一、案例簡述
通過協(xié)同辦公系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)全公司各層級管理單位網(wǎng)上辦公一體化體系；建立全公司公文辦理與事務(wù)處理平臺，所有分子公司基于平臺進(jìn)行日常辦公、事務(wù)處理、信息傳遞及業(yè)務(wù)協(xié)作，并進(jìn)行公文、協(xié)同、文檔的共享與交換，全面實現(xiàn)跨單位、跨部門的信息共享與業(yè)務(wù)協(xié)同。建立安全可靠的移動辦公平臺，不受空間與時間限制，實現(xiàn)隨時隨地，利用碎片時間進(jìn)行辦公事務(wù)的處理。
二、管理難點
各分子公司分散，缺乏統(tǒng)一的管理手段，容易形成信息孤島
各子公司分布范圍比較廣泛，集中在晉城、朔州等地，距離比較遙遠(yuǎn)；所以在人員管理和業(yè)務(wù)運(yùn)營方面面臨很多困難和挑戰(zhàn)，主要體現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、請示報告、合同送審等業(yè)務(wù)，時間周期長，效率低下；
規(guī)章制度還未形成統(tǒng)一的、規(guī)范化管理
各種規(guī)章制度由股份公司通過郵件或其他方式進(jìn)行下發(fā)，各分子公司無法隨時找到相應(yīng)的規(guī)章制度、法律法規(guī)，經(jīng)濟(jì)分析會資料等。
股份機(jī)關(guān)與分子公司之間缺乏有效的溝通機(jī)制
針對企業(yè)經(jīng)營情況，經(jīng)常進(jìn)行溝通交流，但是由于沒有信息交流的平臺，問題解答不及時和重復(fù)溝通的情況時有發(fā)生。
領(lǐng)導(dǎo)審批流程相對緩慢，耗時耗力。每天都會有數(shù)不清的審批需要各級領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，但領(lǐng)導(dǎo)們不是在開會，就是在出差，從部門經(jīng)理到高層，耗時耗力，需充分利用碎片化的時間直接審批，極大的簡化辦事流程，縮短審批時間。
三、企業(yè)簡介?
山西蘭花科技創(chuàng)業(yè)股份有限公司（以下簡稱：蘭花科創(chuàng)）成立于1998年12月，公司股票1998年12月17日在上交所上市，股票名稱蘭花科創(chuàng)，證券代碼600123。
蘭花科創(chuàng)現(xiàn)有煤炭生產(chǎn)礦井7座，年核定總產(chǎn)能960萬噸，參股41%華潤大寧礦年產(chǎn)能400萬噸，新建240萬噸/年玉溪煤礦和總產(chǎn)能420萬噸/年5座資源整合礦在建?，F(xiàn)有化肥生產(chǎn)企業(yè)4家，裝置年產(chǎn)能合成氨60萬噸、尿素120萬噸、復(fù)合肥15萬噸?，F(xiàn)有化工企業(yè)3家，裝置年產(chǎn)能甲醇30萬噸、二甲醚20萬噸、己內(nèi)酰胺10萬噸、硫酸銨15萬噸、環(huán)已烷2.8萬噸。
蘭花科創(chuàng)是中國上市公司500強(qiáng)企業(yè)，股票先后入選上證50指數(shù)、上證180指數(shù)、滬深300指數(shù)樣本股。先后榮獲“第一批國家級知識產(chǎn)權(quán)優(yōu)勢企業(yè)、山西省五一勞動獎狀、山西省功勛企業(yè)、山西省第一批創(chuàng)新型企業(yè)、上市公司中國證券市場金鼎獎”等多項榮譽(yù)，多次入選“中國上市公司競爭力百強(qiáng)、價值百強(qiáng)、內(nèi)控百強(qiáng)、藍(lán)籌百強(qiáng)、納稅百強(qiáng)、回報百強(qiáng)”等排行榜。
四、管理特色
蘭花集團(tuán)自1977年成立以來，秉承“創(chuàng)新贏得明天”的核心價值觀，在創(chuàng)新中實現(xiàn)了“裂變式增長”，有原來以煤炭為主的企業(yè)，發(fā)展成以煤和煤化工為主，集新材料、精細(xì)化工、旅游開發(fā)、機(jī)械制造等多元產(chǎn)業(yè)為一體的大型現(xiàn)代化企業(yè)集團(tuán)。在蘭花的發(fā)展過程中，管理創(chuàng)新起到了至關(guān)重要的作用。
