一、案例簡(jiǎn)述
山西銀行由山西省五家城市商行合并重組而成，銀行管理機(jī)構(gòu)初步組件完成，需新建管理工具，山西銀行剛組建成立，部門人員多、辦公地點(diǎn)分散等因素將導(dǎo)致后續(xù)的各類流程的審批不便和時(shí)效性滯后等問(wèn)題，為使行內(nèi)管理制度、政令有效傳達(dá)、落地，同時(shí)規(guī)范內(nèi)部管理，加強(qiáng)過(guò)程控制，規(guī)范流程、提高工作效率、降低辦公成本，擬建設(shè)一套覆蓋總、分、支行三級(jí)體系全行應(yīng)用的協(xié)同辦公系統(tǒng)，輔助行內(nèi)完成流程審批和辦公管理的需要，實(shí)現(xiàn)管理制度的有效落地。同時(shí)在系統(tǒng)的操作易用性、功能靈活性、平臺(tái)擴(kuò)展性以及技術(shù)開(kāi)放性上提出明確的要求，通過(guò)信息化建設(shè)支撐銀行管理的進(jìn)一步提升和發(fā)展。使山西銀行逐步向數(shù)字化、現(xiàn)代化銀行邁進(jìn)。
二、管理痛點(diǎn)
隨著山西省五家城市商行合并重組，山西銀行剛剛組建成立，部門人員多、辦公地點(diǎn)分散等因素導(dǎo)致后續(xù)的各類流程的審批不便和時(shí)效性滯后等問(wèn)題。對(duì)山西銀行管理工作帶來(lái)新的要求，如何正確處理好行內(nèi)管理中存在的問(wèn)題，確保行內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)持續(xù)穩(wěn)健快速發(fā)展，已成為山西銀行重組不得不思考的要事，山西銀行在重組過(guò)程中普遍存在著以下問(wèn)題：
1、制度不健全、缺乏管控手段：山西銀行由五家城市商業(yè)銀行重組而成，重組之初各類管理制度不健全，大多管理流程都要依托于原有城市商行的業(yè)務(wù)制度執(zhí)行，因此在制度落地及優(yōu)化層面缺乏有效的管控機(jī)制，一定程度上妨礙了業(yè)務(wù)的開(kāi)展。
2、業(yè)務(wù)執(zhí)行不到位：機(jī)構(gòu)重組、人員更迭，多數(shù)人員習(xí)慣原有城市商行的管理模式及制度體系，新制度推行往往在執(zhí)行層面出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致執(zhí)行難以監(jiān)管，許多問(wèn)題的產(chǎn)生不是因?yàn)闆](méi)有制度或制度本身有問(wèn)題，而恰恰是由于執(zhí)行中出現(xiàn)了偏差。員工對(duì)業(yè)務(wù)流程不熟悉，造成操作風(fēng)險(xiǎn)隱患。
3、分支行異地的管理跟不上：跨地域辦公模式受地點(diǎn)限制，重要的指令、信息、流程難以第一時(shí)間有效的下達(dá)和收集。導(dǎo)致分支行與總行審批周期長(zhǎng)，成本高，內(nèi)部溝通不暢、反復(fù)，分支行與總行信息不對(duì)稱。
三、企業(yè)簡(jiǎn)介??
山西銀行是經(jīng)中國(guó)銀保監(jiān)會(huì)批準(zhǔn)，于2021年4月28日掛牌開(kāi)業(yè)，以原大同銀行、長(zhǎng)治銀行、晉城銀行、晉中銀行、陽(yáng)泉市商業(yè)銀行為基礎(chǔ)，通過(guò)新設(shè)合并方式設(shè)立的省級(jí)法人城市商業(yè)銀行。
山西銀行注冊(cè)資本239.96億元，現(xiàn)有員工7000余名，擁有分行級(jí)機(jī)構(gòu)12家，各類營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)387個(gè)，遍布全省10個(gè)地市、23個(gè)區(qū)、36個(gè)縣，搭建了連接?xùn)|西、橫跨南北的金融服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。
山西銀行秉承“為公、恒信、義利、共融”的核心價(jià)值觀，堅(jiān)守“服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)、服務(wù)中小企業(yè)、服務(wù)城鄉(xiāng)居民”的市場(chǎng)定位，把支持地方轉(zhuǎn)型發(fā)展作為山西銀行的天職，緊抓構(gòu)建新發(fā)展格局戰(zhàn)略機(jī)遇，緊跟全省產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型、項(xiàng)目建設(shè)、“六新”突破、民生改善等重點(diǎn)領(lǐng)域，全面提升山西銀行綜合服務(wù)能力和經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)效，全方位推進(jìn)我省高質(zhì)量發(fā)展取得新成效，以專業(yè)化、綜合化金融服務(wù)，助推居民消費(fèi)升級(jí)和生活品質(zhì)提升。
四、整體管理目標(biāo)
針對(duì)山西銀行戰(zhàn)略的執(zhí)行，使用協(xié)同平臺(tái)系統(tǒng)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人員能將山西銀行戰(zhàn)略快速、準(zhǔn)確逐層分解和下達(dá)至各承辦單位、部門，及時(shí)了解戰(zhàn)略執(zhí)行情況與結(jié)果、山西銀行實(shí)時(shí)對(duì)工作任務(wù)辦理過(guò)程中遇到的問(wèn)題給予指導(dǎo)，同時(shí)各承辦單位、部門之間能通過(guò)協(xié)同平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行高效的協(xié)調(diào)和溝通；
