一、案例概述

山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)作為大型企業(yè)集團(tuán)，由多個成員單位組成，成員單位的規(guī)模較大，相對獨(dú)立。為解決集團(tuán)因機(jī)構(gòu)眾多、辦公分散、人員龐大、流程復(fù)雜帶來的管理問題，山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)與北京致遠(yuǎn)互聯(lián)軟件股份有限公司聯(lián)手打造了協(xié)同管理平臺；平臺集成財務(wù)共享系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)系統(tǒng)，打造了統(tǒng)一的工作平臺和信息入口，在基礎(chǔ)辦公應(yīng)用之外，結(jié)合頤養(yǎng)集團(tuán)多元化業(yè)務(wù)的特殊需求，構(gòu)建督查督辦、投資項(xiàng)目管理、合同管理等業(yè)務(wù)板塊的深度應(yīng)用，在集團(tuán)及集團(tuán)與各子公司連個層面，實(shí)現(xiàn)各種信息、流程、資源、知識的整合、優(yōu)化和分級管理。

二、客戶簡介

山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)是山東省醫(yī)養(yǎng)健康產(chǎn)業(yè)整合重組平臺，資產(chǎn)是由部分省屬企業(yè)醫(yī)養(yǎng)健康產(chǎn)業(yè)非主營業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)而來。集團(tuán)現(xiàn)擁有全資公司（單位）73家，控股公司（單位）107家，企業(yè)分布在山東多市和部分?。▍^(qū)市），主要涉及健康養(yǎng)老、醫(yī)療服務(wù)、健康管理、地產(chǎn)開發(fā)、醫(yī)械裝備、醫(yī)藥制造及流通、康養(yǎng)教育等多個領(lǐng)域。

三、案例難點(diǎn)

山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)產(chǎn)業(yè)復(fù)雜，包含健康養(yǎng)老、醫(yī)療服務(wù)、健康管理、地產(chǎn)開發(fā)等七大板塊三大產(chǎn)業(yè)；將近56家分屬公司覆蓋山東各地市，機(jī)構(gòu)眾多、單位組織分散、辦公場所分散，為集團(tuán)總部與各子公司之間上行流程審批、下行通知下達(dá)，造成了諸多不便。

機(jī)構(gòu)眾多，信息同步難

單位組織分散，人員數(shù)量龐大，單位組織之間信息傳遞的過程中普遍存在損耗、延遲、失真等問題。

多元化業(yè)務(wù)，集團(tuán)化管控能力待提高

各種信息、流程、資源、知識整合難，造成集團(tuán)化管控能力相對較弱。

缺乏相關(guān)管理制度，辦公效率較低

業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，實(shí)際落地較難，加上缺少相應(yīng)的管理制度保障，阻礙辦公效率的提高。

四、客戶信息化現(xiàn)狀及展望

1.信息化歷程

山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)的信息化建設(shè)主要分為以下幾個階段：

2020年：山東健康集團(tuán)成立，協(xié)同辦公系統(tǒng)其組建后第一個建設(shè)的信息化項(xiàng)目。企業(yè)重組時，下屬成員單位應(yīng)用產(chǎn)品復(fù)雜，需要對整個集團(tuán)之前的各個系統(tǒng)進(jìn)行整合，標(biāo)志著協(xié)同辦公建設(shè)從分散的信息孤島進(jìn)入集成、共享、互聯(lián)的新階段.

2021年：通過一期建設(shè)，協(xié)同管理平臺承擔(dān)起打造山東健康集團(tuán)流程運(yùn)營管理平臺的重任，不僅滿足日常工作，也實(shí)現(xiàn)了山東健康集團(tuán)制度流程規(guī)范化落地，形成基于業(yè)務(wù)場景跨組織機(jī)構(gòu)的大協(xié)同。

2.信息化目標(biāo)

山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)協(xié)同管理平臺的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)六個核心目標(biāo)： 打破時空隔離、實(shí)現(xiàn)主動管理、制度落地、提能增效、提升員工意識、提高管理水平。

五、關(guān)鍵應(yīng)用場景

1.整體協(xié)同應(yīng)用架構(gòu)