為實現(xiàn)煤和化工發(fā)展戰(zhàn)略，挺進(jìn)全國工業(yè)企業(yè)500強(qiáng)這一戰(zhàn)略目標(biāo)，在全公司推行“三大管理”，即全面預(yù)算管理、內(nèi)部管理市場化、企業(yè)管理信息化。這一模式中，全面預(yù)算是目標(biāo)，全面預(yù)算的過程就是企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的分解、實施、控制和實現(xiàn)的過程，內(nèi)部管理市場化是手段，將市場機(jī)制由企業(yè)外引入企業(yè)內(nèi)，形成以成本為基礎(chǔ)，以節(jié)約為前提，以利潤為目標(biāo)，以工資為主線，以創(chuàng)造價值為核心，以挖掘革新為手段有效管理，形成一個完整的價值鏈，信息化是支撐，信息化管理為各管理流程構(gòu)建了信息平臺，同時為管理力的迅速發(fā)揮提供了技術(shù)支撐，確保了管理效率的提升。“三大管理”是實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)比不可少的經(jīng)營執(zhí)行手段。

五、企業(yè)信息化目標(biāo)

以WEB GIS、列表、圖形、動畫、視頻等多種展示形式，完成全公司范圍內(nèi)煤礦、化肥、化工、新材料等行業(yè)安全、生產(chǎn)、調(diào)度、經(jīng)營等數(shù)據(jù)的綜合集成和分析，煤礦企業(yè)安全監(jiān)控、人員定位、調(diào)度系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)帶班、生產(chǎn)要素、工業(yè)現(xiàn)場視頻以及化工化肥等其它企業(yè)的工業(yè)現(xiàn)場視頻信息的聯(lián)動顯示與集成，應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急物資與儲備等的管理，事故搶險救災(zāi)管理以及全員安全知識培訓(xùn)與考核等，為公司安全生產(chǎn)管理以及應(yīng)急指揮決策提供數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)支持，提升全公司安全生產(chǎn)現(xiàn)代化管理水平，提高決策指揮效率。
以移動辦公+網(wǎng)絡(luò)辦公+遠(yuǎn)程辦公等多種手段，實現(xiàn)全公司管理流程的提速提質(zhì)與提效，完成采購方及其所屬各分（子）公司的公文、會議、財務(wù)以及其它業(yè)務(wù)等內(nèi)控管理流程和新聞管理的網(wǎng)絡(luò)化、自動化，提供各種個性化應(yīng)用，實現(xiàn)全公司統(tǒng)一應(yīng)用集成、統(tǒng)一信息發(fā)布、統(tǒng)一實時通信、統(tǒng)一流程整合、統(tǒng)一數(shù)據(jù)集成、統(tǒng)一知識管理的六統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)全公司各層級管理單位網(wǎng)上辦公一體化體系。
六、信息化歷程
蘭花科創(chuàng)在信息化領(lǐng)域耕耘多年，已采購和建設(shè)了多套系統(tǒng)，包括：財務(wù)系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)等。
為有效解決企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的信息孤島問題，實現(xiàn)資源共享，提高管理效率。
2017 年，蘭花科創(chuàng)上線安全生產(chǎn)綜合調(diào)度指揮系統(tǒng)（調(diào)度管理平臺、安全生產(chǎn)平臺、應(yīng)急救援平臺、安全培訓(xùn)與考核平臺、內(nèi)控管理平臺等），OA系統(tǒng)作為其中子應(yīng)用，對于OA系統(tǒng)選型，蘭花科創(chuàng)攜手致遠(yuǎn)互聯(lián)，利用OA 辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)無紙化辦公和流程化審批；
2018 年，股份本部上線使用了考勤管理，打通協(xié)同考勤與人事管理，形成完整的考勤體系；
七、關(guān)鍵應(yīng)用場景

1、總體應(yīng)用架構(gòu)

根據(jù)蘭花科創(chuàng)的業(yè)務(wù)框架，綜合考慮組織未來的長期發(fā)展，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和理念對組織相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和邊界進(jìn)行規(guī)劃形成的信息化系統(tǒng)總體藍(lán)圖。針對其異地管理、跨區(qū)域分支機(jī)構(gòu)、跨地域?qū)徟却蠓秶鷧f(xié)作應(yīng)用設(shè)計的信息資源管控綜合平臺。
