此次“走進(jìn)用戶系列行動——第2期-研發(fā)技術(shù)專家走進(jìn)用戶”活動，我們的研發(fā)技術(shù)專家走進(jìn)了【青島地鐵】，先來了解下這家用戶：

2013年2月22日，青島地鐵集團(tuán)正式掛牌。主要承擔(dān)青島軌道交通工程投融資、建設(shè)、運營與管理；基礎(chǔ)設(shè)施、公共設(shè)施項目的工程建設(shè)管理、招標(biāo)及技術(shù)服務(wù)；土地整理與開發(fā)；房地產(chǎn)開發(fā)；城市軌道交通相關(guān)資源的綜合開發(fā)及管理；物業(yè)管理；國內(nèi)廣告業(yè)務(wù)；貨物和技術(shù)的進(jìn)出口業(yè)務(wù)。

縱觀我國軌道交通行業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展全局，起步雖晚于國內(nèi)其他行業(yè)，但隨著軌道交通行業(yè)的迅猛發(fā)展，以青島地鐵集團(tuán)為代表的一批地鐵集團(tuán)率先開始倒逼自己，緊緊抓住最新技術(shù)之手，以“互聯(lián)網(wǎng)+協(xié)同辦公”的新型工作方式，將規(guī)范管理、高效工作、互聯(lián)共享、綠色發(fā)展等管理理念落到實處，讓軌道交通行業(yè)信息化找到趕超的拐點，開啟“快軌”上的高速“奔跑”模式。那么，青島地鐵集團(tuán)是如何做到的？

【協(xié)同先行，信息化輪子轉(zhuǎn)起來】

在信息化建設(shè)之初，青島地鐵公司進(jìn)行了整體信息化規(guī)劃及頂層設(shè)計，本著整體規(guī)劃、分步實施的策略，以及對青島地鐵公司使命與職能、信息化應(yīng)用與價值聚合的綜合思考，在信息化一期，青島地鐵集團(tuán)決定管理信息化之協(xié)同辦公的建設(shè)先行。并采用以“協(xié)同聯(lián)動、無紙化高效辦公、集約綠色科學(xué)工作、智能決策分析和隨時協(xié)作共享”為特征的致遠(yuǎn)互聯(lián)A8多組織版協(xié)同辦公平臺，以此為基礎(chǔ)實現(xiàn)集團(tuán)、分子公司、上級監(jiān)管部門多方協(xié)同的價值塑造。

【走進(jìn)青島地鐵協(xié)同辦公深化應(yīng)用】

1、多維度的協(xié)同門戶建設(shè)

通過信息門戶的建設(shè)有效的打通了集團(tuán)信息管道，增強了企業(yè)關(guān)鍵信息控制，提供了企業(yè)文化建設(shè)的統(tǒng)一門戶，實現(xiàn)了多應(yīng)用系統(tǒng)的操作界面統(tǒng)一設(shè)計。集團(tuán)信息門戶的建設(shè)將以數(shù)據(jù)獲取和數(shù)據(jù)整合為核心，通過對各類現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)中信息和數(shù)據(jù)資源的全面、有機整合來為綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)的工作協(xié)同服務(wù)。

2、高仿真的全集團(tuán)協(xié)作電子流程

建設(shè)集團(tuán)內(nèi)部全面的電子協(xié)作模式是協(xié)同平臺構(gòu)建中至關(guān)重要的一環(huán)。青島地鐵集團(tuán)日常涉及的已經(jīng)形成固定格式的制度流程和大量還未形成格式的制度和管理流程，包括：經(jīng)營管理和行政管理方面的各種已有的制度流程；公司規(guī)章制度、政策、工作規(guī)范的制定、修訂、廢止；項目經(jīng)營目標(biāo)、策略審批；項目規(guī)劃設(shè)計、單體建筑設(shè)計方案制定、修訂；項目的預(yù)決算申請審批；大量日常辦公文檔的撰寫、修改和審批以及各種工作安排和匯報。如此看來，流程門類眾多。

在過去，由于集團(tuán)化組織本身的復(fù)雜性，手工方式的審批普遍存在審批效率低、跨部門跨組織審批和各種數(shù)據(jù)采集困難，信息傳遞不及時，查詢和統(tǒng)計困難等問題。遠(yuǎn)程管理上只能采用電話和郵件溝通，管理比較粗放，需要進(jìn)行大量溝通的工作信息對稱困難。現(xiàn)在，通過電子化工作流程：制度+制度標(biāo)準(zhǔn)+工作流程+審批單據(jù)的方式得到了有效解決，極大提升了集團(tuán)整體辦公效能。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前整個集團(tuán)核心審批模板多大195套、審批流程多達(dá)300余條。2015年1月至8月，集團(tuán)職能部門調(diào)用表單次數(shù)達(dá)4321次，其中，信訪事項處理單調(diào)用590次。

3、規(guī)范高效的公文辦文管理

平臺提供了集團(tuán)內(nèi)部完備的電子公文管理功能，包括：公文應(yīng)用設(shè)置、發(fā)文管理、收文管理、簽報管理、公文交換、公文督辦、公文查詢、公文統(tǒng)計、公文檔案。