山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)協(xié)同管理平臺的建設(shè)按照“統(tǒng)一、集成、協(xié)同、數(shù)字”八字方針，遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一門戶、統(tǒng)一移動應(yīng)用平臺”的設(shè)計(jì)理念；滿足協(xié)同辦公基礎(chǔ)需求的前提下，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公新模式、溝通協(xié)作新平臺、信息管理新平臺、日常工作新平臺、移動辦公新模式、知識分享新方式、監(jiān)督管理新方法等創(chuàng)新建設(shè)，促進(jìn)管理水平全面提升。

2.關(guān)鍵應(yīng)用場景

2.1.統(tǒng)一門戶入口

通過協(xié)同管理平臺，山東健康集團(tuán)建立統(tǒng)一協(xié)同門戶成為工作總?cè)肟?，基于整合帶來集中統(tǒng)一的工作環(huán)境與入口，實(shí)現(xiàn)了門戶、流程、報表、財務(wù)共享、人事系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)平臺等11個相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)的集成。

統(tǒng)一待辦中心：統(tǒng)一流程待辦、統(tǒng)一消息入口。

決策分析平臺：集團(tuán)各板塊業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一展示，助力綜合決策。

知識文檔中心：知識數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，統(tǒng)一查詢?nèi)肟凇?

應(yīng)用價值

統(tǒng)一門戶以應(yīng)用聚合、功能聚合、待辦聚合、數(shù)據(jù)聚合、消息聚合為手段，打造統(tǒng)一的企業(yè)信息化工作平臺和信息資源訪問入口，建立多級多態(tài)的企業(yè)門戶，支持不同場景應(yīng)用，提供集成應(yīng)用體驗(yàn)。

公文管理

按照國資委公文管理標(biāo)準(zhǔn)，山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)搭建的公文管理平臺，覆蓋了公文業(yè)務(wù)全過程的場景應(yīng)用，包括收文、發(fā)文、公文傳閱、簽報等。

內(nèi)部發(fā)文自動轉(zhuǎn)為收文單位的待處理收文：針對企業(yè)內(nèi)部發(fā)文可自動轉(zhuǎn)換為對方的待處理收文，實(shí)現(xiàn)文件、信息的流轉(zhuǎn)、審批等功能。

公文處理流程進(jìn)度實(shí)時監(jiān)控：對文件、信息處理情況提供簡單易用的實(shí)時監(jiān)控機(jī)制，方便單位領(lǐng)導(dǎo)及時掌握單位工作人員的公文處理進(jìn)度情況。

收發(fā)文流程自動化：公文管理子系統(tǒng)的具體工作流程可以由系統(tǒng)管理員在無須改動程序的情況下靈活定義，實(shí)現(xiàn)收發(fā)文處理工作流自動化，過程數(shù)字化，提高辦公效率。

應(yīng)用價值

公文管理實(shí)現(xiàn)了公文線上業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的流程自動化，流程進(jìn)度實(shí)時監(jiān)控，提高了公文的處理效率。

2.3.督查督辦

山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)督查督辦管理平臺包括督辦立項(xiàng)、事項(xiàng)提醒、事項(xiàng)反饋、進(jìn)度查看、督查催辦等方面的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)通過標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的督辦業(yè)務(wù)流程，建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工協(xié)作、上下聯(lián)動、齊抓共管的督察督辦工作機(jī)制。

督辦立項(xiàng)：對集團(tuán)重大事項(xiàng)在督查督辦中立項(xiàng)審批；

事項(xiàng)提醒：新任務(wù)審批通過后，系統(tǒng)自動提醒；

事項(xiàng)反饋：對督辦任務(wù)的處理情況進(jìn)行反饋；

進(jìn)度查看：支持查看各任務(wù)事項(xiàng)的當(dāng)前處理進(jìn)度；

督查催辦：對于未處理任務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行催辦；

應(yīng)用價值

山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)督查督辦平臺明確了集團(tuán)重點(diǎn)工作事項(xiàng)的目標(biāo)、結(jié)果、責(zé)任、時效，提高了督查工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，便于對重大事項(xiàng)的辦理結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)證；同時匯總工作反饋信息，可以跟蹤督辦事項(xiàng)的每一次反饋、延期、催辦、變更情況等，確保事項(xiàng)得到堅(jiān)決有效的貫徹落實(shí)，以及重點(diǎn)項(xiàng)目督查督辦的政令通暢。

