一、院校簡介

云南民族大學(xué)創(chuàng)建于1951年8月1日，是一所培養(yǎng)各民族高級專業(yè)人才的全日制公辦民族類省屬重點大學(xué)，由教育部、國家民族事務(wù)委員會與云南省人民政府共建的大學(xué)，入選教育部“卓越法律人才教育培養(yǎng)計劃”、國家民委雙語人才培養(yǎng)基地。

民族大學(xué)開設(shè)有藏語、傣語、傈僳語、拉祜語、景頗語、佤語、納西語、彝語、哈尼語，壯語、苗語、白語等民族語種專業(yè)，是全國開辦少數(shù)民族語言專業(yè)種類最多的學(xué)校。

未來學(xué)校將持續(xù)注重內(nèi)涵式發(fā)展，不斷探索和構(gòu)建現(xiàn)代大學(xué)制度，根植云南、面向全國、輻射東南亞南亞，在國家“雙一流”建設(shè)背景下努力朝著高水平民族大學(xué)、民族團(tuán)結(jié)示范校、“三風(fēng)”建設(shè)模范校踏實前進(jìn)。

二、項目背景

民族大學(xué)在學(xué)校工作開展過程中缺乏信息化支撐，公文全靠人工跑腿簽批，有時候領(lǐng)導(dǎo)出差，一等就是幾個禮拜；領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要事項常常因為結(jié)果反饋不及時，無法得到滿意反饋結(jié)果；校長辦公會議議題維度較多，涉及到學(xué)校不同的各個部門議題匯總難……諸如此類都亟待通過一套信息化系統(tǒng)來解決。

三、信息化目標(biāo)

云南民族大學(xué)協(xié)同辦公平臺，緊密圍繞“辦文、辦會、辦事”的管理主線實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的搭建，構(gòu)建一套統(tǒng)一、安全、互聯(lián)互通的協(xié)同辦公系統(tǒng)，保障全校政令通暢，校職工間高效協(xié)作，以全面實現(xiàn)全校辦公管理的信息化、數(shù)字化、移動化。

辦文管理

通過辦文管理模塊，實現(xiàn)公文數(shù)字化處理，全面覆蓋發(fā)文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉(zhuǎn)的全周期過程管理。

辦會管理

通過辦會模塊，覆蓋校長辦公會場景下的議題申報、議題呈報、資料收集、上會選題、會議紀(jì)要等全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，提升會議組織及決策的效率。

辦事管理

通過辦事管理模塊，快速構(gòu)建符合民族大學(xué)特色和管理需要的流程管控系統(tǒng)，提高校職工日常的溝通效率，降低溝通成本，做到責(zé)任明確、環(huán)節(jié)清晰。

四、應(yīng)用場景

1、公文管理

民族大學(xué)日常公文全靠人工跑腿簽批，從擬文、印制完畢到送達(dá)校本部，起碼需要兩、三天的時間，遇到有些緊急的事務(wù)，只能是先電話告知，正式文件隨后送達(dá)，如果領(lǐng)導(dǎo)外出，不在學(xué)校，則直接影響到文件的流轉(zhuǎn)速度。

關(guān)鍵應(yīng)用場景

通過辦文管理模塊，實現(xiàn)公文數(shù)字化處理，全面覆蓋發(fā)文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉(zhuǎn)的全周期過程管理。

（1）發(fā)文管理；根據(jù)民族大學(xué)管理構(gòu)架以及公文管理制度規(guī)范進(jìn)行公文流程固化，從發(fā)文格式到發(fā)文路徑，實現(xiàn)公文審核、修改、清稿、簽發(fā)、套紅、封發(fā)等操作，公文實時接收、在線處理，處理節(jié)點明確授權(quán)，責(zé)任清晰，意見明確，保證公文審批流程的規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，提高使用靈活性。

（2）公文交換；采用安全數(shù)據(jù)交換技術(shù)，通過統(tǒng)一的安全信息交換中心，分送后自動轉(zhuǎn)收文部門的公文收發(fā)員，實現(xiàn)民族大學(xué)電子文件的上傳下達(dá)；

（3）收文管理；通過收文單實現(xiàn)來自本學(xué)校內(nèi)外部文件進(jìn)行擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔等操作，收文單實時接收、在線處理，提高收文處理效率。

（4）公文流轉(zhuǎn)進(jìn)度管理；通過流程監(jiān)控實現(xiàn)公文的流轉(zhuǎn)進(jìn)度查看，公文下發(fā)過程中，在哪個節(jié)點、誰還沒有操作都能清晰顯示，把信息快速控制在最小范圍。

