一、案例簡(jiǎn)述
2021年《教育信息化中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃（2021~2035年）》和《教育信息化“十四五”規(guī)劃》將系統(tǒng)布局未來(lái)5~15年教育信息化發(fā)展，明確教育信息化的發(fā)展方向。山西中醫(yī)藥大學(xué)作為教育部首批卓越醫(yī)生（中醫(yī)）教育培養(yǎng)計(jì)劃改革試點(diǎn)高校，致力于通過(guò)校園網(wǎng)、智慧校園基礎(chǔ)平臺(tái)設(shè)計(jì)，引入先進(jìn)的協(xié)同管理平臺(tái)構(gòu)建一個(gè)覆蓋學(xué)校各部門(mén)、全校教職工的協(xié)同辦公服務(wù)體系，打破時(shí)間、空間限制，融合智慧校園基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，打造一個(gè)流程化、智能化、移動(dòng)化的學(xué)校協(xié)同辦公體系，提升學(xué)校的管理效率及管理水平。
二、管理痛點(diǎn)
山西中醫(yī)藥大學(xué)屬于多校區(qū)辦公模式，現(xiàn)有太原、晉中2個(gè)校區(qū)，文件、制度、會(huì)議等工作需要依賴學(xué)校辦公室專人跟進(jìn)、推動(dòng)，造成了極大的人力成本浪費(fèi)。重點(diǎn)管理問(wèn)題體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、文件辦理效率低下，文件積壓
2、學(xué)校需處理上級(jí)單位來(lái)文，校內(nèi)各種會(huì)議紀(jì)要、通知、請(qǐng)示等上傳下達(dá)工作，每個(gè)流程關(guān)節(jié)都需要公文、會(huì)議來(lái)承載，行政事務(wù)的審批工作量龐大。學(xué)校文件種類(lèi)多、涉及部門(mén)多、審批環(huán)節(jié)多，同時(shí)大量的文件均需學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)頒布，采用傳統(tǒng)的人工跟文的方式受制于辦公區(qū)域、工作時(shí)間、領(lǐng)導(dǎo)外出等多個(gè)方面的因素，造成了文件處理不及時(shí)、文件積壓多、決策環(huán)節(jié)長(zhǎng)、效率低下等問(wèn)題。
3、制度執(zhí)行不到位、監(jiān)管有盲區(qū)
4、針對(duì)學(xué)校各項(xiàng)重大、特殊事項(xiàng)的落實(shí)工作，由于缺乏有效的信息化工具，導(dǎo)致無(wú)法對(duì)落實(shí)過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管監(jiān)督及科學(xué)的考核。各類(lèi)業(yè)務(wù)流程繁多，制度執(zhí)行需要依賴管理部門(mén)多次的監(jiān)督、宣貫，在學(xué)校制度執(zhí)行層面往往會(huì)出現(xiàn)因人而異、因事而異等情況，不利于學(xué)校整體的監(jiān)管及制度的落地，同時(shí)各類(lèi)制度、重點(diǎn)事項(xiàng)在辦理執(zhí)行過(guò)程沒(méi)有形成全過(guò)程的辦理痕跡，在問(wèn)題發(fā)生后不利于監(jiān)管部門(mén)后續(xù)的責(zé)任認(rèn)定及過(guò)程追溯。
5、會(huì)議組織費(fèi)時(shí)/費(fèi)力、會(huì)議資源管理難度大
6、學(xué)校各類(lèi)會(huì)議較多，會(huì)議組織協(xié)調(diào)工作量大，對(duì)會(huì)議前期的議題收集、組織、通知、會(huì)議室安排等環(huán)節(jié)全靠人工處理，審批效率較低。同時(shí)學(xué)校會(huì)議資源有限，各類(lèi)會(huì)議、研討、溝通等均需要占用會(huì)議資源，采用人工臺(tái)賬式的管理模式不僅不便于學(xué)校各部門(mén)對(duì)會(huì)議資源統(tǒng)一協(xié)調(diào)，更加劇了會(huì)議室管理部門(mén)溝通協(xié)調(diào)成本。
7、信息資源不共享、知識(shí)成果無(wú)法形成復(fù)用
8、山西中醫(yī)藥大學(xué)多校區(qū)，多部門(mén)，各類(lèi)制度文檔、公文資料、會(huì)議資料、決策信息、科研成果、教學(xué)實(shí)踐等各類(lèi)信息資源被分散在各個(gè)科室、辦公室，缺乏有效的共享機(jī)制，導(dǎo)致各科室之間信息閉塞，查找繁瑣，耗時(shí)長(zhǎng)，信息很容易信息不對(duì)稱、不一致等問(wèn)題。
三、簡(jiǎn)介?

