近年來(lái)，我國(guó)城市化進(jìn)程不斷加速，城市軌道交通的建造與發(fā)展也尤為迅速。其不僅承載著為百姓打造安全、便利、綠色、快捷、經(jīng)濟(jì)的出行新方式的責(zé)任與使命，更是城市地鐵公司建立、發(fā)展與科學(xué)管理縮影的另一個(gè)視角的良好見證。青島地鐵公司的建立和發(fā)展也不例外?？v觀我國(guó)軌道交通行業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展全局，起步雖晚于國(guó)內(nèi)其他行業(yè)，但隨著軌道交通行業(yè)的迅猛發(fā)展，以青島地鐵集團(tuán)為代表的一批地鐵集團(tuán)率先開始倒逼自己，緊緊抓住最新技術(shù)之手，以“互聯(lián)網(wǎng)+協(xié)同辦公”的新型工作方式，將規(guī)范管理、高效工作、互聯(lián)共享、綠色發(fā)展等管理理念落到實(shí)處，讓軌道交通行業(yè)信息化找到趕超的拐點(diǎn)，開啟“快軌”上的高速“奔跑”模式。那么，青島地鐵集團(tuán)是如何做到的？

【協(xié)同先行，信息化輪子轉(zhuǎn)起來(lái)】

2013年2月22日，青島地鐵集團(tuán)正式掛牌。主要承擔(dān)青島軌道交通工程投融資、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)與管理；基礎(chǔ)設(shè)施、公共設(shè)施項(xiàng)目的工程建設(shè)管理、招標(biāo)及技術(shù)服務(wù)；土地整理與開發(fā)；房地產(chǎn)開發(fā)；城市軌道交通相關(guān)資源的綜合開發(fā)及管理；物業(yè)管理；國(guó)內(nèi)廣告業(yè)務(wù)；貨物和技術(shù)的進(jìn)出口業(yè)務(wù)。

圖1 青島地鐵集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)圖

青島地鐵公司的正式掛牌與地鐵線路的正式開建，使青島地鐵公司的內(nèi)外部職能也隨之正式履行。在行使各項(xiàng)職能伊始，青島地鐵公司便將“明確公司的管理流程、規(guī)范集團(tuán)內(nèi)部管理、科學(xué)進(jìn)行集團(tuán)管控、工作方式科學(xué)合理、預(yù)算成本透明合規(guī)”作為集團(tuán)發(fā)展的首要目標(biāo)。這是青島地鐵公司高效高質(zhì)履行各項(xiàng)職能的基礎(chǔ)，也信息化輪子轉(zhuǎn)起來(lái)的動(dòng)能所在。

在信息化建設(shè)之初，青島地鐵公司進(jìn)行了整體信息化規(guī)劃及頂層設(shè)計(jì)，本著整體規(guī)劃、分步實(shí)施的策略，以及對(duì)青島地鐵公司使命與職能、信息化應(yīng)用與價(jià)值聚合的綜合思考，在信息化一期，青島地鐵集團(tuán)決定管理信息化之協(xié)同辦公的建設(shè)先行。并采用以“協(xié)同聯(lián)動(dòng)、無(wú)紙化高效辦公、集約綠色科學(xué)工作、智能決策分析和隨時(shí)協(xié)作共享”為特征的致遠(yuǎn)軟件A8多組織版協(xié)同辦公平臺(tái)，以此為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)、分子公司、上級(jí)監(jiān)管部門多方協(xié)同的價(jià)值塑造。