通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)的建設(shè)，應(yīng)用信息技術(shù)有效鏈接山西銀行審批流、信息流、數(shù)據(jù)流，理順山西銀行的業(yè)務(wù)流程及信息數(shù)據(jù)流程。通過(guò)信息在各部門的快速傳遞和各管理環(huán)節(jié)對(duì)信息的響應(yīng)，預(yù)防和及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)瓶頸，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部的監(jiān)控，降低投資、大修項(xiàng)目成本促進(jìn)戰(zhàn)略目標(biāo)與績(jī)效管理。
五、信息化目標(biāo)

面向銀行金融服務(wù)的業(yè)務(wù)信息化與面向行內(nèi)管控支撐的管理信息化構(gòu)成山西銀行整體信息化架構(gòu)。
業(yè)務(wù)信息化由網(wǎng)銀、ATM、信貸等業(yè)務(wù)系統(tǒng)組成，山西銀行業(yè)務(wù)信息化的目標(biāo)是利用更多智能化的技術(shù)服務(wù)，不斷優(yōu)化、更新行內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使業(yè)務(wù)系統(tǒng)更加安全、穩(wěn)定。同時(shí)運(yùn)用人工智能技術(shù)面向客戶提供更多、更好的智能化、便捷化、一體化服務(wù)。為銀行金融業(yè)務(wù)提供有力的技術(shù)支撐與保障。
管理信息化由協(xié)同辦公系統(tǒng)、績(jī)效系統(tǒng)、HR人力資源系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、法務(wù)系統(tǒng)等內(nèi)控管理系統(tǒng)構(gòu)成。山西銀行依托于協(xié)同辦公平臺(tái)，構(gòu)建內(nèi)部管理信息化一張網(wǎng)，通過(guò)統(tǒng)一門戶將各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)身份統(tǒng)一認(rèn)證，利用協(xié)同流程服務(wù)打通人力、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程，使領(lǐng)導(dǎo)、員工能夠通過(guò)一個(gè)平臺(tái)快速發(fā)起協(xié)作、審批事項(xiàng)。將協(xié)同移動(dòng)平臺(tái)與門戶平臺(tái)作為行內(nèi)管理信息化前臺(tái)。將人力、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)后置，通過(guò)緊密集成為業(yè)務(wù)擴(kuò)展提供數(shù)據(jù)、信息支撐，通過(guò)門戶、移動(dòng)將各類辦公、管理、業(yè)務(wù)按場(chǎng)景、角色、職能提供多樣化的服務(wù)應(yīng)用。
六、信息化歷程
1、業(yè)務(wù)重組、系統(tǒng)合并
在山西銀行成立之初便設(shè)立相關(guān)籌備組，組織對(duì)各商行的金融業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行重組合并，將柜面、信貸、存款、手機(jī)銀行等各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合，為山西銀行的開(kāi)業(yè)奠定基礎(chǔ)。
2、組織重塑、流程再造
隨著山西銀行的重組，各類管理流程、管理制度拯需重建，而制度的落地、優(yōu)化需要管理信息化平臺(tái)支撐，因此山西銀行攜手致遠(yuǎn)互聯(lián)，結(jié)合行內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)、崗位職責(zé)對(duì)各類文件流程、制度流程進(jìn)行梳理、落地優(yōu)化，截止致遠(yuǎn)平臺(tái)能力構(gòu)建山西銀行管理信息系統(tǒng)主架。
七、關(guān)鍵應(yīng)用場(chǎng)景
1、總體應(yīng)用架構(gòu)

山西銀行協(xié)同辦公平臺(tái)全面實(shí)現(xiàn)總行、分行、支行的三級(jí)管理架構(gòu)，并托管村鎮(zhèn)銀行的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、行領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)指令的下達(dá)、重要業(yè)務(wù)的審批及相關(guān)文件的下發(fā)、傳閱；全行的公文管理、信息發(fā)布、會(huì)議管理、知識(shí)管理、督辦管理、信息系統(tǒng)變更管理、電子簽章管理等。

山西銀行協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)采用1+3+1的模式進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一設(shè)計(jì)、分步實(shí)施的原則進(jìn)行構(gòu)建，打造全行統(tǒng)一的綜合管理平臺(tái)。

1個(gè)門戶：構(gòu)建全行統(tǒng)一的門戶，集成各類管理信息、數(shù)據(jù)以及未來(lái)構(gòu)建的各個(gè)管理系統(tǒng)入口，形成全員統(tǒng)一的工作入口與信息窗口。