山西中醫(yī)藥大學(xué)于1982年經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)籌建，1986年接收原山西醫(yī)學(xué)院中醫(yī)大學(xué)班學(xué)生開(kāi)始辦學(xué)，1989年經(jīng)原國(guó)家教委批準(zhǔn)正式成立，2000年獲得碩士學(xué)位授予權(quán)，2017年經(jīng)教育部批準(zhǔn)由山西中醫(yī)學(xué)院更名為山西中醫(yī)藥大學(xué)，同年被確定為山西省博士學(xué)位授予單位立項(xiàng)建設(shè)高校。學(xué)校是山西省人民政府和國(guó)家中醫(yī)藥管理局共建高校、教育部首批卓越醫(yī)生（中醫(yī)）教育培養(yǎng)計(jì)劃改革試點(diǎn)高校、推薦優(yōu)秀應(yīng)屆本科畢業(yè)生免試攻讀研究生高校、中醫(yī)學(xué)專業(yè)“5+3”一體化招生院校、中國(guó)政府獎(jiǎng)學(xué)金生委托培養(yǎng)高校、山西省深化創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革示范高校。

學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施完善，辦學(xué)資源充足?，F(xiàn)有太原、晉中2個(gè)校區(qū)，占地979畝。晉中校區(qū)建筑風(fēng)格獨(dú)特，莊重典雅，環(huán)境優(yōu)美，建有中醫(yī)藥文化浮雕、中醫(yī)藥先賢雕像、上湖、神農(nóng)藥谷等文化景觀，充滿濃郁的中醫(yī)藥文化元素，是全國(guó)中醫(yī)藥文化宣傳教育基地。學(xué)校教學(xué)科研儀器設(shè)備總值達(dá)19383萬(wàn)元，館藏紙質(zhì)圖書(shū)100.4萬(wàn)冊(cè)，電子圖書(shū)310萬(wàn)冊(cè)，各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)36個(gè)，建立了性能先進(jìn)的現(xiàn)代電子圖書(shū)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系。
四、管理特色
堅(jiān)持社會(huì)主義辦學(xué)方向，堅(jiān)持立德樹(shù)人，依法治校，依靠全校師生員工推動(dòng)學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展，培養(yǎng)又紅又專、德才兼?zhèn)?、全面發(fā)展的中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)合格建設(shè)者和可靠接班人。
在管理層面，一要統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，打造“廉政陽(yáng)光工程”。兩個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，事關(guān)改善辦學(xué)條件，事關(guān)學(xué)校事業(yè)發(fā)展，全體參建人員要提高思想認(rèn)識(shí)，在確保工程質(zhì)量、進(jìn)度的同時(shí)，加強(qiáng)廉政建設(shè)，把制度立起來(lái)、執(zhí)行好。二要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，堅(jiān)持事前預(yù)防與全程跟蹤監(jiān)督相結(jié)合。要壓實(shí)主體責(zé)任和監(jiān)督責(zé)任，全面梳理、著力規(guī)范項(xiàng)目管理和工作流程，確保項(xiàng)目建設(shè)依法合規(guī)，資金使用規(guī)范透明。三要突出防控重點(diǎn)，堅(jiān)持防控關(guān)鍵部位與關(guān)鍵環(huán)節(jié)相結(jié)合。既要做到監(jiān)督全覆蓋，更要緊盯“要害”，加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵崗位、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，讓工程陽(yáng)光、讓權(quán)力透明。四要嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)，切實(shí)做到“八不準(zhǔn)”。全體參建人員要通過(guò)工程建設(shè)，提高政治能力、練就過(guò)硬本領(lǐng)，在擔(dān)當(dāng)作為中再立新功。
