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高校外事管理工作是在學(xué)校外事管理部門發(fā)揮主導(dǎo)作用的情況下,與其他部門加強(qiáng)合作,對學(xué)校的一切涉外事務(wù)進(jìn)行管理的工作過程。高校的外事管理部門在對外溝通聯(lián)系方面發(fā)揮著重要作用,是學(xué)校對外活動的窗口,積極推進(jìn)高校外事工作的發(fā)展與管理,對于推進(jìn)學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要意義。
高校外事管理痛點(diǎn)
信息遺漏造成風(fēng)險:人員信息更新不及時,證照管理機(jī)制不健全,信息遺漏產(chǎn)生管理風(fēng)險
流程審批缺乏抓手:流程涉及多種審批模型,造成各項審批繁瑣、部門之間溝通銜接不暢
行前知識普及缺失:行前教育缺失等問題普遍存在,沒有歷史沉淀,風(fēng)險處理缺乏經(jīng)驗累計
隨著學(xué)校的快速發(fā)展,高校的外事工作將會面臨更大挑戰(zhàn),工作難度和復(fù)雜程度也會相應(yīng)提高。為了促進(jìn)外事管理工作的有效開展,就必須改革管理模式,創(chuàng)新管理理念。
基于協(xié)同運(yùn)營平臺COP,致遠(yuǎn)互聯(lián)為高校定制化打造了涵蓋外事管理全流程的數(shù)字化解決方案,從外事出訪到外事來訪,從會議管理到證照管理,并支持移動化辦公。
門戶空間
通過構(gòu)建外事管理工作門戶,便于相關(guān)人員快速辦理、查看相關(guān)外事工作,以及涉及外事工作的各類證件。
外事出訪和報備
平臺支持個人、團(tuán)體(集體)申請出訪計劃,統(tǒng)一規(guī)劃形成,大幅提升外事出訪審批效率,回國后,也可通過平臺進(jìn)行報備,既保證了遵守相關(guān)規(guī)定,又便于學(xué)校統(tǒng)一管理。
外事來訪接待
以“事前請示、事后匯報”原則,通過“一張表”體現(xiàn)接待工作的全貌:日程安排、來訪人員、來訪任務(wù)、陪同人員全程記錄(接送、會見、用餐、用車、陪同、住宿等),有效提升接待工作效率和學(xué)校對外形象。
外事會議申請與總結(jié)
針對外事管理中的各類會議,平臺提供“會前”、“會中”、“會后”的全生命周期管理,實(shí)現(xiàn)“一會一結(jié)”,真正落實(shí)會議精神與會后任務(wù)。
證件檔案管理
詳細(xì)記錄和管理各類證件,實(shí)現(xiàn)“一證一表”;證件歷史使用自動記錄,規(guī)范公務(wù)出訪行為,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理;在線完成證件借用與歸還,讓教職工最多跑一次;歸還時間到期,系統(tǒng)自動提醒,避免證件使用拖拉。
高校外事管理核心價值
效率提升:信息數(shù)據(jù)更新及時,有效控制外事風(fēng)險,降低人力和時間成本
流程合規(guī):支持多級管理,可以跨單位審批流程,提高向上申報的效率
風(fēng)險規(guī)避:使外事工作更加規(guī)范化,最大限度地避免發(fā)生涉外安全事件
監(jiān)控到位:過程全記錄,切實(shí)幫助高校解決外事管理工作中存在的潛在風(fēng)險
AI賦能 · 開箱即用 · 無縫協(xié)作
百余種業(yè)務(wù)應(yīng)用互聯(lián)互通,無縫銜接
行業(yè)領(lǐng)航 · 深度定制 · 標(biāo)桿實(shí)踐
行業(yè)專屬定制方案,源自TOP企業(yè)成功實(shí)踐

國資行業(yè)一體化運(yùn)營平臺解決方案
AI智能辦公
文事會一體化
信創(chuàng)辦公
集團(tuán)費(fèi)控
安全生產(chǎn)
資產(chǎn)管理