3類應(yīng)用：依托于協(xié)同管理平臺(tái)的技術(shù)能力以及后期整合的各類管理系統(tǒng)，為全行辦公人員構(gòu)建符合山西管理特色的辦公應(yīng)用（公文處理、流程審批、知識(shí)文檔、行內(nèi)文化宣傳、銀行會(huì)務(wù)管理、統(tǒng)一協(xié)作溝通）、擴(kuò)展應(yīng)用（面向行內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)單元，結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求，利用快速開(kāi)發(fā)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)應(yīng)用和管理的創(chuàng)新，如構(gòu)建督辦管理、合同管理、印章管理等）、集成應(yīng)用（打通行內(nèi)各類管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源有效共享和復(fù)用，實(shí)現(xiàn)一處錄入，多處共享，一平臺(tái)審批等）
1個(gè)統(tǒng)一移動(dòng)平臺(tái)：面向全行管理信息化構(gòu)建統(tǒng)一的移動(dòng)工作平臺(tái)，在保障信息、數(shù)據(jù)安全的前提下實(shí)現(xiàn)移動(dòng)工作、實(shí)時(shí)審批、統(tǒng)一移動(dòng)入口、統(tǒng)一工作辦理。
2、關(guān)鍵業(yè)務(wù)應(yīng)用場(chǎng)景
2.1山西銀行門戶
工作門戶作為山西銀行協(xié)同平臺(tái)的重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容，也是全行員工統(tǒng)一的辦公入口與山西銀行文化的宣傳窗口，山西銀行借助致遠(yuǎn)協(xié)同平臺(tái)以員工為核心，以山西文化建設(shè)為依托構(gòu)建山西銀行兩大類門戶：個(gè)人工作門戶、信息門戶。個(gè)人工作門戶以員工工作為切口，將行內(nèi)員工的工作按業(yè)務(wù)類型有序化分類（日常待辦、問(wèn)題跟蹤、工作提示），同時(shí)輔以行內(nèi)重要通知、咨詢等信息，使員工的工作更加有序，同時(shí)信息獲取更加簡(jiǎn)潔；信息門戶以總行文化建設(shè)為依托，構(gòu)建覆蓋資訊、通知、論壇交流、共享學(xué)習(xí)、信息收集五大板塊內(nèi)容。將行內(nèi)文化建設(shè)成果全方位呈現(xiàn)，讓員工可以快速、及時(shí)、全方位了解山西銀行文化、掌握最新資訊。?
應(yīng)用價(jià)值：
借助協(xié)同平臺(tái)實(shí)現(xiàn)全行統(tǒng)一的工作入口和總行文化宣傳窗口，致遠(yuǎn)協(xié)同平臺(tái)提供強(qiáng)大的門戶定制能力，幫助山西銀行在短時(shí)間、低成本的情況下快速構(gòu)建兩大場(chǎng)景門戶，滿足行內(nèi)人員高效工作的需求的前提下亦解決了行內(nèi)文化建設(shè)宣傳難題。同時(shí)零代碼快速構(gòu)建的門戶定制平臺(tái)為山西銀行后期構(gòu)建業(yè)務(wù)門戶以及根據(jù)行內(nèi)文化特色優(yōu)化現(xiàn)有門戶提供了堅(jiān)實(shí)有力的工具支撐。
2.2公文管理應(yīng)用
山西銀行作為股份制商業(yè)銀行，行內(nèi)重大決策、重要事項(xiàng)傳達(dá)、重要工作請(qǐng)示等均通過(guò)紅頭文件形式進(jìn)行審核、下發(fā)。因此公文流轉(zhuǎn)是山西銀行行辦工作的重點(diǎn)之一，此前行內(nèi)公文流轉(zhuǎn)均通過(guò)紙質(zhì)方式審批、下發(fā)，山西銀行發(fā)展、擴(kuò)張，在多地開(kāi)設(shè)分、支行，由于異地辦公模式，使得總行的各項(xiàng)指令、事項(xiàng)難以及時(shí)得到有效的傳達(dá)，各項(xiàng)文件的審簽周期拉長(zhǎng)。協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容之一就是利用獨(dú)特的工作流程引擎構(gòu)建符合行內(nèi)日常行文工作的公文管理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)行文件、行辦文件、行函的公文收發(fā)全過(guò)程，如擬文、審核、復(fù)核、會(huì)簽、簽發(fā)、編號(hào)、套紅、用印、封發(fā)、交換、擬辦、批示、承辦等線上全過(guò)程辦理。
公文檔案管理：公文檔案是山西銀行制度、通報(bào)、決議、重大事項(xiàng)公布、人事任免等重要指令的載體，也是記錄山西銀行企業(yè)管理發(fā)展的重要印證，在傳統(tǒng)辦公場(chǎng)景中山西銀行的公文檔案被統(tǒng)一封存在檔案柜中很難得以長(zhǎng)時(shí)間保存，同時(shí)封存的檔案不利于各部門、員工及時(shí)的調(diào)閱、查找，很多重要學(xué)習(xí)材料難以及時(shí)下發(fā)給行內(nèi)員工學(xué)習(xí)。建立一個(gè)全行的共享知識(shí)體系結(jié)構(gòu)一直是山西銀行迫切的想法與訴求。協(xié)同平臺(tái)知識(shí)管理幫助山西銀行構(gòu)建了全行統(tǒng)一的知識(shí)共享復(fù)用中心。與行內(nèi)公文管理形成聯(lián)動(dòng)，文件成型后按照年度、部門、行文種類自動(dòng)分類存儲(chǔ)，不僅可以保障公文檔案長(zhǎng)期有效保存，同時(shí)基于公文檔案設(shè)定細(xì)粒度的權(quán)限共享體系，按照部門、崗位、職務(wù)設(shè)定不同的文檔權(quán)限，即可保障重要文件的安全保密，又可實(shí)現(xiàn)權(quán)限內(nèi)檔案的快速查找、調(diào)閱。?
