一、案例簡述
隨著公司業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，信息化的需求也變得尤為迫切。通過多方考察研究，最終選用致遠(yuǎn)互聯(lián)A8管理平臺為公司統(tǒng)一的門戶、協(xié)同辦公平臺。通過A8管理平臺建設(shè)實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部管理制度落地、企業(yè)無紙化辦公，利用高效的業(yè)務(wù)定制建立督辦管理系統(tǒng)、計(jì)劃管理系統(tǒng)，確保重要事項(xiàng)跟蹤到底、件件有結(jié)果。通過門戶快捷直觀呈現(xiàn)至相關(guān)管理層。

二、管理痛點(diǎn)
傳統(tǒng)辦公模式，一直制約著公司的發(fā)展。效率低下、知識流失嚴(yán)重等等是現(xiàn)代化管理者面臨的首要問題。隨著時(shí)代的發(fā)展，越來越多企業(yè)通過IT技術(shù)來解決企業(yè)管理中遇到的問題，當(dāng)前最迫切需要解決的幾個(gè)管理難點(diǎn)有：
辦公效率低下：一張普通的紙質(zhì)審批單，往往需要各級領(lǐng)導(dǎo)批示，但領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間有限，很多時(shí)候無法及時(shí)進(jìn)行處理。一件簡單的事情往往因?yàn)闀r(shí)間耽擱，而造成其他的風(fēng)險(xiǎn)。
工作平臺不統(tǒng)一：日常消息傳遞通過各種各樣的方式進(jìn)行傳播，即時(shí)聊天工具、電話、郵件等等，造成很多重要事項(xiàng)因?yàn)闊o法及時(shí)查收，重要信息也無法很好的保存，各部門溝通協(xié)作存在極大的障礙。
辦公場所限制：很多流程審批、相關(guān)會議只能回公司進(jìn)行處理，如遇領(lǐng)導(dǎo)出差，則審批流程會發(fā)生嚴(yán)重的滯后。
重點(diǎn)事項(xiàng)無法跟蹤：領(lǐng)導(dǎo)安排或會議提出的重點(diǎn)事項(xiàng)，無法有效跟進(jìn)，很多周期長的事件到最后不了了之。無法對故意延期的相關(guān)部門人員進(jìn)行有效的提醒和管理。

三、企業(yè)簡介?
晉商信用增進(jìn)投資股份有限公司（以下簡稱“晉商信用增迸公司”）成立于2016年9月，由山西省國有資本投資運(yùn)營有限公司聯(lián)臺其他6家省屬重點(diǎn)非煤國有企業(yè)共同出資組建，是全國首家省級信用增進(jìn)公司。公司注冊資本金40億元人民幣，信用評級為AAA級。主要經(jīng)營范圍包括：企業(yè)信用增進(jìn)服務(wù)、信用產(chǎn)品的創(chuàng)設(shè)和交易、資產(chǎn)管理、股權(quán)和資產(chǎn)投資、資金交易業(yè)務(wù)、綜合金融服務(wù)等。公司在“創(chuàng)業(yè)拼搏 創(chuàng)新領(lǐng)跑”企業(yè)精神指引下，以專業(yè)化市場細(xì)分經(jīng)營為載體，以促進(jìn)山西經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型和發(fā)展為目標(biāo)，致力于為各類企業(yè)暢通融資渠道、降低融資成本，提供高技術(shù)含量的綜合金融服務(wù)解決方案。
晉商信用增進(jìn)投資股份有限公司按照現(xiàn)代企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)的要求，成立了股東大會、董事會和監(jiān)事會。經(jīng)營層下設(shè)資金管理委員會、內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理委員會、信用增進(jìn)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審查委員會、投資業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審查委員會、業(yè)務(wù)應(yīng)急處置委員會、產(chǎn)品研發(fā)委員會、集中采購及招投標(biāo)管理委員會、績效考核業(yè)績評估委員會、安全運(yùn)營及綜合治理委員會、信息科技建設(shè)委員會等十個(gè)專業(yè)化委員會，為公司經(jīng)營管理提供支持。公司現(xiàn)有增信業(yè)務(wù)部、投資業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)金融部、黨群工作部(人力資源部)、紀(jì)檢監(jiān)察室、風(fēng)險(xiǎn)管理部、規(guī)劃研發(fā)部、綜合管理部。
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四、管理特色
