近年來，我國城市化進程不斷加速，城市軌道交通的建造與發(fā)展也尤為迅速。其不僅承載著為百姓打造安全、便利、綠色、快捷、經(jīng)濟的出行新方式的責(zé)任與使命，更是城市地鐵公司建立、發(fā)展與科學(xué)管理縮影的另一個視角的良好見證。
青島地鐵公司的建立和發(fā)展也不例外。縱觀我國軌道交通行業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展全局，起步雖晚于國內(nèi)其他行業(yè)，但隨著軌道交通行業(yè)的迅猛發(fā)展，以青島地鐵集團為代表的一批地鐵集團率先開始倒逼自己，緊緊抓住最新技術(shù)之手，以“互聯(lián)網(wǎng)+協(xié)同辦公”的新型工作方式，將規(guī)范管理、高效工作、互聯(lián)共享、綠色發(fā)展等管理理念落到實處，讓軌道交通行業(yè)信息化找到趕超的拐點，開啟“快軌”上的高速“奔跑”模式。
那么，青島地鐵集團是如何做到的？
【協(xié)同先行，信息化輪子轉(zhuǎn)起來】
2013年2月22日，青島地鐵集團正式掛牌。主要承擔(dān)青島軌道交通工程投融資、建設(shè)、運營與管理；基礎(chǔ)設(shè)施、公共設(shè)施項目的工程建設(shè)管理、招標及技術(shù)服務(wù)；土地整理與開發(fā)；房地產(chǎn)開發(fā)；城市軌道交通相關(guān)資源的綜合開發(fā)及管理；物業(yè)管理；國內(nèi)廣告業(yè)務(wù)；貨物和技術(shù)的進出口業(yè)務(wù)。
青島地鐵公司的正式掛牌與地鐵線路的正式開建，使青島地鐵公司的內(nèi)外部職能也隨之正式履行。在行使各項職能伊始，青島地鐵公司便將“明確公司的管理流程、規(guī)范集團內(nèi)部管理、科學(xué)進行集團管控、工作方式科學(xué)合理、預(yù)算成本透明合規(guī)”作為集團發(fā)展的首要目標。這是青島地鐵公司高效高質(zhì)履行各項職能的基礎(chǔ)，也信息化輪子轉(zhuǎn)起來的動能所在。
在信息化建設(shè)之初，青島地鐵公司進行了整體信息化規(guī)劃及頂層設(shè)計，本著整體規(guī)劃、分步實施的策略，以及對青島地鐵公司使命與職能、信息化應(yīng)用與價值聚合的綜合思考，在信息化一期，青島地鐵集團決定管理信息化之協(xié)同辦公的建設(shè)先行。并采用以“協(xié)同聯(lián)動、無紙化高效辦公、集約綠色科學(xué)工作、智能決策分析和隨時協(xié)作共享”為特征的致遠互聯(lián)A8多組織版協(xié)同辦公平臺，以此為基礎(chǔ)實現(xiàn)集團、分子公司、上級監(jiān)管部門多方協(xié)同的價值塑造。
【走進青島地鐵協(xié)同辦公深化應(yīng)用】
青島地鐵協(xié)同辦公系統(tǒng)由兩大體系六大平臺（層）組成，即標準規(guī)范體系、安全防護體系，基礎(chǔ)設(shè)施層、平臺層（核心引擎和應(yīng)用組件）、業(yè)務(wù)應(yīng)用層（核心應(yīng)用和業(yè)務(wù)搭建平臺）、展現(xiàn)層、用戶層以及集成交換平臺。在該系統(tǒng)的整體規(guī)劃中，青島地鐵協(xié)同辦公按照“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施”策略，進行頂層設(shè)計，避免信息和應(yīng)用孤島，避免業(yè)務(wù)系統(tǒng)間聯(lián)動性弱、可擴展性不強、重復(fù)建設(shè)等問題。旨在通過實施智能化的門戶系統(tǒng)，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合集成，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一；并通過開發(fā)綜合辦公所需的各功能模塊，提高辦公效率，從而實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)有機結(jié)合的綜合協(xié)同管理平臺。
一期協(xié)同一體化應(yīng)用之核心內(nèi)容
1、多維度的協(xié)同門戶建設(shè)