應(yīng)用價(jià)值：
在模擬手工公文過(guò)程的靈活性和易用性的基礎(chǔ)上，提供個(gè)性化的文單配置、流程配置、公文辦理節(jié)點(diǎn)定義、公文正文套紅、公文花臉支持等多種個(gè)性化配置機(jī)制，真實(shí)線上還原了行內(nèi)的文件流轉(zhuǎn)場(chǎng)景，利用致遠(yuǎn)靈活工作流引擎，全方位地支持行內(nèi)、跨地域、跨部門的公文應(yīng)用，使行政效率和辦公效率大幅度提升
利用公文過(guò)程監(jiān)控，流程日志記錄，實(shí)現(xiàn)審批過(guò)程可追溯的管理效果。多維度查詢、統(tǒng)計(jì)結(jié)合自定義條件查詢，滿足行辦對(duì)公文高質(zhì)、高效管理要求。
構(gòu)建電子化公文檔案體系將公文流程與檔案管理有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)公文辦結(jié)自動(dòng)分類歸檔，不僅解決了公文檔案長(zhǎng)久保存問(wèn)題，同時(shí)細(xì)粒度的權(quán)限體系在保障重要文件安全保密的前提下實(shí)現(xiàn)了檔案的快速查閱、復(fù)用。
2.3知識(shí)管理應(yīng)用
山西銀行知識(shí)社區(qū)：基于山西銀行知識(shí)文檔管理體系構(gòu)建的全行知識(shí)互動(dòng)平臺(tái)，將行內(nèi)的各類規(guī)章制度、學(xué)習(xí)資料、工作手冊(cè)等分類化管理。同時(shí)建立各部門文檔知識(shí)體系庫(kù)，實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)的文檔的快速共享。同時(shí)配以知識(shí)積分激勵(lì)模式鼓勵(lì)員工分享、共建有價(jià)值的知識(shí)文檔，形成線上的文檔共享平臺(tái)。?
應(yīng)用價(jià)值：
結(jié)構(gòu)化的知識(shí)管理體系有效的將行內(nèi)的各項(xiàng)知識(shí)、文檔結(jié)構(gòu)化管理，同時(shí)配以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋?quán)限控制機(jī)制，不僅能實(shí)現(xiàn)知識(shí)的高效共享，更能保障行內(nèi)重要資料文檔的安全性與保密性。
社交化的知識(shí)分享互動(dòng)平臺(tái)配以知識(shí)積分體系，不僅能有效激勵(lì)員工積極貢獻(xiàn)、分享，更能調(diào)動(dòng)全行實(shí)現(xiàn)知識(shí)互動(dòng)，增強(qiáng)了行內(nèi)的學(xué)習(xí)氛圍。
2.4流程協(xié)作場(chǎng)景應(yīng)用
山西銀行員工的日常工作離不開(kāi)彼此的相互協(xié)作與行內(nèi)制度的約定，因此山西銀行流程協(xié)作場(chǎng)景可以分為兩大類：日常協(xié)作類、制度審批類；面對(duì)兩大類的協(xié)作流程場(chǎng)景，利用致遠(yuǎn)協(xié)同平臺(tái)獨(dú)特的二元化工作流特性，1、通過(guò)柔性流程實(shí)現(xiàn)內(nèi)部上傳下達(dá)的順暢溝通，整體實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的整體監(jiān)管與審批，推動(dòng)內(nèi)部制度的嚴(yán)格執(zhí)行，2、通過(guò)剛性流程將行內(nèi)行政、人事、企管、財(cái)務(wù)、法務(wù)、科技等各個(gè)部門的審批業(yè)務(wù)有序落地，實(shí)現(xiàn)11類審批業(yè)務(wù)的有序開(kāi)展。
科技服務(wù)管理流轉(zhuǎn)：科技服務(wù)管理流程是解決行內(nèi)各層級(jí)人員的各類信息系統(tǒng)問(wèn)題的協(xié)調(diào)、溝通、解決的有效渠道，全行員工均可針對(duì)個(gè)人遇到的信息系統(tǒng)問(wèn)題發(fā)起，可自由選擇服務(wù)類型；科技工作臺(tái)及時(shí)予以解決，發(fā)起者與答復(fù)者可充分交換意見(jiàn)，解決結(jié)果反映到服務(wù)表單；實(shí)現(xiàn)服務(wù)發(fā)起、服務(wù)答復(fù)、服務(wù)解決、服務(wù)統(tǒng)計(jì)等?？萍挤?wù)管理流轉(zhuǎn)有效的解決了傳統(tǒng)辦公模式下信息協(xié)調(diào)不暢通、工作問(wèn)題解決不及時(shí)、協(xié)調(diào)不充分的問(wèn)題。?