管理遵循規(guī)范的收發(fā)文、交換和文檔管理一體化等制度，并針對電子公文特點，提供相應(yīng)的電子用印、加密控制、流程控制、權(quán)限控制和備份等應(yīng)用，使得發(fā)文、收文、交換和公文檔案庫管理環(huán)環(huán)相扣；系統(tǒng)控制、安全防范和電子印章緊密相連。在整個公文流轉(zhuǎn)過程中，都提供公文督辦的功能。

4、一站式的會議管理

青島地鐵集團(tuán)會議管理模塊適用于辦會的人員組織協(xié)調(diào)各類型會議的收集、審批、通知等管理工作。會議管理借助搭建平臺，搭建會議管理業(yè)務(wù)應(yīng)用。實現(xiàn)從議題收集，會議方案報批，發(fā)布通知及回執(zhí)，到下發(fā)會議紀(jì)要，會后督辦落實，全面覆蓋集團(tuán)一站式會議管理場景。

過去，連會議通知都需要打印、復(fù)印，由通訊員遞送各個部門，效率很低。現(xiàn)在，從會議前資料準(zhǔn)備到會議通知審批及下發(fā)，從參會回執(zhí)及統(tǒng)計到會議室預(yù)訂，從會議紀(jì)要上傳到會議事項督辦，集中放在了一站式會議管理里中實現(xiàn)。集團(tuán)企業(yè)會議資源可以實現(xiàn)真正內(nèi)部共享和管控。

5、嚴(yán)格透明的電子督查督辦管控

青島地鐵的督查督辦共分為“督查立項-立項審核-專項督查臺賬跟蹤管理（紅綠燈）-督查通知管理—督辦承辦協(xié)辦過程管理—督查結(jié)果反饋-督查評分及考評—督查通報（上會）管理”八項職能?；谇鄭u地鐵督查督辦的重要性，增設(shè)督查督辦子系統(tǒng)，全面滿足集團(tuán)內(nèi)督查督辦事項的需求。做到交必辦、辦必果、果必報，全面提升集團(tuán)工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

6、集團(tuán)資金及預(yù)算計劃電子化管控治理

資金管理是集團(tuán)企業(yè)財務(wù)管理的核心，青島地鐵公司集團(tuán)資金計劃管理的基本目標(biāo)就是運用電子化資金管控手段，提升全集團(tuán)資金的適度匹配，加速資金調(diào)配效能，真正意義上提升資金的使用效率同時節(jié)省審批時間和審批成本。

依據(jù)集團(tuán)資金及預(yù)算計劃管控理論，青島地鐵創(chuàng)新性提出了“資金預(yù)算雙管控”模式，通過協(xié)同辦公平臺的電子化協(xié)作控制基本實現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部資金、預(yù)算計劃“雙管齊下，雙向并行”的管控邏輯，既保證了集團(tuán)企業(yè)資金集中管控模式的有效實施，同步推行了以預(yù)算驅(qū)動為基礎(chǔ)的現(xiàn)代大型國有集團(tuán)性企業(yè)的資金管控模式。

7、高效的信息化溝通協(xié)作手段—一體化通訊

針對集團(tuán)公司提出的一體化通訊要求，結(jié)合外部最新信息通訊技術(shù)手段，打通多端通訊模式是集團(tuán)對電子協(xié)同平臺基本的戰(zhàn)略部署目標(biāo)，目前集團(tuán)對通訊方式的改造已經(jīng)包括了主動通訊服務(wù)和及時保障通訊服務(wù)兩種主要模式，主動式服務(wù)包含短信（SMS）和郵件的主動在、離線推送模式；及時通訊保障包括了手持終端APP、SNS微信端集成、PCIM三種基礎(chǔ)模式，同時為了保證已有通訊手段的進(jìn)一步集成，集團(tuán)正在探索與網(wǎng)絡(luò)視頻會議及電子傳真、OCR等多種輸入輸出終端的兼容關(guān)聯(lián)。

集團(tuán)通過對溝通協(xié)作手段和工具的建設(shè)，極大提升了集團(tuán)內(nèi)協(xié)作溝通和事件響應(yīng)能力，在引用新技術(shù)通訊手段的同時，又兼?zhèn)淞伺c平臺的安全和有機集成特性，讓集團(tuán)內(nèi)部的電子化協(xié)作真正感受到“互聯(lián)網(wǎng)+”新技術(shù)手段帶來的電子協(xié)作辦公高能效。

協(xié)同平臺價值提升能效比

接下來，研發(fā)技術(shù)專家還將走進(jìn)中生集團(tuán)、達(dá)內(nèi)集團(tuán)、興業(yè)證券、貴州省政府、西北師范大學(xué)、蘇酒、南京十四所、清華大學(xué)深圳研究院、佳兆業(yè)集團(tuán)、南玻集團(tuán)、華訊方舟等近50家用戶，深入用戶工作現(xiàn)場，排憂解難、全面巡檢。相信有研發(fā)專家的落地支持、定期主動巡檢，有一線戰(zhàn)將們和本部面向用戶的分層經(jīng)營，定能體現(xiàn)出致遠(yuǎn)“致誠服務(wù)，用心經(jīng)營”的務(wù)實服務(wù)理念。