公司堅(jiān)定不移地定位“服務(wù)創(chuàng)新與風(fēng)險(xiǎn)管理提升”，堅(jiān)持“企業(yè)綜合金融服務(wù)方案提供商及解決商”的戰(zhàn)略定位，圍繞“堅(jiān)持底線思維，拓展業(yè)務(wù)領(lǐng)域新模式，把控核心風(fēng)險(xiǎn)，著力培育新的盈利增長點(diǎn)”，促進(jìn)業(yè)務(wù)經(jīng)營全面提升和經(jīng)營管理提質(zhì)增效。
具體為三個(gè)方面：一是做大做強(qiáng)“增信+投資+自營+衍生品+資產(chǎn)管理”五大盈利單元，拓寬盈利來源；二是做精做優(yōu)“風(fēng)控合規(guī)+核心資質(zhì)+戰(zhàn)略聯(lián)盟”業(yè)務(wù)支撐管理，促進(jìn)核心業(yè)務(wù)穩(wěn)步提升；三是做細(xì)做?！肮芾頃?jì)+人才隊(duì)伍”綜合保障，筑牢業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，探索市場化運(yùn)營方向。

五、企業(yè)信息化目標(biāo)
以協(xié)同平臺為統(tǒng)一管理、應(yīng)用平臺，用信息化的辦公系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工作業(yè)方式，讓業(yè)務(wù)流規(guī)范化、電子化、效率化、一體化。引入智能辦公、電子簽章等工作方式，構(gòu)建一站式門戶，將信息呈現(xiàn)于PC端、手機(jī)端，建立快速、可查的工作方式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流、資金流、信息流三流一體化管理和一站式辦公。搭建一個(gè)全體員工協(xié)同工作的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過流程化管理手段，將企業(yè)管理制度、部門及崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)流程等全部固化到統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，建立起職責(zé)明確、流程清晰、執(zhí)行規(guī)范的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)機(jī)制，真正實(shí)現(xiàn)跨部門、多用戶的協(xié)同工作和信息共享，為工作效率的提高和管理的改進(jìn)提供條件。企業(yè)的信息化建設(shè)的最終目標(biāo)就是通過建設(shè)完備的IT信息系統(tǒng)體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的落地。

六、信息化歷程
晉商信用增進(jìn)投資股份有限公司自創(chuàng)立以來，一直緊抓信息化建設(shè)，緊跟時(shí)代發(fā)展。不斷通過高科技手段，打造自己的信息化平臺。
平臺管理落地（2017年）：
隨著對協(xié)同辦公要求的提高，協(xié)同辦公的定義隨之?dāng)U展，將其提升到了智能化辦公的范疇。通過致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同辦公平臺，解決了日常辦公、新聞門戶、公文管理、信息交流等常規(guī)協(xié)同的功能，并且在即時(shí)溝通、數(shù)據(jù)共享、移動(dòng)辦公等方面也有極大的發(fā)展，不僅如此，通過致遠(yuǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)建立低成本、高性能、高整合、智能化管理企業(yè)的綜合性管理應(yīng)用平臺，形成了一系列的協(xié)同辦公平臺。
業(yè)務(wù)定制升級（2019年）
通過企業(yè)的管理重組和管理創(chuàng)新，結(jié)合IT優(yōu)勢將業(yè)務(wù)流程固化。關(guān)注整個(gè)組織的流程，業(yè)務(wù)流程持續(xù)改善，全面提升執(zhí)行力，獲得持久的競爭力，提升組織的效率。利用致遠(yuǎn)A8平臺，結(jié)合信息化技術(shù)、定制業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，用于企業(yè)業(yè)務(wù)決策、企業(yè)日常管理等，形成自組織、自學(xué)習(xí)、自進(jìn)化的企業(yè)管理體制。通過建立督查督辦應(yīng)用系統(tǒng)、部門計(jì)劃管理系統(tǒng)，表單流程自由定制，數(shù)據(jù)信息自動(dòng)統(tǒng)計(jì),為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持，讓管理工作智慧起來。