應(yīng)用價(jià)值：
表單引擎+流程引擎的自定義方式實(shí)現(xiàn)行內(nèi)各項(xiàng)制度（運(yùn)營(yíng)、人力、財(cái)務(wù)....）有效落地，解決以往內(nèi)部制度執(zhí)行不到位，執(zhí)行力不高的問(wèn)題。同時(shí)配以靈活的流程權(quán)限機(jī)制，滿足晉城銀行不同場(chǎng)景下的審批需求。強(qiáng)大的分析報(bào)表引擎，自定義多維度分析流程數(shù)據(jù)便于后期統(tǒng)計(jì)、追蹤。
“郵件化”的自由協(xié)同工具，滿足行內(nèi)員工日常信息、協(xié)作、臨時(shí)工作安排，日常資料傳遞等各類協(xié)作場(chǎng)景應(yīng)用，相比傳統(tǒng)郵件引入動(dòng)態(tài)工作流程機(jī)制，不僅能有效體現(xiàn)協(xié)作成果，更能完整的呈現(xiàn)協(xié)作的全過(guò)程、全場(chǎng)景。
2.5會(huì)議資源管理
行內(nèi)各部門日常會(huì)議較多，行內(nèi)會(huì)議資源有限，常常出現(xiàn)會(huì)議資源沖突，行內(nèi)會(huì)議資源申請(qǐng)、協(xié)調(diào)工作由行辦負(fù)責(zé)，行辦人員數(shù)量有限且工作任務(wù)眾多，仍然需要每天接打電話負(fù)責(zé)會(huì)議資源的協(xié)調(diào)、籌備工作，不僅無(wú)法高效有序的開(kāi)展會(huì)議工作，且人力成本浪費(fèi)極高。協(xié)同辦公平臺(tái)作為輔助行辦工作的管理系統(tǒng)之一，如何有效的管理會(huì)議資源、高效有序的實(shí)現(xiàn)資源的合理分配，同時(shí)減少人員成本，是山西銀行協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)規(guī)劃的重點(diǎn)之一。會(huì)議管理應(yīng)用涵蓋會(huì)議資源管理、會(huì)議安排、會(huì)議紀(jì)要三大板塊，通過(guò)會(huì)議資源實(shí)現(xiàn)行內(nèi)會(huì)議室及相關(guān)會(huì)議設(shè)備的有序協(xié)調(diào)，避免沖突出現(xiàn)。會(huì)議安排聯(lián)動(dòng)移動(dòng)終端、PC終端、大屏等多端提醒，線上回執(zhí)大幅度提高會(huì)議通知的及時(shí)性。會(huì)議紀(jì)要聯(lián)動(dòng)公文實(shí)現(xiàn)會(huì)后任務(wù)的有效傳達(dá)、部署。
應(yīng)用價(jià)值：
圖形化會(huì)議室管理清晰直觀呈現(xiàn)會(huì)議資源占用情況，信息全面快速分辨資源使用情況，申請(qǐng)部門清晰可知，移動(dòng)掃碼、鼠標(biāo)拖拽式申請(qǐng)方便、簡(jiǎn)潔，同時(shí)避免行辦人員對(duì)會(huì)議資源的協(xié)調(diào)溝通問(wèn)題。主題式會(huì)議門戶，全方位呈現(xiàn)會(huì)議資源、會(huì)議開(kāi)展情況、會(huì)議日程、待開(kāi)會(huì)議，讓工作人員一目了然，掌握會(huì)議全部動(dòng)態(tài)。會(huì)后紀(jì)要、公文、任務(wù)信息聯(lián)動(dòng)，會(huì)議記錄部門可快速發(fā)布、部署相關(guān)工作，任務(wù)進(jìn)展實(shí)時(shí)跟蹤。
2.6督辦管理應(yīng)用