五、信息化目標(biāo)
山西中醫(yī)藥大學(xué)在實(shí)施“1331工程”統(tǒng)籌推進(jìn)“雙一流”建設(shè)過(guò)程中，高度重視數(shù)字化建設(shè)，下大力氣打造“智慧校園”。以數(shù)字化、信息化帶動(dòng)學(xué)校深度革新，通過(guò)智慧校園的規(guī)劃實(shí)施，利用信息技術(shù)對(duì)學(xué)校組織管理、教學(xué)管理、科研管理、后勤服務(wù)管理進(jìn)行流程再造，打造一個(gè)全新的以服務(wù)學(xué)生、服務(wù)教師、服務(wù)社會(huì)大眾為目的的中醫(yī)藥教育新生態(tài)體系，為下一步實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”與“中醫(yī)藥高等教育”的深度融合應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
在學(xué)校管理上，牢固樹(shù)立開(kāi)放、共享的互聯(lián)網(wǎng)思維。借助協(xié)同辦公平臺(tái)重構(gòu)中醫(yī)藥高等教育新的組織生態(tài)與管理模式，促進(jìn)信息有效傳遞與即時(shí)共享。通過(guò)信息化工作的展開(kāi)，將全面梳理學(xué)校各部門(mén)的辦事流程，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，不僅提高辦事效率，同時(shí)，將原有的部門(mén)信息孤島問(wèn)題得到很好解決。
隨著學(xué)校信息系統(tǒng)的廣泛引入和應(yīng)用，將逐漸統(tǒng)一學(xué)校人、財(cái)、物等各方面數(shù)據(jù)，最終實(shí)現(xiàn)全校一盤(pán)棋，為下一步“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在教學(xué)實(shí)踐中，積極開(kāi)發(fā)具有中醫(yī)藥特色的網(wǎng)絡(luò)資源。
學(xué)校基于信息技術(shù)平臺(tái)，建立科學(xué)有效的教學(xué)管理體系和質(zhì)量監(jiān)控評(píng)價(jià)體系。最大限度的吸納、優(yōu)化、整合辦學(xué)資源，下大力氣打造符合中醫(yī)藥教育教學(xué)規(guī)律的爾雅通識(shí)課、慕課、微課、開(kāi)放在線研究課、開(kāi)放在線實(shí)驗(yàn)室等，為師生提供豐富的課程資源供給，不斷提升學(xué)生的學(xué)習(xí)空間。
六、信息化歷程
山西中醫(yī)藥大學(xué)整體信息化建設(shè)本著統(tǒng)一規(guī)劃、分步推進(jìn)的原則，在智慧校園、數(shù)智校園整體的建設(shè)過(guò)程中采取“邊建設(shè)、邊交接、邊使用、邊管理”的原則，以無(wú)線網(wǎng)絡(luò)全覆蓋、一卡通智能系統(tǒng)為核心，先后完成三大基礎(chǔ)平臺(tái)、網(wǎng)站集群等建設(shè)工作。進(jìn)一步完善學(xué)校信息化管理制度，制定全校數(shù)據(jù)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。
在學(xué)院組織管理層面，通過(guò)引入致遠(yuǎn)互聯(lián)成熟的協(xié)同管理平臺(tái)，重塑了學(xué)校的組織管理結(jié)構(gòu)，有效整合各部門(mén)數(shù)據(jù)、信息資源，在文、事、會(huì)一體化工作場(chǎng)景中，充分利用系統(tǒng)流程化管理機(jī)制、移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)，打破了傳統(tǒng)的辦公格局，構(gòu)建了全校智能化網(wǎng)上協(xié)同機(jī)制， 以“人”為中心，制度為指引，監(jiān)督為手段，優(yōu)化學(xué)院各類(lèi)管理流程，形成了高校、合規(guī)、智能、互聯(lián)、協(xié)同辦公新機(jī)制。
