體驗產(chǎn)品體驗更多產(chǎn)品 >
一、院校簡介
云南民族大學創(chuàng)建于1951年8月1日,是一所培養(yǎng)各民族高級專業(yè)人才的全日制公辦民族類省屬重點大學,由教育部、國家民族事務委員會與云南省人民政府共建的大學,入選教育部“卓越法律人才教育培養(yǎng)計劃”、國家民委雙語人才培養(yǎng)基地。
民族大學開設有藏語、傣語、傈僳語、拉祜語、景頗語、佤語、納西語、彝語、哈尼語,壯語、苗語、白語等民族語種專業(yè),是全國開辦少數(shù)民族語言專業(yè)種類最多的學校。
未來學校將持續(xù)注重內(nèi)涵式發(fā)展,不斷探索和構(gòu)建現(xiàn)代大學制度,根植云南、面向全國、輻射東南亞南亞,在國家“雙一流”建設背景下努力朝著高水平民族大學、民族團結(jié)示范校、“三風”建設模范校踏實前進。
二、項目背景
民族大學在學校工作開展過程中缺乏信息化支撐,公文全靠人工跑腿簽批,有時候領導出差,一等就是幾個禮拜;領導交辦的重要事項常常因為結(jié)果反饋不及時,無法得到滿意反饋結(jié)果;校長辦公會議議題維度較多,涉及到學校不同的各個部門議題匯總難……諸如此類都亟待通過一套信息化系統(tǒng)來解決。
三、信息化目標
云南民族大學協(xié)同辦公平臺,緊密圍繞“辦文、辦會、辦事”的管理主線實現(xiàn)應用系統(tǒng)的搭建,構(gòu)建一套統(tǒng)一、安全、互聯(lián)互通的協(xié)同辦公系統(tǒng),保障全校政令通暢,校職工間高效協(xié)作,以全面實現(xiàn)全校辦公管理的信息化、數(shù)字化、移動化。
辦文管理
通過辦文管理模塊,實現(xiàn)公文數(shù)字化處理,全面覆蓋發(fā)文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉(zhuǎn)的全周期過程管理。
辦會管理
通過辦會模塊,覆蓋校長辦公會場景下的議題申報、議題呈報、資料收集、上會選題、會議紀要等全業(yè)務鏈一體化管理,提升會議組織及決策的效率。
辦事管理
通過辦事管理模塊,快速構(gòu)建符合民族大學特色和管理需要的流程管控系統(tǒng),提高校職工日常的溝通效率,降低溝通成本,做到責任明確、環(huán)節(jié)清晰。
四、應用場景
1、公文管理
民族大學日常公文全靠人工跑腿簽批,從擬文、印制完畢到送達校本部,起碼需要兩、三天的時間,遇到有些緊急的事務,只能是先電話告知,正式文件隨后送達,如果領導外出,不在學校,則直接影響到文件的流轉(zhuǎn)速度。
關鍵應用場景
通過辦文管理模塊,實現(xiàn)公文數(shù)字化處理,全面覆蓋發(fā)文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉(zhuǎn)的全周期過程管理。
(1)發(fā)文管理;根據(jù)民族大學管理構(gòu)架以及公文管理制度規(guī)范進行公文流程固化,從發(fā)文格式到發(fā)文路徑,實現(xiàn)公文審核、修改、清稿、簽發(fā)、套紅、封發(fā)等操作,公文實時接收、在線處理,處理節(jié)點明確授權(quán),責任清晰,意見明確,保證公文審批流程的規(guī)范嚴謹,提高使用靈活性。
(2)公文交換;采用安全數(shù)據(jù)交換技術(shù),通過統(tǒng)一的安全信息交換中心,分送后自動轉(zhuǎn)收文部門的公文收發(fā)員,實現(xiàn)民族大學電子文件的上傳下達;
(3)收文管理;通過收文單實現(xiàn)來自本學校內(nèi)外部文件進行擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔等操作,收文單實時接收、在線處理,提高收文處理效率。
(4)公文流轉(zhuǎn)進度管理;通過流程監(jiān)控實現(xiàn)公文的流轉(zhuǎn)進度查看,公文下發(fā)過程中,在哪個節(jié)點、誰還沒有操作都能清晰顯示,把信息快速控制在最小范圍。