協(xié)同辦公系統(tǒng)是一個綜合性的信息系統(tǒng)，在應(yīng)用整體規(guī)劃上，主要將其劃分為三個層次：多維信息空間（門戶）、辦公基礎(chǔ)應(yīng)用和業(yè)務(wù)管理應(yīng)用、協(xié)同管理支撐平臺，這個三個部分分別通過門戶整合、插件規(guī)范、二次開發(fā)接口等與外部各種信息系統(tǒng)實現(xiàn)多種層次的信息集成和應(yīng)用整合，同時三個層次之間在功能上也是相輔相成、互為補(bǔ)充，消息、安全等機(jī)制貫穿始終。
2、關(guān)鍵業(yè)務(wù)應(yīng)用場景
2.1門戶管理
辦公平臺作為統(tǒng)一的工作入口，為員工提供高效率的工作桌面，聚焦組織角色和應(yīng)用主題，旨在進(jìn)行組織信息的集中呈現(xiàn)，形成管理路標(biāo)。
建立統(tǒng)一的信息整合門戶，以員工為中心的工作與信息服務(wù)平臺，實現(xiàn)全集團(tuán)崗位工作、管理、溝通、決策的一體化。
關(guān)鍵應(yīng)用價值
通過內(nèi)部信息門戶建設(shè)，可以有效的整合企業(yè)信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)，從而達(dá)到改進(jìn)信息訪問，優(yōu)化應(yīng)用結(jié)構(gòu)，豐富應(yīng)用內(nèi)容，提高使用效率的目的。
門戶風(fēng)格及欄目內(nèi)容均可根據(jù)企業(yè)自身需要靈活定制，從而適應(yīng)不同信息分類及展現(xiàn)的需要。
2.2集團(tuán)管理
平臺支持集團(tuán)化多單位架構(gòu)設(shè)置；支持多級單位/部門設(shè)置；支持自由調(diào)整上級單位/部門；可自由設(shè)置單位間訪問權(quán)限；隨時調(diào)整組織架構(gòu)靈活適應(yīng)企業(yè)管理發(fā)展。
關(guān)鍵應(yīng)用價值
建立總部機(jī)構(gòu)，授權(quán)獨(dú)立運(yùn)營的下屬單位信息系統(tǒng)，支撐分級協(xié)作機(jī)制管理。
建立多維溝通模型實現(xiàn)部門內(nèi)及跨單位、職能高動態(tài)的溝通，降低溝通成本，提高溝通效率。構(gòu)建分級信息門戶，通過建立多單位門戶、多業(yè)務(wù)門戶，提升業(yè)務(wù)與組織信息對稱水平。共享集團(tuán)總部資源與制度設(shè)計，支持快速低成本、高質(zhì)量擴(kuò)張。
2.3流程管理
表格流程是蘭花科創(chuàng)本部與分子公司進(jìn)行制度化，標(biāo)準(zhǔn)化的管理的一種有效手段，科學(xué)化和規(guī)范化的表單有組于現(xiàn)代企業(yè)不斷提高管理能力和生產(chǎn)效率。
覆蓋股份公司所有行政、人事、財務(wù)、合同送審等日常辦公事務(wù)的管理需求，全面實現(xiàn)無紙化、網(wǎng)絡(luò)化辦公。
關(guān)鍵應(yīng)用價值
通過表單+流程實現(xiàn)各類審批流程的電子化、模板化，規(guī)范員工的日常工作行為，為組織提供一個可管、可控、透明可視、權(quán)責(zé)明確的管理模式，方便領(lǐng)導(dǎo)異地審批、監(jiān)督和追溯，以達(dá)到企業(yè)管理制度真正落地的效果。
完全按照股份公司的管理模式，梳理和分析現(xiàn)有管理流程和制度規(guī)范，以協(xié)同電子化為目標(biāo)優(yōu)化現(xiàn)有表單流程；
根據(jù)事先定制，流程自動進(jìn)行流轉(zhuǎn)，并支持領(lǐng)導(dǎo)會簽、回退、加簽、撤銷等具體操作，可完全模擬真實場景，最大程度的“照章辦事”，并做到權(quán)限清晰，預(yù)防扯皮；
可以通過表單查詢、統(tǒng)計進(jìn)行日常工作和數(shù)據(jù)的匯總，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)；
流程審批全過程可自動轉(zhuǎn)化為協(xié)同記錄，可以歸檔、保存，方便領(lǐng)導(dǎo)查閱。
2.4公文管理
協(xié)同辦公平臺提供公文管理功能利用工作流的原理來建立公文流轉(zhuǎn)機(jī)制，通過流程模版和流程節(jié)點保證公文流程，確保在組織機(jī)構(gòu)變動和人員變動的情況下公文流程無需更新可繼續(xù)使用；利用文單確保公文文單與手工文單一致；通過節(jié)點權(quán)限控制公文的審批批示；通過正文套紅，文單套紅完成正規(guī)格式公文，并形成手工文單歸檔；
通過公文交換送達(dá)到各個單位，替代人工傳送，保證公文的安全和準(zhǔn)確。
公文管理涵蓋了收文管理、發(fā)文管理、簽報管理、公文交換、公文督辦、公文統(tǒng)計、公文檔案等幾個部分，實現(xiàn)了各種日常公文格式為用戶提供公文的收發(fā)簽、流轉(zhuǎn)過程和文件歸檔存放、查詢、統(tǒng)計等管理功能，同時也提供公文信息交換、查詢、督辦等功能。