智慧校園建設(shè)也是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期建設(shè)不斷完善的工作。未來(lái)山西醫(yī)科大學(xué)在信息化建設(shè)規(guī)劃層面將依托頂層設(shè)計(jì)，通過(guò)數(shù)據(jù)集成、業(yè)務(wù)整合、統(tǒng)一認(rèn)證以等方式結(jié)合大數(shù)據(jù)、人工智能的技術(shù)領(lǐng)域的應(yīng)用，構(gòu)建全校業(yè)務(wù)、信息、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通新體系，確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)平臺(tái)兼容共享，最大限度的便捷服務(wù)師生。
七、關(guān)鍵應(yīng)用場(chǎng)景

1、總體應(yīng)用架構(gòu)

以“文、事、會(huì)”一體化為核心，實(shí)現(xiàn)組織重塑、流程再造
數(shù)字協(xié)同平臺(tái)以山西中醫(yī)藥大學(xué)“文、事、會(huì)”業(yè)務(wù)為核心，聯(lián)動(dòng)學(xué)校內(nèi)部核心業(yè)務(wù)管理，以學(xué)校制度為依據(jù)，借助平臺(tái)流程管控能力，優(yōu)化學(xué)校辦公、辦事流程，打破時(shí)間、空間限制，解決協(xié)同工作和信息共享的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)在線業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和管理，真正提高辦公效率。
平臺(tái)的設(shè)計(jì)以山西中醫(yī)藥大學(xué)“文、事、會(huì)”為中心，致力于為學(xué)校構(gòu)建一體化的行政管理中心，借助平臺(tái)流程引擎技術(shù)，打破學(xué)校各個(gè)部門(mén)，構(gòu)建一體化的事務(wù)審批中心。圍繞“兩個(gè)一”的協(xié)同管理目標(biāo)。進(jìn)一步提升學(xué)院管理水平及工作效率。
一體化行政管理：以行政業(yè)務(wù)為起點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校日常協(xié)作、公文傳送等在各辦公室、群組、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通處理；全面提高辦會(huì)效率，實(shí)現(xiàn)一體化會(huì)議議題管理。
一體化事務(wù)協(xié)作：以學(xué)校管理制度為指導(dǎo)、各部門(mén)協(xié)作場(chǎng)景為中心，梳理優(yōu)化學(xué)校各部門(mén)協(xié)作事項(xiàng)，提升行政管理辦公規(guī)范，保障制度執(zhí)行落地，建設(shè)面向?qū)W院師生服務(wù)，實(shí)現(xiàn)快速封裝快速擴(kuò)展；建設(shè)一網(wǎng)協(xié)作新模式。
移動(dòng)互聯(lián)應(yīng)用：通過(guò)APP、企業(yè)微信等互聯(lián)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)在線辦公，解決遠(yuǎn)程辦公難題，有效利用碎片化時(shí)間，提高工作效率。
2、關(guān)鍵業(yè)務(wù)應(yīng)用場(chǎng)景
2.1一站式的管理信息窗口
角色化工作桌面：以協(xié)同辦公平臺(tái)為依托，構(gòu)建辦公門(mén)戶，辦公門(mén)戶的構(gòu)建全面以個(gè)性化、分類(lèi)化的思路，充分體現(xiàn)“人”為中心的設(shè)計(jì)理念，將所有的工作按照人的崗位、職責(zé)、角色清晰化分類(lèi)，同時(shí)提供個(gè)性化定制功能，能夠讓教職工按照自己的工作模式、辦公習(xí)慣個(gè)性化定制專屬的辦公門(mén)戶，打破標(biāo)準(zhǔn)化的思路，教職工登錄辦公門(mén)戶后系統(tǒng)便可自動(dòng)按照相關(guān)分類(lèi)規(guī)則、工作人員使用習(xí)慣智能化推送相關(guān)事務(wù)，使職工的工作更加便利、順手。