七、關(guān)鍵應(yīng)用場景
1、總體應(yīng)用架構(gòu)
晉商信用增進(jìn)股份有限公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，通過致遠(yuǎn)A8平臺，將新聞門戶、綜合辦公、公文管理、督查督辦等系統(tǒng)整合到一起。通過會議系統(tǒng)、車輛管理系統(tǒng)、辦公用品管理等多個(gè)綜合辦公模塊，將傳統(tǒng)工作模式由線下轉(zhuǎn)移至線上，提示工作效率，降低資源消耗。實(shí)現(xiàn)了收文登記、發(fā)文擬稿、文稿審批、催辦、傳閱、統(tǒng)計(jì)、歸檔等公文處理環(huán)節(jié)進(jìn)行全面信息化管理。通過實(shí)現(xiàn)了對公文處理和管理的全過程化，將繁瑣的公文收發(fā)事務(wù)變得簡單化，全面提高辦公管理水平和工作效率。集成移動(dòng)應(yīng)用，通過APP隨時(shí)隨地就能工作，方便領(lǐng)導(dǎo)審批、流程流轉(zhuǎn)。利用業(yè)務(wù)專項(xiàng)定制功能，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，借鑒同行先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，定制開發(fā)督查督辦系統(tǒng)及計(jì)劃管理系統(tǒng)，幫助企業(yè)管理者能夠都下達(dá)的任務(wù)進(jìn)行有效的跟蹤管理。
2、關(guān)鍵業(yè)務(wù)應(yīng)用場景
2.1公文應(yīng)用
公文管理系統(tǒng)在提高了辦公效率的同時(shí),更對企業(yè)公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的流程化管理,使公文由撰寫式轉(zhuǎn)為填充式,避免了重復(fù)操作,減少了公文寫作排版錯(cuò)誤。公文管理系統(tǒng)針對晉商信用增進(jìn)股份有限公司的辦公特點(diǎn)和公文的特殊性設(shè)計(jì)公文業(yè)務(wù)流程,完全參照紙質(zhì)公文稿紙進(jìn)行設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了公文起草、審批至最終歸檔的工作流。
系統(tǒng)集成了公文處理、流程管理、文檔檢索、人員權(quán)限管理和公文文號機(jī)關(guān)代字設(shè)定等模塊，同時(shí)利用電子簽章使得公文全流程的電子化。
關(guān)鍵應(yīng)用價(jià)值：
傳統(tǒng)公文環(huán)境，審批流程多、過程慢、格式亂，文秘人員常常奔波于各部門，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)出差在外，緊急文件無法批示造成了延誤。借助公文管理系統(tǒng)，所有公文在系統(tǒng)都有撰寫模板，隨時(shí)套用，通過手機(jī)APP，領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時(shí)隨地對文件進(jìn)行審批。通過公文系統(tǒng)的修改和記錄功能，能清晰的查看公文內(nèi)容的變動(dòng)痕跡，既能清晰的查看領(lǐng)導(dǎo)批注，又能快速的對正文進(jìn)行修改，利用預(yù)設(shè)的套紅模板，可以快速的生成標(biāo)準(zhǔn)的紅頭文件，樣式規(guī)范，使用方便。
2.2計(jì)劃管理系統(tǒng)
計(jì)劃管理系統(tǒng)要解決的是月度計(jì)劃的編制、執(zhí)行、分析、考核的過程管理。通過"月度工作計(jì)劃"、"計(jì)劃分解"、"計(jì)劃執(zhí)行"、"計(jì)劃考核"、"執(zhí)行管理"、"績效考核"的管理流程， 將部門工作與公司目標(biāo)有效的結(jié)合起來，各部門管理層可跟蹤當(dāng)月各任務(wù)的完成情況，進(jìn)行高效管理，并通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)便于高層領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)各部門的日常管理工作。
關(guān)鍵應(yīng)用價(jià)值：
總覽全局、科學(xué)決策。通過計(jì)劃任務(wù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和信息整合，方便公司管理層有效制定管理計(jì)劃、安排工作。
全稱監(jiān)控、高效管理。建立部門間統(tǒng)一的工作溝通渠道，使得部門工作計(jì)劃得以有效推進(jìn)、匯報(bào)。有效解決部門計(jì)劃的執(zhí)行與計(jì)劃偏差。