（5）公文統(tǒng)計分析；系統(tǒng)自動匯總單位收發(fā)文情況，實現(xiàn)收發(fā)文的條件查詢、全文檢索，并提供相應(yīng)的統(tǒng)計報表和打印等功能。

應(yīng)用價值

通過公文管理模塊，實現(xiàn)公文數(shù)字化處理，全面覆蓋發(fā)文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉(zhuǎn)的全周期過程管理。

2、議題管理

校長辦公會議議題維度較多，涉及到學(xué)校不同的各個部門議題匯總難；

會議議題和會議內(nèi)容一直在調(diào)整，開會前校辦人員需要經(jīng)常重新打印會議材料，辦公室手忙腳亂，耗費(fèi)成本且成效不高。

關(guān)鍵應(yīng)用場景

通過辦會模塊，覆蓋校長辦公會場景下的議題申報、議題呈報、資料收集、上會選題、會議紀(jì)要等全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，提升會議組織及決策的效率。

（1）會議議題申報管理；議題申報時，上報人只需要上傳議題材料和支撐材料，可以直觀化呈現(xiàn)議題申報所需要的支撐材料，統(tǒng)一議題申報、呈送議題格式與流程，分類收集整理議題。

（2）會議議題呈送管理；系統(tǒng)自動匯總學(xué)校各科室呈送的議題，校長決定是否上會，審批結(jié)束后形成不同的議題庫，方便領(lǐng)導(dǎo)可隨時查閱材料，了解議題詳細(xì)情況。

（3）會議議題通知管理；議題呈送審批通過后，校辦工作人員發(fā)起會議通知，流程結(jié)束后，系統(tǒng)自動觸發(fā)會議通知，實現(xiàn)會議信息及時傳達(dá)。

應(yīng)用價值

通過信息化技術(shù)，實現(xiàn)會前、會中、會后的信息管理與智能化控制，解決高校手工搜集議題費(fèi)時費(fèi)力，會前資料準(zhǔn)備不足，議題庫管理雜亂無序等問題，滿足學(xué)校議事溝通決策要求，實現(xiàn)會議組織效能的提升，讓會議更加效率。

3、辦事管理

學(xué)校每周會有很多重要事項的上報、登記、審批管理，通過傳統(tǒng)線下人工登記管理再通知的方式，流程比較繁瑣且工作投入量較大信息維護(hù)難。

關(guān)鍵應(yīng)用場景

通過辦事管理模塊，快速構(gòu)建符合民族大學(xué)特色和管理需要的流程管控系統(tǒng)，提高校職工日常的溝通效率，降低溝通成本，做到責(zé)任明確、環(huán)節(jié)清晰。

（1）每周重要活動；針對學(xué)校每周主要活動的申報，利于各部門及時了解掌握每周活動信息。

（2）每月交通費(fèi)報銷；針對學(xué)校每月交通補(bǔ)貼費(fèi)用進(jìn)行規(guī)范管理，涉及員工編碼、部門、月份數(shù)據(jù)自動帶出，減少重復(fù)錄入的工作量，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一致。

應(yīng)用價值

通過辦事管理模塊實現(xiàn)學(xué)校周度重要活動的上報、審批、匯總?cè)鞒瘫O(jiān)控管理，規(guī)范學(xué)校的辦事流程，方便對各個重要活動監(jiān)督管理，提升學(xué)校辦事管理監(jiān)督管控能力。

五、整體價值

云南民族大學(xué)各部門間已經(jīng)基本放棄了紙介的辦公方式，全部改為了OA方式流轉(zhuǎn)，節(jié)省了大量在途時間，紙張成本費(fèi)用，提高辦公效率。

電子化公文管理

實現(xiàn)校內(nèi)規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)碾娮踊墓芾?，覆蓋發(fā)文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉(zhuǎn)的全周期過程管理。

可視化流程管理

通過可視化的流程規(guī)范校內(nèi)事務(wù)審批過程管理，提高校職工日常的溝通效率，降低溝通成本，做到責(zé)任明確、環(huán)節(jié)清晰。

在線議題管理

統(tǒng)一議題申報、呈送議題格式與流程，分類收集整理議題，在線查看議題資料，讓議題更加有序、整體化，提升會議決策效率。

實現(xiàn)信息共享

將各項工作分類匯總，建立網(wǎng)絡(luò)溝通渠道和信息交流平臺，實現(xiàn)信息共享、順暢溝通。