一、院校簡介

電子科技大學(xué)是教育部直屬，坐落于四川省成都市、國家“211工程”建設(shè)的重點(diǎn)大學(xué)、“985工程” 重點(diǎn)建設(shè)大學(xué)。學(xué)校設(shè)有清水河、沙河、九里堤三個校區(qū)，校舍總建筑面積123萬余平方米。有23個學(xué)院（部），63個本科專業(yè)。2017年進(jìn)入國家建設(shè)“世界一流大學(xué)”A類高校行列。并入選“2011計(jì)劃”、“111計(jì)劃”等，被譽(yù)為“中國電子類院校的排頭兵”。

二、項(xiàng)目背景

隨著高校的不斷發(fā)展，高校與社會各行業(yè)的聯(lián)系與協(xié)作日益增多，為了保障和維護(hù)高校的合法權(quán)益不受侵犯，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，需要對各類經(jīng)濟(jì)行為通過合同管理來進(jìn)行規(guī)范。

高校的合同主要內(nèi)容包括基建工程與修繕項(xiàng)目（含設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工）、物資設(shè)備采購、教材和圖書資料采購、大宗物資采購、低價(jià)易耗品的定期采購、綠化工程及維護(hù)業(yè)務(wù)、學(xué)校大宗保險(xiǎn)業(yè)務(wù)、捐贈、資產(chǎn)出租出借、對外投資、合作辦學(xué)、教科研的橫向課題、校企合同等其他涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容和涉及學(xué)院權(quán)益的事宜。

三、信息化目標(biāo)

電子科技大學(xué)根據(jù)自身的管理機(jī)制和管理需求，建立了集合同簽訂、合同履行、合同檔案、合同監(jiān)督于一體的合同管理平臺。

1、合同簽訂

實(shí)現(xiàn)合同的統(tǒng)一規(guī)范、分層分級、權(quán)責(zé)清晰的快速審批管理，實(shí)現(xiàn)合同模板和合同管理機(jī)構(gòu)的規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)合同簽訂后的變更和解除管理。

2、合同履行

合同收支管理、合同過程管理，并與其它專業(yè)系統(tǒng)同步或集成相應(yīng)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)合同爭議糾紛和履行風(fēng)險(xiǎn)管控。

3、合同檔案

實(shí)現(xiàn)分類合同臺賬、實(shí)時合同查詢、合同檔案線上線下同步管理，明確合同臺賬數(shù)據(jù)不同權(quán)限。

4、合同監(jiān)督

實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)、合同權(quán)責(zé)、合同安全等監(jiān)督，支持合同定期監(jiān)督和不定期審計(jì)，持續(xù)監(jiān)督合同安全管理。

四、應(yīng)用場景

1、系統(tǒng)集成

門戶集成

通過統(tǒng)一身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄，全校的老師統(tǒng)一門戶和統(tǒng)一入口。

數(shù)據(jù)集成

數(shù)據(jù)中心收集由各系統(tǒng)共享的人事、采購、科研項(xiàng)目、財(cái)務(wù)等信息，然后共享到合同管理系統(tǒng)。合同系統(tǒng)將合同數(shù)據(jù)共享到數(shù)據(jù)中心，數(shù)據(jù)中心再共享給各業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

合同管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

一般合同類

科研類

國資和后勤類

應(yīng)用價(jià)值

合同管理系統(tǒng)的所有組織架構(gòu)人員信息統(tǒng)一通過數(shù)據(jù)中心共享到合同系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一組織架構(gòu)、統(tǒng)一人員、統(tǒng)一維護(hù)、統(tǒng)一管理。通過數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲和數(shù)據(jù)共享，減少系統(tǒng)之間的對接，減少開發(fā)成本，并增強(qiáng)系統(tǒng)可維護(hù)性，打破信息孤島。

2、合同管理

簽訂主體混亂，事后追責(zé)無據(jù)可依

學(xué)校各個部門都可以對外簽訂合同，并且許多合同是涉及多個部門，一旦出現(xiàn)合同糾紛，誰都不承擔(dān)責(zé)任，誰都負(fù)不起責(zé)任，最后由學(xué)校承擔(dān)責(zé)任，同時多部門對外簽合同，往往給合同的收集、歸檔管理造成了難度，給學(xué)校的財(cái)務(wù)管理帶來了風(fēng)險(xiǎn)和損失。

缺乏流程管理，內(nèi)部牽制不到位

合同管理分為制度、流程、表格、檔案幾方面管理的全過程的系統(tǒng)性行為，合同訂立前對對方單位資質(zhì)和履約能力審查不夠；合同簽署時合同沒有經(jīng)過承辦部門、財(cái)務(wù)、基建審計(jì)等部門聯(lián)合會簽，律師未對合同主要條款中的重大金額進(jìn)行審核等；合同簽訂后部門未能監(jiān)督合同的履行情況。