2.4.統(tǒng)一審批中心

統(tǒng)一審批中心，對山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)人事、財務(wù)、行政、合同、法務(wù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)近300個流程重新梳理。協(xié)同管理平臺建立起涵蓋山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)所有部門的審批流程，覆蓋流程梳理、流程設(shè)計(jì)、流程執(zhí)行、流程監(jiān)控與分析四大環(huán)節(jié)應(yīng)用。

應(yīng)用價值

統(tǒng)一審批中心縱向落實(shí)統(tǒng)一管控，橫向打通各個組織之間的管理銜接，強(qiáng)化各個部門之間的協(xié)作規(guī)則，完成跨部門、跨組織的協(xié)同工作。規(guī)范了企業(yè)現(xiàn)有的流程管理體系，支撐流程設(shè)計(jì)、執(zhí)行與監(jiān)控分析的可持續(xù)化管理，全方位提升流程管理能力。

2.5.知識管理

在知識管理模塊，提供了覆蓋知識文檔上傳、知識共享及安全、知識智能獲取全流程的場景應(yīng)用。

知識文檔上傳：支持結(jié)構(gòu)化文檔及業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)的上傳及自動歸檔；

知識共享及安全：設(shè)置文檔訪問及操作權(quán)限，保密文檔不公開，需要訪問時需申請?jiān)L問權(quán)限，增強(qiáng)文檔安全性。

知識智能獲?。航柚逻h(yuǎn)門戶引擎，無代碼配置各部門專屬門戶，構(gòu)建起企業(yè)知識門戶、定義個性化知識地圖，滿足組織多形式獲取知識的需求。

應(yīng)用價值

通過對企業(yè)過程數(shù)據(jù)、結(jié)果數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及相關(guān)文檔的積累，對企業(yè)知識進(jìn)行知識分類、知識授權(quán)、知識備案，建立企業(yè)的原始資料庫，為后續(xù)的分享利用奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.6.投資項(xiàng)目管理

山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)的投資項(xiàng)目管理系統(tǒng)，是覆蓋投資項(xiàng)目全過程的動態(tài)監(jiān)管平臺，實(shí)現(xiàn)投資項(xiàng)目的互聯(lián)互通、信息共享、協(xié)同服務(wù)。

業(yè)務(wù)架構(gòu)

投資項(xiàng)目管理系統(tǒng)圍繞項(xiàng)目“四個階段”“三個層級”進(jìn)行搭建，支撐二級子公司、一級子公司、集團(tuán)公司三級的上行需求上報，以及集團(tuán)公司、一級子公司、二級子公司下行規(guī)劃任務(wù)的層層拆解。

業(yè)務(wù)應(yīng)用展示

投資項(xiàng)目立項(xiàng)：項(xiàng)目組成員在線填寫投資主體信息、項(xiàng)目基本信息、被投資企業(yè)信息等，提交立項(xiàng)申請。

投資項(xiàng)目庫：對上報完成的投資項(xiàng)目進(jìn)行歸類統(tǒng)計(jì)。

投資決策申請：在線提交投資主體信息、項(xiàng)目基本信息、被投資企業(yè)信息，及集團(tuán)要求的各項(xiàng)報告材料，提交決策申請。

投資計(jì)劃管理：針對固定資產(chǎn)、地產(chǎn)項(xiàng)目等投資項(xiàng)目，分類型提交投資計(jì)劃審批。

項(xiàng)目專家?guī)欤涸诰€創(chuàng)建項(xiàng)目評審專家?guī)臁?

項(xiàng)目退出機(jī)制：在線提交項(xiàng)目處置方案，完成項(xiàng)目退出審批。

應(yīng)用價值

投資項(xiàng)目管理實(shí)時監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展，及時把握投資項(xiàng)目的投向和投效，保證過程實(shí)施進(jìn)度，從而進(jìn)一步規(guī)范投資項(xiàng)目管理，提高投資效益；在投資管控層面實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目計(jì)劃到項(xiàng)目驗(yàn)收的全過程監(jiān)控，強(qiáng)化了中心戰(zhàn)略管控。

2.7.合同管理?