行內(nèi)的重點(diǎn)工作、行領(lǐng)導(dǎo)交辦工作需要經(jīng)由行辦人員進(jìn)行任務(wù)下達(dá)并落實(shí)責(zé)任部門、責(zé)任人員。對(duì)于任務(wù)的執(zhí)行結(jié)果、執(zhí)行情況行辦人員很難及時(shí)跟蹤。同時(shí)傳統(tǒng)的工作模式下信息反饋滯后導(dǎo)致任務(wù)跟蹤難。山西銀行督辦管理是將行內(nèi)重點(diǎn)工作通過(guò)工作流程形成從任務(wù)下達(dá)、定期催辦、執(zhí)行反饋、事后統(tǒng)計(jì)為一體的督辦業(yè)務(wù)體系。利用工作流程動(dòng)態(tài)跟蹤、流程日志等手段實(shí)現(xiàn)對(duì)督辦任務(wù)的快速跟蹤。

任務(wù)督辦下達(dá)：針對(duì)行內(nèi)重要會(huì)議決議任務(wù)安排、行領(lǐng)導(dǎo)重要指示、年度部門重點(diǎn)工作等重要的任務(wù)均需要通過(guò)行辦工作人員進(jìn)行整理并及時(shí)下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門，在協(xié)同平臺(tái)上線之前行辦重要任務(wù)的下達(dá)采用傳統(tǒng)的微信、郵件、口頭等方式進(jìn)行下達(dá)，不僅不能形成有效記錄并且不便于行辦準(zhǔn)確、及時(shí)的追蹤辦理狀態(tài)。協(xié)同平臺(tái)上線后改變了傳統(tǒng)的督辦下達(dá)方式采用線上任務(wù)督辦單快速精準(zhǔn)進(jìn)行任務(wù)下達(dá)，行辦人員只需要填寫關(guān)鍵的工作內(nèi)容、要求、辦結(jié)時(shí)限、責(zé)任人、任務(wù)類型等信息，系統(tǒng)便可自動(dòng)將推送至相關(guān)責(zé)任人待辦事項(xiàng)中，實(shí)時(shí)提醒督辦責(zé)任人。借助流程震蕩反饋機(jī)制，督辦人與責(zé)任人可以針對(duì)督辦內(nèi)容開(kāi)展線上討論并實(shí)現(xiàn)全過(guò)程痕跡記錄。保障任務(wù)下達(dá)協(xié)調(diào)過(guò)程有據(jù)可循，協(xié)作過(guò)程清晰可見(jiàn)。解決了以往任務(wù)下達(dá)后無(wú)據(jù)可循、協(xié)調(diào)溝通不暢問(wèn)題。?
督辦監(jiān)督反饋：傳統(tǒng)工作督辦模式下責(zé)任人進(jìn)度的反饋依靠的是微信、郵件、電話等方式，行辦人員需要實(shí)時(shí)記錄工作督辦的進(jìn)展，行內(nèi)重點(diǎn)工作任務(wù)多經(jīng)常出現(xiàn)超期、遺漏等問(wèn)題，同時(shí)無(wú)法對(duì)每一個(gè)任務(wù)實(shí)時(shí)跟蹤辦理進(jìn)展，檢查超期情況等，這不僅給行辦工作人員增加了繁雜的工作事項(xiàng)，更不利于行內(nèi)重點(diǎn)工作的有序推展，通過(guò)協(xié)同可視化工作流程及流程超期處理機(jī)制結(jié)合晉城銀行的督辦制度，在督辦任務(wù)下達(dá)時(shí)行辦人員可以精準(zhǔn)的設(shè)置事項(xiàng)的辦結(jié)期限以及提前提醒周期，任務(wù)到期后系統(tǒng)將自動(dòng)觸發(fā)預(yù)警消息至督辦人員與承辦人員，實(shí)時(shí)提醒，避免承辦人員工作遺忘，同時(shí)也便于行辦人員實(shí)時(shí)追蹤。承辦人員通過(guò)督辦單按周期定時(shí)填報(bào)任務(wù)進(jìn)展、進(jìn)度、下階段工作計(jì)劃，進(jìn)展填報(bào)后系統(tǒng)實(shí)時(shí)提醒督辦人員跟蹤任務(wù)最新進(jìn)展，并自動(dòng)記錄任務(wù)辦理過(guò)程中的每一次進(jìn)展情況，解決了以往需要行辦人員手工匯總統(tǒng)計(jì)的繁雜工作，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了對(duì)任務(wù)進(jìn)展的實(shí)時(shí)全面追蹤。?