集團門戶是打造集團信息統(tǒng)一發(fā)布、共享和指定收閱的基礎(chǔ)，有利于集團自上及下信息的有效導(dǎo)流。通過信息門戶的建設(shè)有效的打通了集團信息管道，增強了企業(yè)關(guān)鍵信息控制，提供了企業(yè)文化建設(shè)的統(tǒng)一門戶，實現(xiàn)了多應(yīng)用系統(tǒng)的操作界面統(tǒng)一設(shè)計與實現(xiàn)。集團信息門戶的建設(shè)將以數(shù)據(jù)獲取和數(shù)據(jù)整合為核心，通過對各類現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)中信息和數(shù)據(jù)資源的全面、有機整合來為綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)的工作協(xié)同服務(wù)。
2、高仿真的全集團協(xié)作電子流程
建設(shè)集團內(nèi)部全面的電子協(xié)作模式是協(xié)同平臺構(gòu)建中至關(guān)重要的一環(huán)。青島地鐵集團日常涉及的已經(jīng)形成固定格式的制度流程和大量還未形成格式的制度和管理流程，包括：經(jīng)營管理和行政管理方面的各種已有的制度流程；公司規(guī)章制度、政策、工作規(guī)范的制定、修訂、廢止；項目經(jīng)營目標、策略審批；項目規(guī)劃設(shè)計、單體建筑設(shè)計方案制定、修訂；項目的預(yù)決算申請審批；大量日常辦公文檔的撰寫、修改和審批以及各種工作安排和匯報。如此看來，流程門類眾多。
在過去，由于集團化組織本身的復(fù)雜性，手工方式的審批普遍存在審批效率低、跨部門跨組織審批和各種數(shù)據(jù)采集困難，信息傳遞不及時，查詢和統(tǒng)計困難等問題。遠程管理上只能采用電話和郵件溝通，管理比較粗放，需要進行大量溝通的工作信息對稱困難?，F(xiàn)在，通過電子化工作流程：制度+制度標準+工作流程+審批單據(jù)的方式得到了有效解決，極大提升了集團整體辦公效能。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前整個集團核心審批模板多大195套、審批流程多達300余條。2015年1月至8月，集團職能部門調(diào)用表單次數(shù)達4321次，其中，信訪事項處理單調(diào)用590次。
3、規(guī)范高效的公文辦文管理
平臺提供了集團內(nèi)部完備的電子公文管理功能，包括：公文應(yīng)用設(shè)置、發(fā)文管理、收文管理、簽報管理、公文交換、公文督辦、公文查詢、公文統(tǒng)計、公文檔案。
管理遵循規(guī)范的收發(fā)文、交換和文檔管理一體化等制度，并針對電子公文特點，提供相應(yīng)的電子用印、加密控制、流程控制、權(quán)限控制和備份等應(yīng)用，使得發(fā)文、收文、交換和公文檔案庫管理環(huán)環(huán)相扣；系統(tǒng)控制、安全防范和電子印章緊密相連。在整個公文流轉(zhuǎn)過程中，都提供公文督辦的功能。
4、一站式的會議管理
青島地鐵集團會議管理模塊適用于辦會的人員組織協(xié)調(diào)各類型會議的收集、審批、通知等管理工作。會議管理借助搭建平臺，搭建會議管理業(yè)務(wù)應(yīng)用。實現(xiàn)從議題收集，會議方案報批，發(fā)布通知及回執(zhí)，到下發(fā)會議紀要，會后督辦落實，全面覆蓋集團一站式會議管理場景。
過去，連會議通知都需要打印、復(fù)印，由通訊員遞送各個部門，效率很低?，F(xiàn)在，從會議前資料準備到會議通知審批及下發(fā)，從參會回執(zhí)及統(tǒng)計到會議室預(yù)訂，從會議紀要上傳到會議事項督辦，集中放在了一站式會議管理里中實現(xiàn)。集團企業(yè)會議資源可以實現(xiàn)真正內(nèi)部共享和管控。
5、嚴格透明的電子督查督辦管控
督查督辦是青島地鐵集團運行機制中重要的一環(huán)，共分為“督查立項-立項審核-專項督查臺賬跟蹤管理（紅綠燈）-督查通知管理—督辦承辦協(xié)辦過程管理—督查結(jié)果反饋-督查評分及考評—督查通報（上會）管理”八項職能?；谇鄭u地鐵督查督辦的重要性，增設(shè)督查督辦子系統(tǒng)，全面滿足集團內(nèi)督查督辦事項的需求。做到交必辦、辦必果、果必報，全面提升集團工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。