多維度的信息資訊窗口：融合兩辦通知、教學(xué)咨詢、科研工作、黨建教育等多個(gè)板塊，構(gòu)建全校一體化資訊服務(wù)中心，分板塊、分類(lèi)型多維度呈現(xiàn)學(xué)校重點(diǎn)動(dòng)態(tài)，讓教職工第一時(shí)間掌握學(xué)校重點(diǎn)資訊、重要通知，支撐學(xué)校文化建設(shè)推廣，建立網(wǎng)上精神文化宣傳陣地。
關(guān)鍵應(yīng)用價(jià)值
融合中醫(yī)藥文化底蘊(yùn)，通過(guò)角色化、多維度、多分類(lèi)的信息展示機(jī)制，以教職工為中心，聚焦信息資訊、工作辦理、事務(wù)服務(wù)、行政辦公與一體，構(gòu)建了線上統(tǒng)一的辦公桌面，打破信息壁壘，通過(guò)扁平化的工作窗口，全方位支撐學(xué)校教職工線上辦公、辦事、信息資訊查閱。
2.2豐富的公文管理應(yīng)用
協(xié)同辦公系統(tǒng)電子公文應(yīng)用通過(guò)電子化方式對(duì)公文進(jìn)行收發(fā)、分類(lèi)、編號(hào)、處理、流轉(zhuǎn)、交換、歸檔、調(diào)閱等的完整過(guò)程的實(shí)現(xiàn)，公文的個(gè)性化設(shè)置滿足校辦、黨委、工會(huì)等不同部門(mén)的收發(fā)文應(yīng)用場(chǎng)景，真實(shí)還原線下辦文的場(chǎng)景，同時(shí)結(jié)合移動(dòng)審批特性，實(shí)現(xiàn)公文的異地審批、辦理，提高學(xué)校的公文處理效率，縮短行文周期。
系統(tǒng)結(jié)合山西中醫(yī)藥大學(xué)管理構(gòu)架以及公文管理制度規(guī)范進(jìn)行公文流程固化，深度定制符合山西中醫(yī)藥大學(xué)辦文特色的電子化公文應(yīng)用，文單定義模擬紙質(zhì)單據(jù)，規(guī)范填寫(xiě)格式，嚴(yán)格按照公文模版執(zhí)行公文規(guī)范，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的行文流程，實(shí)現(xiàn)學(xué)院黨、政及各部門(mén)高效的公文辦理。公文流程清晰可見(jiàn)，可視化跟進(jìn)。采用一屏展示的呈現(xiàn)布局簡(jiǎn)潔明了，融合在線預(yù)覽編輯技術(shù)，實(shí)現(xiàn)公文全程電子化管理，高效協(xié)作、全程留痕。
構(gòu)建移動(dòng)辦文平臺(tái)，結(jié)合學(xué)校企業(yè)微信平臺(tái)，打破時(shí)間、空間的隔閡，隨時(shí)隨地對(duì)文件進(jìn)行移動(dòng)審批，只需手寫(xiě)、點(diǎn)擊、拖動(dòng)簡(jiǎn)單操作即可完成收發(fā)文處理；尤其在疫情期間，對(duì)于文件處理的及時(shí)性、有效性提供了很大的幫助。
關(guān)鍵應(yīng)用價(jià)值
真實(shí)還原線下辦文場(chǎng)景，整合學(xué)?，F(xiàn)有電子簽名、簽章系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公文在線簽批、用印。同時(shí)移動(dòng)辦文特性解決了領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)快速審批、辦理各類(lèi)文件，提高工作效率。通過(guò)流程日志、跟蹤機(jī)制實(shí)現(xiàn)對(duì)文件辦理過(guò)程中的實(shí)時(shí)感知、有據(jù)可依。自定義的公文查詢、統(tǒng)計(jì)應(yīng)用解決了傳統(tǒng)辦公模式下的信息登記工作量大、收集難、統(tǒng)計(jì)分析難的問(wèn)題。
2.3全過(guò)程會(huì)議管理應(yīng)用
山西財(cái)經(jīng)大學(xué)日常會(huì)議繁多，傳統(tǒng)管理方式效率低、準(zhǔn)確性差，缺乏有效的管理工具，會(huì)前議題采集、資源協(xié)調(diào)、會(huì)議通知，會(huì)中參會(huì)人員統(tǒng)計(jì)，會(huì)后紀(jì)要執(zhí)行落實(shí)均需要靠人工協(xié)調(diào)跟進(jìn)。通過(guò)致遠(yuǎn)協(xié)同平臺(tái)為山西中醫(yī)藥大學(xué)構(gòu)建全程電子化會(huì)議管理應(yīng)用，覆蓋會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后全過(guò)程線上管理。提升山西中醫(yī)藥大學(xué)會(huì)議執(zhí)行效率。?