督辦工作全面呈現(xiàn)：借助系統(tǒng)定制能力，將行內(nèi)有關(guān)督辦業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)、流程、信息、進(jìn)展情況全面集中呈現(xiàn)，使得行辦人員及行領(lǐng)導(dǎo)不用多處查找、翻閱行內(nèi)任務(wù)的辦理跟蹤情況，通過(guò)一個(gè)按鈕即可全面呈現(xiàn)行內(nèi)所有任務(wù)的辦理跟蹤情況，掌握各部門任務(wù)的辦結(jié)效率。?
應(yīng)用價(jià)值：
采用表格+流程+智能提醒的方式打破了傳統(tǒng)任務(wù)督辦的局限性，利用工作流跟蹤機(jī)制，滿足行內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員實(shí)時(shí)跟蹤任務(wù)進(jìn)展。利用自定義分析技術(shù)實(shí)現(xiàn)任務(wù)分類化管理，不同類型任務(wù)不同呈現(xiàn)方式。進(jìn)度條式的進(jìn)度體現(xiàn)清晰直觀。
結(jié)合流程智能提醒機(jī)制與任務(wù)超期機(jī)制實(shí)現(xiàn)督辦任務(wù)的超期前、超期、超期后的多頻次提醒，實(shí)時(shí)提醒承辦部門進(jìn)行反饋，提醒行辦人員進(jìn)行線下溝通、協(xié)調(diào)。避免因任務(wù)過(guò)多，跟蹤不及時(shí)而導(dǎo)致的重點(diǎn)任務(wù)延期、滯后的情況。
2.7安全可靠的移動(dòng)實(shí)時(shí)辦公
領(lǐng)導(dǎo)外出、員工出差異地辦公一直是影響晉行工作效率與審批周期的主要因素之一，而作為金融銀行機(jī)構(gòu)不得不考慮互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用遠(yuǎn)程接入的安全性與保密性，因此晉行協(xié)同辦公選型之重便是如何在安全可靠的前提下實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程移動(dòng)實(shí)時(shí)辦公模式。?
快捷實(shí)時(shí)的移動(dòng)審批：移動(dòng)審批解決了領(lǐng)導(dǎo)外出、異地辦公下無(wú)法及時(shí)審批各類重要事項(xiàng)的問(wèn)題，通過(guò)晉行移動(dòng)辦公應(yīng)用可以實(shí)時(shí)呈現(xiàn)與之相關(guān)的重要工作事項(xiàng)、審批業(yè)務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)可通過(guò)移動(dòng)APP實(shí)時(shí)接收、查閱重要的審批事項(xiàng)，同時(shí)亦可一鍵審批處理、查看辦理進(jìn)度。實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)、便捷的決策，同時(shí)將碎片化時(shí)間有效利用處理更多事務(wù)，提高工作效率。? ? ? ? ? ? ? ??
高效便捷批閱文件：山西銀行日常主要的管理工作開(kāi)展及指令下達(dá)均依靠公文開(kāi)展，領(lǐng)導(dǎo)外出無(wú)法及時(shí)批閱文件導(dǎo)致很多重要的指令無(wú)法第一時(shí)間快速傳達(dá)，山西銀行移動(dòng)辦公應(yīng)用將PC的公文審批場(chǎng)景全面移植到移動(dòng)智能終端，領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)不僅可以方便的查閱行內(nèi)的相關(guān)文件，仍可批閱重要的公文、查閱公文內(nèi)容、查看各部門審批意見(jiàn)，意見(jiàn)批閱等。使行內(nèi)的重要指令、通知得以及時(shí)有效傳達(dá)。
應(yīng)用價(jià)值：
致遠(yuǎn)互聯(lián)移動(dòng)工作平臺(tái)從網(wǎng)絡(luò)傳輸、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)文件不落地等技術(shù)手段排除了晉行的憂慮。利用代理機(jī)制實(shí)現(xiàn)移動(dòng)與數(shù)據(jù)的隔離，利用HTTPS安全傳輸技術(shù)保障數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩裕瑫r(shí)配以硬件綁定技術(shù)實(shí)現(xiàn)一設(shè)備一賬號(hào)的實(shí)名綁定。在三重安全防護(hù)的前提下集合辦公業(yè)務(wù)、審批業(yè)務(wù)、移動(dòng)入口、溝通聯(lián)絡(luò)與一體，實(shí)現(xiàn)山銀掌上移動(dòng)管理機(jī)制。
八、整體應(yīng)用價(jià)值