6、集團資金及預(yù)算計劃電子化管控治理
資金管理是集團企業(yè)財務(wù)管理的核心，青島地鐵公司集團資金計劃管理的基本目標就是運用電子化資金管控手段，提升全集團資金的適度匹配，加速資金調(diào)配效能，真正意義上提升資金的使用效率同時節(jié)省審批時間和審批成本。
依據(jù)集團資金及預(yù)算計劃管控理論，青島地鐵創(chuàng)新性提出了“資金預(yù)算雙管控”模式，通過協(xié)同辦公平臺的電子化協(xié)作控制基本實現(xiàn)集團內(nèi)部資金、預(yù)算計劃“雙管齊下，雙向并行”的管控邏輯，既保證了集團企業(yè)資金集中管控模式的有效實施，同步推行了以預(yù)算驅(qū)動為基礎(chǔ)的現(xiàn)代大型國有集團性企業(yè)的資金管控模式。
嚴格的資金集中管理電子化控制對集團控制風(fēng)險和控制資金成本，提高資金使用效率非常有效。同時，通過電子化辦公平臺形成的預(yù)算驅(qū)動結(jié)算的自動化流程，大大降低了直接部門如結(jié)算中心，計劃中心和相關(guān)審核節(jié)點的日常工作量，通過雙向并行資金和計劃的雙線數(shù)據(jù)及時得到共享和管理，不但嚴格約束了集團資金流的控制走向，還為集團相關(guān)戰(zhàn)略資金決策提供有力的協(xié)調(diào)和補充。
7、高效的信息化溝通協(xié)作手段：一體化通訊
隨著外部通訊技術(shù)的發(fā)展和完善，集團協(xié)同辦公平臺對新信息技術(shù)手段的要求也不斷提升，客觀響應(yīng)式信息互聯(lián)如SMS、EMAIL已經(jīng)不能有效拓展信息交互和協(xié)作的效能。而協(xié)同平臺作為集團全員應(yīng)用的門戶和主力溝通通道，必須融合市場最新的安全通訊溝通技術(shù)，創(chuàng)新打造青島地鐵集團一體化通訊的標準。
針對集團公司提出的一體化通訊要求，結(jié)合外部最新信息通訊技術(shù)手段，打通多端通訊模式是集團對電子協(xié)同平臺基本的戰(zhàn)略部署目標，目前集團對通訊方式的改造已經(jīng)包括了主動通訊服務(wù)和及時保障通訊服務(wù)兩種主要模式，主動式服務(wù)包含短信（SMS）和郵件的主動在、離線推送模式；及時通訊保障包括了手持終端APP、SNS微信端集成、PCIM三種基礎(chǔ)模式，同時為了保證已有通訊手段的進一步集成，集團正在探索與網(wǎng)絡(luò)視頻會議及電子傳真、OCR等多種輸入輸出終端的兼容關(guān)聯(lián)。
集團通過對溝通協(xié)作手段和工具的建設(shè)，極大提升了集團內(nèi)協(xié)作溝通和事件響應(yīng)能力，在引用新技術(shù)通訊手段的同時，又兼?zhèn)淞伺c平臺的安全和有機集成特性，讓集團內(nèi)部的電子化協(xié)作真正感受到“互聯(lián)網(wǎng)+”新技術(shù)手段帶來的電子協(xié)作辦公高能效。
【協(xié)同“加速度”】
隨著行業(yè)環(huán)境日新月異、信息數(shù)據(jù)的高速流動強力推動著集團內(nèi)部組織單元、價值鏈環(huán)節(jié)（組織之間），企業(yè)上下游乃至整個產(chǎn)業(yè)鏈與產(chǎn)業(yè)集群之間高度協(xié)同關(guān)聯(lián)與構(gòu)建，作為集團電子辦公和協(xié)作的第一門戶，協(xié)同辦公系統(tǒng)也將逐步承載更高的管理實踐。
今天，全國越來越多的中大型城市在推進公共軌道交通建設(shè)，地鐵快軌恰如城市的經(jīng)脈，其運行的好壞，與每一位民眾休戚相關(guān)。民眾在呼喚更安全、更便利、更經(jīng)濟、更環(huán)保的出行新方式，地鐵建設(shè)也在呼喚更科學(xué)、更規(guī)范、更高效、更便捷的管理新方式。今天的青島地鐵集團，在協(xié)同辦公系統(tǒng)的助力下，已開啟高速“奔跑”模式，伴隨協(xié)同的日趨完善和應(yīng)用深化，青島地鐵集團仍在“加速度”！