依托于協(xié)同辦公平臺(tái)構(gòu)建會(huì)議資源管理應(yīng)用，將學(xué)校現(xiàn)有的會(huì)議資源（會(huì)議室、會(huì)議設(shè)備）納入信息化平臺(tái)，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的有效管理。通過(guò)圖形化展示的視圖，申請(qǐng)人員可以直觀了解到會(huì)議資源占用情況，合理避開(kāi)使用時(shí)間，避免資源沖突。拖拽式的申請(qǐng)簡(jiǎn)單便捷。一鍵申請(qǐng)快速審批對(duì)校辦而言降低了因會(huì)議資源沖突而產(chǎn)生的協(xié)調(diào)溝通成本，提高了資源組織協(xié)調(diào)效率。
依托于學(xué)校的組織體系及議題事項(xiàng)，會(huì)議組織人員可通過(guò)線上一鍵發(fā)起會(huì)議通知，通過(guò)手機(jī)微信、PC消息等多種渠道精準(zhǔn)通知參會(huì)人員，參會(huì)單位線上回執(zhí)參會(huì)情況，解決傳統(tǒng)模式下電話通知、微信群推等手段通知不到位、回執(zhí)不清晰、專人跟進(jìn)反復(fù)催辦等弊端。同時(shí)線上自動(dòng)形成參會(huì)二維碼，線下參會(huì)快捷通過(guò)企業(yè)微信掃碼簽到，實(shí)現(xiàn)參會(huì)人員快速統(tǒng)計(jì)精準(zhǔn)落實(shí) 。通過(guò)智能預(yù)警機(jī)制，會(huì)前實(shí)時(shí)提醒預(yù)警，極大程度的簡(jiǎn)化了會(huì)議組織工作者及辦公室催辦通知工作量，實(shí)現(xiàn)會(huì)議高效組織開(kāi)展。
關(guān)鍵應(yīng)用價(jià)值
通過(guò)信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的信息管理與智能化控制，解決高校手工搜集議題費(fèi)時(shí)費(fèi)力，會(huì)前資料準(zhǔn)備不足，議題庫(kù)管理雜亂無(wú)序等問(wèn)題，滿足學(xué)校議事溝通決策要求，實(shí)現(xiàn)會(huì)議組織效能的提升，讓會(huì)議更加效率。
2.4外事管理
隨著近些年國(guó)際交流的日益增多，外事工作越來(lái)越繁多復(fù)雜，日常事務(wù)工作占據(jù)了學(xué)校外事工作人員大量的時(shí)間和精力。為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校外事工作的歸口管理，規(guī)范各項(xiàng)工作申報(bào)審批流程，確保相關(guān)工作有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)外事管理合規(guī)化、信息化。山西財(cái)經(jīng)大學(xué)外事管理應(yīng)用覆蓋合作協(xié)議、因公出國(guó)、因公赴港澳臺(tái)、外事來(lái)訪接待、境外專家聘請(qǐng)、學(xué)生交流項(xiàng)目等各類(lèi)外事事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)從事項(xiàng)上報(bào)、審核、備案、存檔全流程管理。規(guī)范了學(xué)校外事工作流程，簡(jiǎn)化外事審核程序極大的縮短外事事項(xiàng)的審核周期。?
師生在線填寫(xiě)因公出國(guó)（境）申請(qǐng)，對(duì)不同情況的因公出國(guó)（境）申請(qǐng)（辦理簽證、簽證在有效期、免簽、持個(gè)人普通護(hù)照出訪等）可區(qū)別進(jìn)行申請(qǐng)，歷史填寫(xiě)記錄能夠自動(dòng)提取無(wú)需重復(fù)填寫(xiě)，審核部門(mén)可在線進(jìn)行會(huì)簽審核，管理員可登記業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度，審核消息及時(shí)通過(guò)短信郵件通知申請(qǐng)人。通過(guò)系統(tǒng)可生成校內(nèi)申請(qǐng)表、備案表、護(hù)照登記表、簽證辦理材料等多種申請(qǐng)材料；教職工可查看個(gè)人因公護(hù)照信息，支持豐富的出國(guó)（境）查詢統(tǒng)計(jì)功能。
關(guān)鍵應(yīng)用價(jià)值
外事綜合管理的啟用對(duì)規(guī)范學(xué)校因公出國(guó)（境）工作審批流程，加強(qiáng)學(xué)校因公出國(guó)（境）工作的審查監(jiān)督，同時(shí)提高出訪任務(wù)審批效率，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)學(xué)校國(guó)際化戰(zhàn)略的辦學(xué)定位和全球視野人才培養(yǎng)目標(biāo)具有重要意義。今后，合作協(xié)議、因公出國(guó)、因公赴港澳臺(tái)、外事來(lái)訪接待、境外專家聘請(qǐng)、學(xué)生交流項(xiàng)目等事項(xiàng)都將在系統(tǒng)中進(jìn)行申報(bào)審批。
2.5公章管理