山西銀行協(xié)同辦公平臺(tái)的上線全面實(shí)現(xiàn)了山西銀行三級(jí)管理架構(gòu)，解決領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)指令的下達(dá)、重要業(yè)務(wù)的審批及相關(guān)文件的下發(fā)、傳閱；同時(shí)輔助行辦及各業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)了線上的公文管理、信息發(fā)布、會(huì)議管理、知識(shí)管理、督辦管理、科技管理等辦公場(chǎng)景應(yīng)用。協(xié)同辦公平臺(tái)上線后給我行管理工作帶來(lái)極大的便利，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、審批效率明顯提升：協(xié)同辦公平臺(tái)上線后解決了山西銀行跨地域、跨部門的限制，公文、制度、請(qǐng)示等各項(xiàng)流程均通過(guò)線上快捷辦理。在審批周期上相比傳統(tǒng)的工作模式縮短了1-2個(gè)工作日；
2、資源高效協(xié)調(diào)：通過(guò)協(xié)同平臺(tái)會(huì)議資源管理、任務(wù)督辦管理兩大應(yīng)用，使得山西銀行在資源調(diào)配上更加高效，解決了以往資源沖突問(wèn)題。同時(shí)通過(guò)任務(wù)督辦模塊有效跟進(jìn)任務(wù)辦理情況大大提升了員工的工作效率，節(jié)省了山西銀行的人力成本。
3、知識(shí)共享互動(dòng)機(jī)制的建立：利用協(xié)同平臺(tái)不僅將山西銀行內(nèi)部的管理體系文檔結(jié)構(gòu)化管理，同時(shí)將散落在各部門、人員手中的知識(shí)文檔有效的收集，知識(shí)積分模式的落地激發(fā)了行內(nèi)員工知識(shí)共享的潛在力量，同時(shí)也形成了行內(nèi)濃厚的知識(shí)互動(dòng)、學(xué)習(xí)氛圍。知識(shí)互動(dòng)分享平臺(tái)配合以知識(shí)積分激勵(lì)模式，不僅能夠激發(fā)員工潛在的知識(shí)分享欲望，同時(shí)能幫助晉行有效的收集分散在員工層面的各類知識(shí)資產(chǎn)，形成行內(nèi)的知識(shí)學(xué)習(xí)的新模式與新氛圍。
4、移動(dòng)實(shí)時(shí)在線：利用加密傳輸、硬件綁定等安全手段實(shí)現(xiàn)了行內(nèi)移動(dòng)實(shí)時(shí)辦公，使得領(lǐng)導(dǎo)、員工出差在外或在異地辦公場(chǎng)景下仍然可以實(shí)時(shí)、高效的協(xié)作。
協(xié)同辦公平臺(tái)的上線打破了山西銀行傳統(tǒng)的工作模式，在最少工作習(xí)慣改變的前提下實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)、高效的審批、協(xié)作。
表單+流程雙向定制引擎將山西銀行的制度有效的落地，解決了內(nèi)控制度落地難、執(zhí)行難的重要問(wèn)題。同時(shí)配以郵件化的協(xié)作溝通工具，有機(jī)的將線下的臨時(shí)協(xié)作場(chǎng)景納入線上高效率辦公。
線上任務(wù)督應(yīng)用的上線不僅解決了傳統(tǒng)工作督辦場(chǎng)景下的跟蹤難、協(xié)調(diào)難問(wèn)題。同時(shí)借助流程提醒機(jī)制、跟蹤機(jī)制實(shí)現(xiàn)了督辦的快速提醒、實(shí)時(shí)跟蹤。
致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同平臺(tái)獨(dú)特的二元化工作流引擎，強(qiáng)大的流程的定制能力、業(yè)務(wù)生成器的強(qiáng)大業(yè)務(wù)定制能力，同時(shí)通過(guò)個(gè)性化業(yè)務(wù)定制能力幫助山西銀行構(gòu)建了符合其管理特色的各類業(yè)務(wù)應(yīng)用場(chǎng)景。致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同平臺(tái)從身份認(rèn)證到數(shù)據(jù)保密、安全傳輸?shù)榷鄠€(gè)機(jī)制有機(jī)結(jié)合保障平臺(tái)的安全可靠，滿足銀行級(jí)安全體系。
九、關(guān)鍵成功要素
1、做好前期合理規(guī)劃，信息化系統(tǒng)的建設(shè)成功的首要前提是前期做好合理的需求設(shè)計(jì)以及整體的建設(shè)規(guī)劃，一個(gè)合理的規(guī)劃能使得信息化建設(shè)事半功倍，反之會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)的失敗。
2、做好需求控制，在項(xiàng)目建設(shè)的前期應(yīng)提前做好需求調(diào)研與系統(tǒng)設(shè)計(jì)的詳細(xì)工作，并盡可能細(xì)化業(yè)務(wù)場(chǎng)景與流程，后期建設(shè)過(guò)程中應(yīng)能夠合理的控制用戶需求，否則將可能導(dǎo)致系統(tǒng)架構(gòu)的整體顛覆。
3、建立可行的運(yùn)行保障制度，一個(gè)信息化系統(tǒng)的推廣必須建立健全的運(yùn)行保障制度，從而保證系統(tǒng)的有效推廣。