用。協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用范圍非常廣，可以覆蓋日常辦公中的大部分業(yè)務(wù)。如果在需求調(diào)研階段中，對系統(tǒng)需求貪大求全，就導(dǎo)致需求擴大，重點不明確；系統(tǒng)建設(shè)階段實施精力分散，結(jié)果就是重點的需求無法滿足，非重點需求做了卻無人使用的情況，最終導(dǎo)致系統(tǒng)價值無法體現(xiàn)，上線使用率低，實施失??；
在需求調(diào)研和系統(tǒng)建設(shè)時，把實施精力放在公司業(yè)務(wù)最核心的幾個重點需求上，集中精力滿足需求，在核心需求應(yīng)用順暢的基礎(chǔ)上，再擴展到其他需求，逐步推進應(yīng)用，避免貪大求全的風(fēng)險，保證系統(tǒng)實施成功。
2、建立良好的內(nèi)部支撐體系，信息科專人負(fù)責(zé)內(nèi)部支撐。協(xié)同辦公系統(tǒng)是公司長期使用的產(chǎn)品，建立公司內(nèi)部支撐體系非常必要，在集團及各分子公司設(shè)立系統(tǒng)保障人員，可以及時調(diào)整業(yè)務(wù)變更、處理系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題，保證系統(tǒng)正常高效運行。
3、明確各分子公司的單位管理、系統(tǒng)管理員，做好系統(tǒng)的知識轉(zhuǎn)移工作。協(xié)同辦公系統(tǒng)是全員使用的系統(tǒng)，但往往企業(yè)的員工計算機水平參差不齊，知識轉(zhuǎn)移是否做的好將直接影響到員工對系統(tǒng)的應(yīng)用熱情，知識轉(zhuǎn)移做的不好，會打消員工使用系統(tǒng)積極性，造成協(xié)同辦公建設(shè)的失敗。做好對員工的知識轉(zhuǎn)移工作，讓員工認(rèn)識到產(chǎn)品價值，更好的利用產(chǎn)品功能，為自己工作提高效率，保證系統(tǒng)實施成功。