文本混亂，缺乏格式化文本

在學(xué)校缺乏合同管理主體機(jī)構(gòu)時，合同大多由各合同承辦部門簽訂，合同格式五花八門，專業(yè)性差，往往忽略違約責(zé)任、爭議解決等條款的約定，最終給學(xué)校帶來利益損失。

關(guān)鍵應(yīng)用場景

合同類型管理

通過統(tǒng)一管理合同類型、規(guī)范合同分類規(guī)則，后續(xù)合同可按類別進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總、分析、查詢等操作。實(shí)現(xiàn)不同維度的自定義多級類別合同分類管理，可根據(jù)合同內(nèi)容差異分類戰(zhàn)略合作協(xié)議、科研合同、學(xué)生活動相關(guān)合同、財(cái)經(jīng)類合同、采購合同、固有資產(chǎn)相關(guān)合同、對外戰(zhàn)略合作協(xié)議、未分類合同等17個一級合同類別。

合同范本管理

通過合同的文本創(chuàng)建、文本更新、版本迭代、批量上傳文本、新版本推送、一鍵轉(zhuǎn)發(fā)和下載，統(tǒng)一了合同文本的標(biāo)準(zhǔn)和版本，降低了合同管理辦公室、法務(wù)部門和相關(guān)部門的審核成本，有效規(guī)范合同的標(biāo)準(zhǔn)。

合同表單流程

重點(diǎn)闡述采購類合同審批流程，自定義圖形化合同流程配置，快速構(gòu)建符合學(xué)校規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)與非標(biāo)準(zhǔn)的合同管理流程，做到節(jié)點(diǎn)權(quán)責(zé)清晰，權(quán)限智能匹配，按照不同條件分支自動流轉(zhuǎn)。

合同審批管理

實(shí)現(xiàn)按照合同金額大小區(qū)分發(fā)起權(quán)限或是否需要發(fā)起合同審批的節(jié)點(diǎn)權(quán)限管理，比如5萬、20萬等。

合同立體決策為校領(lǐng)導(dǎo)提供立體數(shù)據(jù)支撐，降低審批和執(zhí)行環(huán)節(jié)的控制風(fēng)險(xiǎn)，審批后可自動生成合同編號或備案號，全面提升決策的價(jià)值和效率。

通過在線修改和痕跡管理功能，解決以往反復(fù)修改和多個合同管理和識別的難題，使得合同會簽效率大大提升。

合同變更管理

記錄合同變更申請、強(qiáng)制管理變更原因，實(shí)現(xiàn)合同的變更次數(shù)、變更類型與變更內(nèi)容的有效管理。合同變更后有風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估和提醒，履行完畢后自動提醒發(fā)起人。有效減少了合同隨意變更的情況發(fā)生，領(lǐng)導(dǎo)能第一時間掌握合同異常及變更風(fēng)險(xiǎn)。

合同糾紛管理

實(shí)時跟進(jìn)合同糾紛情況的上報(bào)、審核、處理和解決情況，了解合同糾紛的處理狀態(tài)并實(shí)時反饋

合同檔案管理

通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合同臺賬的實(shí)時更新和分權(quán)管理，合同查詢和定位更加快速，合同相關(guān)各部門數(shù)據(jù)共享互通更加高效。

合同報(bào)表管理

構(gòu)建合同數(shù)據(jù)平臺，為管理提供決策支持

合同預(yù)警管理

支持短信網(wǎng)頁的同時提醒，了解處理提醒、超期提醒、催辦提醒等合同簽訂情況和合同簽訂到期提醒、付款提醒等合同履行情況。

合同流程監(jiān)督

合同的流程督辦，不因人員變動和異常而影響流程流轉(zhuǎn)，杜絕“死”流程。

五、整體應(yīng)用價(jià)值

實(shí)現(xiàn)學(xué)校的管理提升

結(jié)合合同管理機(jī)制建設(shè)，合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，提升合同管理效率，實(shí)現(xiàn)學(xué)校合同管理運(yùn)作的持續(xù)完善和改進(jìn)。

支持學(xué)校的統(tǒng)一管理

深化合同管理應(yīng)用，通過合同梳理進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，作為學(xué)校規(guī)范管理的基礎(chǔ)，利于持續(xù)擴(kuò)展規(guī)模后的統(tǒng)一化管理。

支持一體化合同管控

構(gòu)建合同管理系統(tǒng)，進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)校與各承辦單位的業(yè)務(wù)縱向和橫向協(xié)同，強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，提升合同一體化管控有效性。

實(shí)現(xiàn)學(xué)校的競爭力提升

著眼于合同深化應(yīng)用，提升整體學(xué)校的總體業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展，支持學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)達(dá)成。