山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)合同管理平臺，包括合同管理、合同審批、合同執(zhí)行過程管理、合同報表等方面。借助合同管理平臺規(guī)范了集團(tuán)及下屬子公司的合同業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了合同全過程的跟蹤管理。

合同管理：包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、相對方管理、合同范本管理；創(chuàng)建相對方檔案，統(tǒng)一規(guī)范相對方基礎(chǔ)信息庫；通過合同范本管理統(tǒng)一合同文本的標(biāo)準(zhǔn)和版本。

合同審批：固定的合同模板結(jié)合強(qiáng)大的流程引擎，統(tǒng)一規(guī)范合同審批流程，對合同簽訂過程的合規(guī)性進(jìn)行管控，規(guī)避集團(tuán)法務(wù)風(fēng)險。

合同執(zhí)行過程管理：全過程監(jiān)控跟蹤合同履行情況，自動發(fā)起相關(guān)預(yù)警提醒或業(yè)務(wù)流程，降低合同履約風(fēng)險，提升業(yè)務(wù)監(jiān)管能力。

合同報表管理：利用豐富的報表模板，快速、準(zhǔn)確、直觀的進(jìn)行數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，為業(yè)務(wù)決策提供更有力的信息支撐。

應(yīng)用價值

合同管理使合同全過程的管理職責(zé)更加清晰，合同簽訂的效率大幅度提高。線上合同審批替代手工管理合同，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程異地審批，移動審批，提高審批效率，降低管理成本；全過程監(jiān)控跟蹤合同履行情況，降低合同履約風(fēng)險，提升業(yè)務(wù)監(jiān)管能力。

2.8.移動化辦公?

山東國欣頤養(yǎng)健康集團(tuán)移動應(yīng)用平臺，提供覆蓋PC端90%的功能應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)終端和功能應(yīng)用的統(tǒng)一化，管理隨心、移動隨行。借助微協(xié)同服務(wù)，將待辦、通知實(shí)時顯示在微信及企業(yè)微信上，實(shí)現(xiàn)消息事項(xiàng)的多維度提醒。

六、整體應(yīng)用價值

致遠(yuǎn)互聯(lián)攜手山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)打造的協(xié)同管理平臺，幫助山東國欣頤養(yǎng)集團(tuán)在集團(tuán)化管控、流程效率提升、內(nèi)控業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)決策與分析方面取得了很大的成效，具體表現(xiàn)在：

?搭建多元化的全員協(xié)同平臺：借助平臺集團(tuán)總部人員內(nèi)部及集團(tuán)總部與子公司人員之間實(shí)現(xiàn)了基于業(yè)務(wù)的高效協(xié)同和溝通，并通過資料、文檔共享讓各級組織部門的數(shù)據(jù)信息在整個企業(yè)內(nèi)部傳遞，提高了企業(yè)整體協(xié)作效率。

?降低經(jīng)營風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部管控：加強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部風(fēng)險管理，在合同管理、投資項(xiàng)目管理中實(shí)現(xiàn)了全過程管控，進(jìn)一步規(guī)范合同管理及投資項(xiàng)目管理流程，將集團(tuán)固有制度內(nèi)化到業(yè)務(wù)流程中，有效降低了企業(yè)風(fēng)險成本。

?強(qiáng)化監(jiān)察力度，實(shí)現(xiàn)過程監(jiān)督：強(qiáng)化重大事項(xiàng)及任務(wù)的監(jiān)察力度，借助督查督辦，確保重大任務(wù)事項(xiàng)有效貫徹執(zhí)行。

七、關(guān)鍵成功要素

–明確方向、制定策略

與山東健康集團(tuán)制定策略：一切以總部需求為準(zhǔn)，權(quán)屬單位培訓(xùn)為主，協(xié)助為輔；明確各階段的工作重點(diǎn)、任務(wù)進(jìn)行項(xiàng)目分解，對緊張的任務(wù)進(jìn)行加班趕工，可以復(fù)用的業(yè)務(wù)進(jìn)行復(fù)用；針對關(guān)鍵用戶采用快速響應(yīng)重點(diǎn)支持，次要用戶區(qū)別對待的方法；多次培訓(xùn)深化應(yīng)用，以分公司管理員帶動下屬單位。

–協(xié)同辦公門戶團(tuán)隊(duì)具有很強(qiáng)的交付能力

整個系統(tǒng)一期于2020年10月開始啟動，2021年元旦上線運(yùn)行，次年4月二期財務(wù)共享、投資管理、融資租賃業(yè)務(wù)上線。從啟動到試運(yùn)行，再到協(xié)同辦公門戶正式上線，每期用了大概不到5個月的時間，是山東健康集團(tuán)信息化項(xiàng)目建設(shè)中交付最快的。