【走進(jìn)青島地鐵協(xié)同辦公深化應(yīng)用】

青島地鐵協(xié)同辦公系統(tǒng)由兩大體系六大平臺(tái)（層）組成，即標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、安全防護(hù)體系，基礎(chǔ)設(shè)施層、平臺(tái)層（核心引擎和應(yīng)用組件）、業(yè)務(wù)應(yīng)用層（核心應(yīng)用和業(yè)務(wù)搭建平臺(tái)）、展現(xiàn)層、用戶層以及集成交換平臺(tái)。在該系統(tǒng)的整體規(guī)劃中，青島地鐵協(xié)同辦公按照“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施”策略，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，避免信息和應(yīng)用孤島，避免業(yè)務(wù)系統(tǒng)間聯(lián)動(dòng)性弱、可擴(kuò)展性不強(qiáng)、重復(fù)建設(shè)等問(wèn)題。旨在通過(guò)實(shí)施智能化的門戶系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合集成，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一；并通過(guò)開發(fā)綜合辦公所需的各功能模塊，提高辦公效率，從而實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合的綜合協(xié)同管理平臺(tái)。

? 一期協(xié)同一體化應(yīng)用之核心內(nèi)容

1、多維度的協(xié)同門戶建設(shè)

集團(tuán)門戶是打造集團(tuán)信息統(tǒng)一發(fā)布、共享和指定收閱的基礎(chǔ)，有利于集團(tuán)自上及下信息的有效導(dǎo)流。通過(guò)信息門戶的建設(shè)有效的打通了集團(tuán)信息管道，增強(qiáng)了企業(yè)關(guān)鍵信息控制，提供了企業(yè)文化建設(shè)的統(tǒng)一門戶，實(shí)現(xiàn)了多應(yīng)用系統(tǒng)的操作界面統(tǒng)一設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。集團(tuán)信息門戶的建設(shè)將以數(shù)據(jù)獲取和數(shù)據(jù)整合為核心，通過(guò)對(duì)各類現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)中信息和數(shù)據(jù)資源的全面、有機(jī)整合來(lái)為綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)的工作協(xié)同服務(wù)。

2、高仿真的全集團(tuán)協(xié)作電子流程

建設(shè)集團(tuán)內(nèi)部全面的電子協(xié)作模式是協(xié)同平臺(tái)構(gòu)建中至關(guān)重要的一環(huán)。青島地鐵集團(tuán)日常涉及的已經(jīng)形成固定格式的制度流程和大量還未形成格式的制度和管理流程，包括：經(jīng)營(yíng)管理和行政管理方面的各種已有的制度流程；公司規(guī)章制度、政策、工作規(guī)范的制定、修訂、廢止；項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、策略審批；項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)、單體建筑設(shè)計(jì)方案制定、修訂；項(xiàng)目的預(yù)決算申請(qǐng)審批；大量日常辦公文檔的撰寫、修改和審批以及各種工作安排和匯報(bào)。如此看來(lái)，流程門類眾多。

在過(guò)去，由于集團(tuán)化組織本身的復(fù)雜性，手工方式的審批普遍存在審批效率低、跨部門跨組織審批和各種數(shù)據(jù)采集困難，信息傳遞不及時(shí)，查詢和統(tǒng)計(jì)困難等問(wèn)題。遠(yuǎn)程管理上只能采用電話和郵件溝通，管理比較粗放，需要進(jìn)行大量溝通的工作信息對(duì)稱困難?，F(xiàn)在，通過(guò)電子化工作流程：制度+制度標(biāo)準(zhǔn)+工作流程+審批單據(jù)的方式得到了有效解決，極大提升了集團(tuán)整體辦公效能。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前整個(gè)集團(tuán)核心審批模板多大195套、審批流程多達(dá)300余條。2015年1月至8月，集團(tuán)職能部門調(diào)用表單次數(shù)達(dá)4321次，其中，信訪事項(xiàng)處理單調(diào)用590次。

3、規(guī)范高效的公文辦文管理

平臺(tái)提供了集團(tuán)內(nèi)部完備的電子公文管理功能，包括：公文應(yīng)用設(shè)置、發(fā)文管理、收文管理、簽報(bào)管理、公文交換、公文督辦、公文查詢、公文統(tǒng)計(jì)、公文檔案。

