對(duì)于小企業(yè)而言，雖然資源和規(guī)模相對(duì)有限，但在發(fā)展進(jìn)程中同樣面臨諸多挑戰(zhàn)，而oa系統(tǒng)的出現(xiàn)，為解決這些難題提供了有效途徑。因此，小企業(yè)使用oa系統(tǒng)不僅十分必要，而且具有顯著的現(xiàn)實(shí)意義。下面詳細(xì)了解小企業(yè)使用oa系統(tǒng)進(jìn)行管理的必要性。

一、小企業(yè)發(fā)展困境：數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需求

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小企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上困難重重，主要集中在“買不起”“用不了”“買不到”“不知道”這四大痛點(diǎn)上。市場(chǎng)上多數(shù)數(shù)字化產(chǎn)品定價(jià)較高，未充分考慮小企業(yè)的成本承受能力，這讓小企業(yè)在面對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)望而卻步。而且現(xiàn)有的產(chǎn)品功能復(fù)雜，對(duì)于人員較少、員工身兼數(shù)職且缺乏專業(yè)技術(shù)人才的小企業(yè)來說，使用和維護(hù)難度極大。

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此外，數(shù)字化服務(wù)商對(duì)小企業(yè)的細(xì)分行業(yè)和獨(dú)特業(yè)務(wù)場(chǎng)景理解不足，提供的產(chǎn)品要么功能過于龐大，造成資源浪費(fèi)和成本增加；要么功能過于簡(jiǎn)單，無法滿足企業(yè)實(shí)際需求。同時(shí)，很多小企業(yè)創(chuàng)業(yè)者缺乏數(shù)字化知識(shí)，不了解數(shù)字化產(chǎn)品對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，也沒有接受過相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致在數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面無從下手。這些問題嚴(yán)重制約了小企業(yè)的發(fā)展，使其在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于劣勢(shì)。

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二、oa系統(tǒng)助力小企業(yè)突破困境

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（一）精準(zhǔn)適配，降低成本與風(fēng)險(xiǎn)

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oa系統(tǒng)基于大量中小企業(yè)客戶的zui佳實(shí)踐，提煉出標(biāo)準(zhǔn)模塊，能精準(zhǔn)匹配小企業(yè)的業(yè)務(wù)需求。與市場(chǎng)上通用的數(shù)字化產(chǎn)品不同，它無需小企業(yè)進(jìn)行復(fù)雜的定制化開發(fā)，大大降低了采購(gòu)和實(shí)施成本。以安徽黃山膠囊股份有限公司為例，通過致遠(yuǎn)的oa系統(tǒng)，利用其低代碼開發(fā)能力，快速搭建了CRM管理、采購(gòu)管理等八大業(yè)務(wù)模塊，打造了高效的信息平臺(tái)，且成本可控。這使得小企業(yè)在有限的預(yù)算內(nèi)，能夠享受到數(shù)字化管理帶來的便利，避免了因購(gòu)買昂貴且不適用的系統(tǒng)而造成的資源浪費(fèi)。

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（二）功能集成，簡(jiǎn)化工作流程與管理

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小企業(yè)人員配置精簡(jiǎn)，員工需要承擔(dān)多項(xiàng)工作任務(wù)，oa系統(tǒng)集成了豐富的功能，涵蓋營(yíng)銷、研發(fā)、業(yè)務(wù)協(xié)同、業(yè)財(cái)一體等多個(gè)方面，有效簡(jiǎn)化了工作流程。在合同管理方面，系統(tǒng)覆蓋合同全生命周期，從合同范本、審批、簽章到履約，實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)控和跟蹤，并集成了OCR、電子簽章等先進(jìn)技術(shù)，自動(dòng)預(yù)警提醒，降低履約風(fēng)險(xiǎn)，提升業(yè)務(wù)監(jiān)管能力。在服務(wù)管理上，能便捷地處理工單上報(bào)、派單維護(hù)和備件管理，快速響應(yīng)客戶服務(wù)請(qǐng)求，提高客戶滿意度，讓員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來，將更多精力投入到核心業(yè)務(wù)中。

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（三）靈活調(diào)整，適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展

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小企業(yè)發(fā)展速度快，業(yè)務(wù)變化頻繁，oa系統(tǒng)的低代碼平臺(tái)具有高度的靈活性，可根據(jù)企業(yè)需求隨時(shí)調(diào)整系統(tǒng)功能和流程。當(dāng)企業(yè)拓展新業(yè)務(wù)領(lǐng)域或調(diào)整組織架構(gòu)時(shí)，無需重新開發(fā)系統(tǒng)，通過簡(jiǎn)單的配置和調(diào)整即可滿足新的管理要求。這種隨需而變的特性，為小企業(yè)提供了可持續(xù)發(fā)展的數(shù)字化支撐，確保企業(yè)在不同發(fā)展階段都能擁有適配的管理工具，避免了因系統(tǒng)不兼容而頻繁更換帶來的成本增加和業(yè)務(wù)中斷。

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（四）知識(shí)傳遞，提升員工能力與素養(yǎng)

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oa系統(tǒng)通常具備知識(shí)管理功能，能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)和規(guī)范等知識(shí)進(jìn)行整合和沉淀。對(duì)于小企業(yè)而言，員工可以通過該功能快速獲取所需的知識(shí)和信息，加速新員工的成長(zhǎng)，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。在研發(fā)項(xiàng)目管理模塊中，積累的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)文檔等可以為后續(xù)的研發(fā)工作提供參考，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高研發(fā)效率。這有助于小企業(yè)在人才相對(duì)匱乏的情況下，提升員工的專業(yè)能力和工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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小企業(yè)在數(shù)字化時(shí)代面臨諸多挑戰(zhàn)，而oa系統(tǒng)能夠針對(duì)性地解決這些問題，成為小企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效管理、降低成本、提升競(jìng)爭(zhēng)力的有力武器。通過精準(zhǔn)適配、功能集成、靈活調(diào)整和知識(shí)傳遞等優(yōu)勢(shì)，oa系統(tǒng)為小企業(yè)的發(fā)展注入新的活力，助力其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。