便捷操作、及時(shí)溝通。參照企業(yè)內(nèi)部月度計(jì)劃表，建立計(jì)劃管理系統(tǒng)，保持原有操作習(xí)慣及流程。依托協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)溝通，避免外勤同事因工作地點(diǎn)限制造成的匯報(bào)延誤。
2.3督辦管理系統(tǒng)
系統(tǒng)可以對企業(yè)內(nèi)部各類督辦任務(wù)的明確下達(dá)、工作逐級分解、執(zhí)行協(xié)作溝通、執(zhí)行實(shí)時(shí)反饋、成果確認(rèn)等督辦管理工作進(jìn)行全周期管理支撐。有效地固化了督辦事項(xiàng)的延期申請、終止辦理與變更等業(yè)務(wù)。同時(shí)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對重點(diǎn)項(xiàng)目責(zé)任組織及相關(guān)責(zé)任人、項(xiàng)目進(jìn)度及匯報(bào)情況、工作進(jìn)展等進(jìn)行有效跟蹤?？砂凑障到y(tǒng)預(yù)設(shè)時(shí)間點(diǎn)，對責(zé)任人發(fā)起督辦反饋單提示，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行監(jiān)督。系統(tǒng)通過實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)以表格或圖表進(jìn)行展示，向管理層、決策層提供實(shí)時(shí)的、客觀的、體系化的督辦事項(xiàng)執(zhí)行進(jìn)展及關(guān)聯(lián)視圖，從而有效地提升執(zhí)行力，保障事項(xiàng)落地，為企業(yè)打造督辦業(yè)務(wù)的協(xié)同信息化工作場景。
督辦立項(xiàng)：對領(lǐng)導(dǎo)布置的重點(diǎn)工作、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，從督辦事項(xiàng)立項(xiàng)、執(zhí)行到落實(shí)進(jìn)行全方位的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，并且由責(zé)任人將工作進(jìn)行分解，制定執(zhí)行計(jì)劃交由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，確保公司各項(xiàng)決策部署得到堅(jiān)決有效的貫徹落實(shí)。?
督辦反饋：承辦部門對于領(lǐng)導(dǎo)布置的重點(diǎn)工作、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)反饋，可以清晰的查看以往工作完成情況，并記錄當(dāng)前狀況。對于計(jì)劃外的內(nèi)容還可以進(jìn)行補(bǔ)充，保證反饋領(lǐng)導(dǎo)的信息完整性。系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)日期，自動(dòng)為承辦部門責(zé)任人發(fā)送督辦反饋單，提醒其進(jìn)行督辦任務(wù)完成情況的反饋，如果超過一定時(shí)間還未反饋，系統(tǒng)會進(jìn)行提醒，并同時(shí)提醒督辦人員進(jìn)行監(jiān)督。確保重點(diǎn)工作按時(shí)按計(jì)劃執(zhí)行。
督辦變更：如果所要督辦的重點(diǎn)工作有變更，可以對已經(jīng)下發(fā)的督辦任務(wù)進(jìn)行修改，依照不同的情況，可對完成時(shí)間和工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并提交主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。保障督辦工作的有效性和準(zhǔn)確性。
應(yīng)用價(jià)值
系統(tǒng)通過全方位的流程動(dòng)態(tài)監(jiān)控以及界面化管理的形式，實(shí)現(xiàn)對公司的重點(diǎn)事項(xiàng)從立項(xiàng)、執(zhí)行、匯報(bào)、辦結(jié)、審核、評價(jià)、反饋以及統(tǒng)計(jì)分析的全生命周期管理，確保督辦事項(xiàng)得到堅(jiān)決有效的貫徹落實(shí)。提高督辦工作效率， 通過督辦管理平臺對各部門進(jìn)行全方位的督查管理，領(lǐng)導(dǎo)可以全局掌握工作情況，對相關(guān)工作進(jìn)行批示評價(jià)；各督辦部門對各項(xiàng)交辦工作進(jìn)展情況一目了然，增強(qiáng)責(zé)任部門的緊迫感；所有督辦工作都在系統(tǒng)中留下電子痕跡，整個(gè)考核評估將更加公開、透明，有效改變工作作風(fēng)。 系統(tǒng)對每個(gè)辦理節(jié)點(diǎn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行了規(guī)范，督查工作標(biāo)準(zhǔn)化、程序化。督查督辦管理系統(tǒng)運(yùn)用信息化手段固化重要會議管理、重要事項(xiàng)督辦管理的管控要求，解決人工催督辦工作難題，提升工作效率，保證工作質(zhì)量，進(jìn)而全面提升執(zhí)行力，強(qiáng)化了督辦工作的標(biāo)準(zhǔn)化落地。