管理遵循規(guī)范的收發(fā)文、交換和文檔管理一體化等制度，并針對(duì)電子公文特點(diǎn)，提供相應(yīng)的電子用印、加密控制、流程控制、權(quán)限控制和備份等應(yīng)用，使得發(fā)文、收文、交換和公文檔案庫(kù)管理環(huán)環(huán)相扣；系統(tǒng)控制、安全防范和電子印章緊密相連。在整個(gè)公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，都提供公文督辦的功能。

4、一站式的會(huì)議管理

青島地鐵集團(tuán)會(huì)議管理模塊適用于辦會(huì)的人員組織協(xié)調(diào)各類型會(huì)議的收集、審批、通知等管理工作。會(huì)議管理借助搭建平臺(tái)，搭建會(huì)議管理業(yè)務(wù)應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)從議題收集，會(huì)議方案報(bào)批，發(fā)布通知及回執(zhí)，到下發(fā)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后督辦落實(shí)，全面覆蓋集團(tuán)一站式會(huì)議管理場(chǎng)景。

過(guò)去，連會(huì)議通知都需要打印、復(fù)印，由通訊員遞送各個(gè)部門，效率很低?，F(xiàn)在，從會(huì)議前資料準(zhǔn)備到會(huì)議通知審批及下發(fā)，從參會(huì)回執(zhí)及統(tǒng)計(jì)到會(huì)議室預(yù)訂，從會(huì)議紀(jì)要上傳到會(huì)議事項(xiàng)督辦，集中放在了一站式會(huì)議管理里中實(shí)現(xiàn)。集團(tuán)企業(yè)會(huì)議資源可以實(shí)現(xiàn)真正內(nèi)部共享和管控。

5、嚴(yán)格透明的電子督查督辦管控

督查督辦是青島地鐵集團(tuán)運(yùn)行機(jī)制中重要的一環(huán)，共分為“督查立項(xiàng)-立項(xiàng)審核-專項(xiàng)督查臺(tái)賬跟蹤管理（紅綠燈）-督查通知管理—督辦承辦協(xié)辦過(guò)程管理—督查結(jié)果反饋-督查評(píng)分及考評(píng)—督查通報(bào)（上會(huì)）管理”八項(xiàng)職能?；谇鄭u地鐵督查督辦的重要性，增設(shè)督查督辦子系統(tǒng)，全面滿足集團(tuán)內(nèi)督查督辦事項(xiàng)的需求。做到交必辦、辦必果、果必報(bào)，全面提升集團(tuán)工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

6、集團(tuán)資金及預(yù)算計(jì)劃電子化管控治理

資金管理是集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的核心，青島地鐵公司集團(tuán)資金計(jì)劃管理的基本目標(biāo)就是運(yùn)用電子化資金管控手段，提升全集團(tuán)資金的適度匹配，加速資金調(diào)配效能，真正意義上提升資金的使用效率同時(shí)節(jié)省審批時(shí)間和審批成本。

依據(jù)集團(tuán)資金及預(yù)算計(jì)劃管控理論，青島地鐵創(chuàng)新性提出了“資金預(yù)算雙管控”模式，通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)的電子化協(xié)作控制基本實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部資金、預(yù)算計(jì)劃“雙管齊下，雙向并行”的管控邏輯，既保證了集團(tuán)企業(yè)資金集中管控模式的有效實(shí)施，同步推行了以預(yù)算驅(qū)動(dòng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代大型國(guó)有集團(tuán)性企業(yè)的資金管控模式。

嚴(yán)格的資金集中管理電子化控制對(duì)集團(tuán)控制風(fēng)險(xiǎn)和控制資金成本，提高資金使用效率非常有效。同時(shí)，通過(guò)電子化辦公平臺(tái)形成的預(yù)算驅(qū)動(dòng)結(jié)算的自動(dòng)化流程，大大降低了直接部門如結(jié)算中心，計(jì)劃中心和相關(guān)審核節(jié)點(diǎn)的日常工作量，通過(guò)雙向并行資金和計(jì)劃的雙線數(shù)據(jù)及時(shí)得到共享和管理，不但嚴(yán)格約束了集團(tuán)資金流的控制走向，還為集團(tuán)相關(guān)戰(zhàn)略資金決策提供有力的協(xié)調(diào)和補(bǔ)充。