關(guān)鍵應(yīng)用價值
完全模擬手工公文處理的流程，全面實現(xiàn)公文的數(shù)字化處理，覆蓋發(fā)文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉(zhuǎn)的全周期過程管理，讓組織管理更高效，更快捷！
2.5文檔管理
各類文檔、流程、公文及新聞公告信息等可按照部門及自定義類別進(jìn)行存儲，支持文件夾單獨(dú)授權(quán)，并支持在線編輯、操作日志、版本管理等功能。
關(guān)鍵應(yīng)用價值
實現(xiàn)電子檔案的自動歸檔和分類管理，為股份公司提供統(tǒng)一的文檔庫，分級授權(quán)查看。同時為個人提供了類似網(wǎng)絡(luò)硬盤的功能，可實現(xiàn)個人電子文檔網(wǎng)絡(luò)存儲的功能，支持個人文檔借閱和公共文檔訂閱。同時還可將協(xié)同中的流程、公文、新聞公告等進(jìn)行歸檔管理，將公司的過程型知識進(jìn)行沉淀和共享。
八、整體應(yīng)用價值
致遠(yuǎn)協(xié)同助力蘭花集團(tuán)建立統(tǒng)一內(nèi)部協(xié)同辦公信息門戶，以協(xié)同工作為核心，實現(xiàn)信息化工作流統(tǒng)一入口，實現(xiàn)各分子公司內(nèi)部、部門內(nèi)部，部門之間的公文處理、業(yè)務(wù)審批、事務(wù)審批等管理全流程運(yùn)轉(zhuǎn)；
轉(zhuǎn)變工作模式，提升工作效率
改變傳統(tǒng)辦公模式，改進(jìn)管理手段，建立靈活可配的可視化工作流管理平臺，實現(xiàn)零代碼的表單流程配置和調(diào)整維護(hù)。
落實集團(tuán)管控，提升集團(tuán)效益
貫徹公司規(guī)章制度，加強(qiáng)制度執(zhí)行力，加強(qiáng)內(nèi)控與風(fēng)險管理，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少管理成本，增加管理效益。?
促進(jìn)高效協(xié)作，責(zé)任權(quán)限清晰
明確崗位職責(zé)分工，實現(xiàn)過程控制和監(jiān)督，避免工作延誤、誤辦、責(zé)任推諉現(xiàn)象，讓工作高效執(zhí)行，提高跨部門、跨組織的協(xié)作能力。
具備移動辦公，信息交流暢通
可以隨時、隨地在統(tǒng)一桌面環(huán)境下一起辦公，全部信息一目了然，第一時間掌握業(yè)務(wù)動態(tài)，加快信息傳遞和交流，提高信息的實效性。
加強(qiáng)文件管理、促進(jìn)知識積淀
確保各類文件、報告、知識、經(jīng)驗等信息資源能得到統(tǒng)一收集、積淀，實現(xiàn)信息的有效轉(zhuǎn)移和再利用。
推動文化建設(shè)，提升競爭能力
提升全員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，提升全員專業(yè)素質(zhì)，提升全員創(chuàng)新能力；充分發(fā)揮門戶和虛擬社區(qū)的作用，增強(qiáng)股份公司的凝聚力，釋放系統(tǒng)的隱性效益，催生全新的管理理念，形成良好的企業(yè)文化，增強(qiáng)快速反應(yīng)能力，形成組織競爭優(yōu)勢。
九、關(guān)鍵成功要素
該項目之所以取得如此大的成效，離不開蘭花科創(chuàng)和致遠(yuǎn)互聯(lián)雙方領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，以及參與團(tuán)隊的認(rèn)真付出。
1、雙方項目組的全力投入
致遠(yuǎn)互聯(lián)的項目組成員在項目初期，詳細(xì)深入了解企業(yè)的需求，深入企業(yè)和相關(guān)業(yè)務(wù)人員深入溝通；期間蘭花科創(chuàng)的參與人員也給予了大力的支持，最終在雙方的共同努力下，得以項目成功運(yùn)行；
2、關(guān)鍵部門的大力支持與理解
項目涉及與股份公司本部、分子公司的對接，蘭花科創(chuàng)項目團(tuán)隊更是協(xié)調(diào)各方面資源，以目標(biāo)為導(dǎo)向，全力確保協(xié)同辦公系統(tǒng)的成功上線；從上線試運(yùn)行那天起，很多紙質(zhì)文件就退出股份機(jī)關(guān)-秘書處，信息中心、秘書處負(fù)責(zé)人聯(lián)合推動文件無紙化下發(fā)，直接上線運(yùn)行，以保障成功上線；
3、良好的溝通機(jī)制
雙方項目以周例會及階段總結(jié)的方式來對項目進(jìn)行跟蹤和反饋，保障項目按時，保質(zhì)保量推動系統(tǒng)上線運(yùn)行。