(5)公文統(tǒng)計分析;系統(tǒng)自動匯總單位收發(fā)文情況,實現(xiàn)收發(fā)文的條件查詢、全文檢索,并提供相應的統(tǒng)計報表和打印等功能。
應用價值
通過公文管理模塊,實現(xiàn)公文數(shù)字化處理,全面覆蓋發(fā)文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉(zhuǎn)的全周期過程管理。
2、議題管理
校長辦公會議議題維度較多,涉及到學校不同的各個部門議題匯總難;
會議議題和會議內(nèi)容一直在調(diào)整,開會前校辦人員需要經(jīng)常重新打印會議材料,辦公室手忙腳亂,耗費成本且成效不高。
關鍵應用場景
通過辦會模塊,覆蓋校長辦公會場景下的議題申報、議題呈報、資料收集、上會選題、會議紀要等全業(yè)務鏈一體化管理,提升會議組織及決策的效率。
(1)會議議題申報管理;議題申報時,上報人只需要上傳議題材料和支撐材料,可以直觀化呈現(xiàn)議題申報所需要的支撐材料,統(tǒng)一議題申報、呈送議題格式與流程,分類收集整理議題。
(2)會議議題呈送管理;系統(tǒng)自動匯總學校各科室呈送的議題,校長決定是否上會,審批結(jié)束后形成不同的議題庫,方便領導可隨時查閱材料,了解議題詳細情況。
(3)會議議題通知管理;議題呈送審批通過后,校辦工作人員發(fā)起會議通知,流程結(jié)束后,系統(tǒng)自動觸發(fā)會議通知,實現(xiàn)會議信息及時傳達。
應用價值
通過信息化技術(shù),實現(xiàn)會前、會中、會后的信息管理與智能化控制,解決高校手工搜集議題費時費力,會前資料準備不足,議題庫管理雜亂無序等問題,滿足學校議事溝通決策要求,實現(xiàn)會議組織效能的提升,讓會議更加效率。
3、辦事管理
學校每周會有很多重要事項的上報、登記、審批管理,通過傳統(tǒng)線下人工登記管理再通知的方式,流程比較繁瑣且工作投入量較大信息維護難。
關鍵應用場景
通過辦事管理模塊,快速構(gòu)建符合民族大學特色和管理需要的流程管控系統(tǒng),提高校職工日常的溝通效率,降低溝通成本,做到責任明確、環(huán)節(jié)清晰。
(1)每周重要活動;針對學校每周主要活動的申報,利于各部門及時了解掌握每周活動信息。
(2)每月交通費報銷;針對學校每月交通補貼費用進行規(guī)范管理,涉及員工編碼、部門、月份數(shù)據(jù)自動帶出,減少重復錄入的工作量,保證業(yè)務數(shù)據(jù)一致。
應用價值
通過辦事管理模塊實現(xiàn)學校周度重要活動的上報、審批、匯總?cè)鞒瘫O(jiān)控管理,規(guī)范學校的辦事流程,方便對各個重要活動監(jiān)督管理,提升學校辦事管理監(jiān)督管控能力。
五、整體價值
云南民族大學各部門間已經(jīng)基本放棄了紙介的辦公方式,全部改為了OA方式流轉(zhuǎn),節(jié)省了大量在途時間,紙張成本費用,提高辦公效率。
電子化公文管理
實現(xiàn)校內(nèi)規(guī)范嚴謹?shù)碾娮踊墓芾?,覆蓋發(fā)文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉(zhuǎn)的全周期過程管理。
可視化流程管理
通過可視化的流程規(guī)范校內(nèi)事務審批過程管理,提高校職工日常的溝通效率,降低溝通成本,做到責任明確、環(huán)節(jié)清晰。
在線議題管理
統(tǒng)一議題申報、呈送議題格式與流程,分類收集整理議題,在線查看議題資料,讓議題更加有序、整體化,提升會議決策效率。
實現(xiàn)信息共享
將各項工作分類匯總,建立網(wǎng)絡溝通渠道和信息交流平臺,實現(xiàn)信息共享、順暢溝通。
AI賦能 · 開箱即用 · 無縫協(xié)作
百余種業(yè)務應用互聯(lián)互通,無縫銜接
行業(yè)領航 · 深度定制 · 標桿實踐
行業(yè)專屬定制方案,源自TOP企業(yè)成功實踐