師生如有公章使用需求，通過(guò)線上發(fā)起公章使用申請(qǐng)單，選擇需要使用的公章類(lèi)型，填寫(xiě)相應(yīng)使用事由，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行線上審批。通過(guò)系統(tǒng)可對(duì)公章使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。
關(guān)鍵應(yīng)用價(jià)值
加強(qiáng)了學(xué)校對(duì)于公章的管理規(guī)范，合理控制了公章的使用。結(jié)合移動(dòng)端，方便了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于公章使用申請(qǐng)的審批。
2.6公務(wù)接待管理
接到工作任務(wù)后，通過(guò)系統(tǒng)錄入來(lái)賓單位、人數(shù)等信息，按照學(xué)校相關(guān)接待制度進(jìn)行餐飲、住宿等預(yù)算填報(bào)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。
公務(wù)接待堅(jiān)持有利公務(wù)、務(wù)實(shí)節(jié)儉、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、簡(jiǎn)化禮儀、高效透明、尊重少數(shù)民族風(fēng)俗習(xí)慣的原則。公務(wù)接待費(fèi)支出實(shí)行預(yù)算總額控制、只減不增，嚴(yán)格審批、限額報(bào)銷(xiāo)。
關(guān)鍵應(yīng)用價(jià)值
切實(shí)加強(qiáng)單位公務(wù)接待管理工作，進(jìn)一步規(guī)公務(wù)接待行為，嚴(yán)格控制公務(wù)接待費(fèi)支出，防止鋪浪費(fèi)，促進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)。
八、整體應(yīng)用價(jià)值
致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同平臺(tái)助力山西中醫(yī)藥大學(xué)構(gòu)建了一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的、電子一體化的、覆蓋全校的、統(tǒng)一的現(xiàn)代化辦公協(xié)同平臺(tái)，滿足學(xué)校跨時(shí)間、跨區(qū)域、跨部門(mén)的整體化協(xié)同辦公系統(tǒng)。
協(xié)同平臺(tái)幫助學(xué)校規(guī)范管理制度，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少中間環(huán)節(jié)，著重提升執(zhí)行力。節(jié)約紙張浪費(fèi)，降低辦公費(fèi)用，避免重復(fù)勞動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)人的日常工作管理及考核。
建立溝通和知識(shí)共享平臺(tái)，打造學(xué)校統(tǒng)一溝通交流平臺(tái)，傳遞正能量，打造高績(jī)效組織。
建立移動(dòng)和微信辦公平臺(tái)，使得學(xué)校職工不受時(shí)間和空間限制，實(shí)時(shí)，快速，高效辦公辦事。
九、關(guān)鍵成功要素
山西中醫(yī)藥大學(xué)利用致遠(yuǎn)互聯(lián)的協(xié)同辦公系統(tǒng)，取得了重大的管理成效，是雙方團(tuán)隊(duì)合力共建的結(jié)果。
1、校領(lǐng)導(dǎo)的重視和帶頭使用
協(xié)同辦公系統(tǒng)是全校職工每天必須使用的系統(tǒng)，使用面大、應(yīng)用范圍廣；在系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，中高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目給予重視和關(guān)注，使需求調(diào)研、系統(tǒng)建設(shè)以及應(yīng)用推進(jìn)得以順力進(jìn)行，系統(tǒng)成功上線；
2、建立客戶內(nèi)部支撐體系
以網(wǎng)絡(luò)信息中心為主，內(nèi)部建立學(xué)校內(nèi)部支撐體系，可及時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)變更、處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，保證系統(tǒng)正常高效運(yùn)行。
3、做好知識(shí)轉(zhuǎn)移工作
知識(shí)轉(zhuǎn)移是否做的好將直接影響到職工對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用熱情，基于普通職工、領(lǐng)導(dǎo)層、信息管理員分別安排場(chǎng)次進(jìn)行培訓(xùn)，突出重點(diǎn)，讓職工認(rèn)識(shí)到產(chǎn)品價(jià)值，更好的利用產(chǎn)品功能，為自己工作提高效率。