八、整體應(yīng)用價(jià)值
致遠(yuǎn)協(xié)同平臺順利的上線給公司帶來的不僅是工作模式，工作習(xí)慣的改變，更帶來的是公司管理模式及手段的創(chuàng)新升級，在協(xié)同平臺上線短短數(shù)月內(nèi)，通過協(xié)同流程審批工作使得公司的制度得以有效的落地，使員工工作、業(yè)務(wù)審批更加高效化、規(guī)劃化。同時(shí)對比傳統(tǒng)的工作模式幫助公司節(jié)約了大量的時(shí)間成本及資源成本。協(xié)同平臺不僅僅是一個(gè)企業(yè)規(guī)劃化辦公的工具，更是一個(gè)能夠讓企業(yè)管理制度得到有效落地、管理模式得到創(chuàng)新升級的平臺，在協(xié)同平臺應(yīng)用的短短幾個(gè)月內(nèi)，我們深刻感知協(xié)同給企業(yè)帶來了以下幾個(gè)方面的價(jià)值：
第一，提高企業(yè)信息化管理
協(xié)同平臺表單+流程應(yīng)用，提高了企業(yè)工作效率。企業(yè)可快速搭建符合自身管理規(guī)定的工作審批流程，打通企業(yè)內(nèi)外部數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)工作審批、任務(wù)協(xié)作、數(shù)據(jù)采集等場景；讓企業(yè)工作流審批更規(guī)范更安全。
第二，無紙化辦公降低成本
利用線上協(xié)同辦公系統(tǒng)節(jié)省紙張、辦公耗材，難免造成浪費(fèi)。全面打通各部門業(yè)務(wù)辦公流程，實(shí)現(xiàn)一站式閉環(huán)管理，讓公司費(fèi)用更加合理可控。而不僅節(jié)約成本，而且解決大量文件存放的空間問題和查找問題。
第三，強(qiáng)化安排、職責(zé)明確
按照不同部門安排職責(zé)，將職責(zé)問題規(guī)范化，系統(tǒng)中的待處理問題清晰可見，避免因忙碌或其他突發(fā)事件造成的遺忘或權(quán)責(zé)不清。按照設(shè)定流程向員工分派工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)任務(wù)安排、任務(wù)提醒、進(jìn)度跟蹤、評分考核等功能，促進(jìn)工作落地，提高執(zhí)行效率。
第四，消除信息孤島
在企業(yè)部門由于其信息和資源的共享性，通過數(shù)據(jù)交換、采集、組織、打包，并通過信息門戶向所有使用協(xié)同平臺的企業(yè)員工按其權(quán)限提供信息服務(wù)，打破了信息孤島和資源孤島，企業(yè)各部門因協(xié)同平臺實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息共享，使行政管理工作集中化、流程化、規(guī)范化，達(dá)到資源的有效共享。
第五，高效移動(dòng)辦公
通過移動(dòng)辦公，可以不受工作環(huán)境的限制，隨時(shí)隨地通過移動(dòng)端進(jìn)行流程的批轉(zhuǎn)、處理等，提高工作效率。

九、關(guān)鍵成功要素
協(xié)同辦公系統(tǒng)作為信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)工具，通過統(tǒng)一辦公流程，規(guī)范信息流動(dòng)，有效提高企業(yè)的工作效率，降低運(yùn)營成本。通過多次的溝通、測試、調(diào)整等，主要有：
1、初期調(diào)研是根本
在產(chǎn)品調(diào)研期間，不僅要了解企業(yè)內(nèi)部的訴求，當(dāng)前的流程體系。更結(jié)合類似企業(yè)的應(yīng)用結(jié)構(gòu)，將優(yōu)秀的管理辦法進(jìn)行梳理，與實(shí)際情況相結(jié)合，以形成獨(dú)具企業(yè)特色的應(yīng)用管理方案。
2、運(yùn)行過程注溝通
通過業(yè)務(wù)的專屬定制，讓各部門員工積極參與進(jìn)來，形成良好的互動(dòng)關(guān)系，共同分析辦公流程和其中的數(shù)據(jù)邏輯變化，以及特殊商業(yè)規(guī)則，把這些具有行業(yè)特征的、個(gè)性化的管理功能進(jìn)行定制化開發(fā)，為客戶提供符合切實(shí)管理需求的協(xié)同管理系統(tǒng)。