7、高效的信息化溝通協(xié)作手段—一體化通訊

隨著外部通訊技術(shù)的發(fā)展和完善，集團(tuán)協(xié)同辦公平臺(tái)對(duì)新信息技術(shù)手段的要求也不斷提升，客觀響應(yīng)式信息互聯(lián)如SMS、EMAIL已經(jīng)不能有效拓展信息交互和協(xié)作的效能。而協(xié)同平臺(tái)作為集團(tuán)全員應(yīng)用的門戶和主力溝通通道，必須融合市場(chǎng)最新的安全通訊溝通技術(shù)，創(chuàng)新打造青島地鐵集團(tuán)一體化通訊的標(biāo)準(zhǔn)。

針對(duì)集團(tuán)公司提出的一體化通訊要求，結(jié)合外部最新信息通訊技術(shù)手段，打通多端通訊模式是集團(tuán)對(duì)電子協(xié)同平臺(tái)基本的戰(zhàn)略部署目標(biāo)，目前集團(tuán)對(duì)通訊方式的改造已經(jīng)包括了主動(dòng)通訊服務(wù)和及時(shí)保障通訊服務(wù)兩種主要模式，主動(dòng)式服務(wù)包含短信（SMS）和郵件的主動(dòng)在、離線推送模式；及時(shí)通訊保障包括了手持終端APP、SNS微信端集成、PCIM三種基礎(chǔ)模式，同時(shí)為了保證已有通訊手段的進(jìn)一步集成，集團(tuán)正在探索與網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議及電子傳真、OCR等多種輸入輸出終端的兼容關(guān)聯(lián)。

集團(tuán)通過(guò)對(duì)溝通協(xié)作手段和工具的建設(shè)，極大提升了集團(tuán)內(nèi)協(xié)作溝通和事件響應(yīng)能力，在引用新技術(shù)通訊手段的同時(shí)，又兼?zhèn)淞伺c平臺(tái)的安全和有機(jī)集成特性，讓集團(tuán)內(nèi)部的電子化協(xié)作真正感受到“互聯(lián)網(wǎng)+”新技術(shù)手段帶來(lái)的電子協(xié)作辦公高能效。

【協(xié)同“加速度”】

隨著行業(yè)環(huán)境日新月異、信息數(shù)據(jù)的高速流動(dòng)強(qiáng)力推動(dòng)著集團(tuán)內(nèi)部組織單元、價(jià)值鏈環(huán)節(jié)（組織之間），企業(yè)上下游，乃至整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈與產(chǎn)業(yè)集群之間高度協(xié)同關(guān)聯(lián)與構(gòu)建，作為集團(tuán)電子辦公和協(xié)作的第一門戶，協(xié)同辦公系統(tǒng)也將逐步承載更高的管理實(shí)踐。

圖2 協(xié)同平臺(tái)價(jià)值提升能效比

今天，全國(guó)越來(lái)越多的中大型城市在推進(jìn)公共軌道交通建設(shè)，地鐵快軌恰如城市的經(jīng)脈，其運(yùn)行的好壞，與每一位民眾休戚相關(guān)。民眾在呼喚更安全、更便利、更經(jīng)濟(jì)、更環(huán)保的出行新方式，地鐵建設(shè)也在呼喚更科學(xué)、更規(guī)范、更高效、更便捷的管理新方式。今天的青島地鐵集團(tuán)，在協(xié)同辦公系統(tǒng)的助力下，已開啟高速“奔跑”模式，伴隨協(xié)同的日趨完善和應(yīng)用深化，青島地鐵集團(tuán)仍在“加速度”！