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一、案例概述
哈爾濱投資集團有限責(zé)任公司,依托致遠協(xié)同辦公管理系統(tǒng),打造覆蓋全集團的合同管理、三會管理、督辦管理、公文管理、資產(chǎn)管理等多項特色應(yīng)用,實現(xiàn)集團信息化轉(zhuǎn)型。
二、客戶簡介
哈爾濱投資集團有限責(zé)任公司(簡稱哈投集團)成立于1988年8月,是市政府重大項目投融資平臺和市政府重要的國有資產(chǎn)經(jīng)營機構(gòu)。同時還是省市政府使用國家開發(fā)銀行政府信用貸款的省級平臺和市級平臺,承擔(dān)政府信用貸款額度130億元。經(jīng)國家開發(fā)銀行的信用評級,哈投集團管理政府信用貸款規(guī)模已達223億元。
近些年來,哈投集團找準定位,謀求發(fā)展,企業(yè)規(guī)模逐步壯大。注冊資本50億元,截止2008年底,總資產(chǎn)195億元。產(chǎn)業(yè)分布涉及綜合投資、金融證券、基礎(chǔ)設(shè)施、電力熱力、電子化工、房地產(chǎn)等行業(yè),既有投融資功能,又有產(chǎn)業(yè)實體的國有大型綜合類投資集團公司。
哈投集團現(xiàn)有全資、控參股公司16家,員工總數(shù)3000多人,其中總部員工66人,設(shè)有8個職能部門。
哈爾濱投資集團有限責(zé)任公司以金融投資為主業(yè),充分發(fā)揮投融資優(yōu)勢,逐步打造成為國有資本金融控股投資集團。
三、案例難點
哈投集團之前沒有辦公系統(tǒng),主要依托紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn),信息化水平較低,在實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息化上要投入更多的精力來幫助用戶改變以往的辦事、辦公習(xí)慣。同時,在建設(shè)中,還要盡量貼合用戶原有的辦事方式和流程,避免信息化系統(tǒng)上線的阻礙風(fēng)險。
四、客戶信息化現(xiàn)狀及展望
1.信息化歷程
2021年8月項目正式啟動;
2021年10月上線應(yīng)用:公文管理、會議管理、文化建設(shè)、文檔中心、資產(chǎn)采購管理、督辦管理、合同管理。
2.信息化藍圖
五、關(guān)鍵應(yīng)用場景
1.統(tǒng)一門戶入口
個人空間:
2.公文管理
致遠互聯(lián)公文管理解決方案遵循國家最新的公文管理規(guī)范與標準,深度還原實際應(yīng)用場景,完全模擬手工公文處理的流程,全程留痕、自動套紅、支持手寫簽批和電子簽章, 整個流程十分靈活,以電子化手段全面實現(xiàn)公文的數(shù)字化管理。依托協(xié)同運營平臺,搭建公文管理平臺,支持多層多級的發(fā)文,針對發(fā)布、執(zhí)行、反饋等落實管控要求,并且可以隨時隨地了解公文執(zhí)行情況,最終實現(xiàn)公文管理一體化、收發(fā)一體化、統(tǒng)計分析一體化,確保公文管理嚴謹、高效。
3.合同管理
哈投集團合同管理實現(xiàn)了合同簽訂審批、合同變更、合同作廢、法務(wù)審核及合同臺賬查詢等全過程管理。改變了以往線下紙質(zhì)審批的繁瑣,同時保留了法務(wù)審核的意見,便于過程追溯。合同簽審?fù)瓿珊?,自動生成合同編碼和臺賬,便于后期查詢和歸檔。
4.督辦管理
督辦工作是集團的一項重要工作內(nèi)容和工作職責(zé)。它是決策執(zhí)行程序中必不可少的重要環(huán)節(jié),是確保集團經(jīng)營路線、方針、政策及重要工作部署落到實處的重要手段。在沒有督辦管理系統(tǒng)時,集團存在“全面掌控難、事項跟進難、決策下達難、進度催辦難、預(yù)警告警難”等問題。
通過督辦管理平臺對各部門進行全方位的督查管理,領(lǐng)導(dǎo)可以全局掌握工作情況,對相關(guān)工作進行跟進指導(dǎo);各督辦部室對各項交辦工作進展情況一目了然,對推進不力的催辦督辦,對快到期、超期未辦結(jié)工作以預(yù)警提示,增強責(zé)任部門的緊迫感;所有督辦任務(wù)執(zhí)行工作都在系統(tǒng)中留下電子痕跡。為集團領(lǐng)導(dǎo)及各級主管部門跟進重大事項落實情況提供有力抓手。
5.會議管理
通過三會管理系統(tǒng),實現(xiàn)議案上會的流程規(guī)范化、智能化。從議案準備、上會審批、會議通知、到會議紀要下發(fā)的全過程管理。實現(xiàn)了同一議案在前置會議通過后,自動進入下一會議議題庫的智能化,減少了工作人員的操作。為各部門和權(quán)屬企業(yè)建立了協(xié)同辦公的工作機制,促進了企業(yè)決策依法合規(guī)執(zhí)行,提升了企業(yè)治理能力。
6.資產(chǎn)管理
資產(chǎn)管理實現(xiàn)集團采購計劃審批、資產(chǎn)入庫、資產(chǎn)領(lǐng)用等管理目標。自動記錄庫存數(shù)量,便于資產(chǎn)管理人員隨時盤點,并且根據(jù)預(yù)警閾值實現(xiàn)了庫存不足的及時提醒,使采購計劃前置,支撐企業(yè)更加高效的運轉(zhuǎn)。
六、整體應(yīng)用價值
協(xié)同辦公平臺為支撐集團日常辦公數(shù)字化發(fā)揮了重要作用。為促進集團工作制度化、制度表單化、表單流程化、流程數(shù)字化的建設(shè)目標落地提供了強力支撐。
七、關(guān)鍵成功要素
關(guān)鍵用戶大力支持
哈投集團各部室關(guān)鍵用戶高度配合集團信息化建設(shè),能及時準確的提供調(diào)研的相關(guān)資料信息,并在建設(shè)過程中有問必答,積極配合模塊測試及上線試運行。疫情期間,辦公室主動要求優(yōu)先上線公文管理等相關(guān)模塊,不但保證了系統(tǒng)的平穩(wěn)上線,同時極大的幫助集團在疫情期間的工作開展。
項目團隊具備較好的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)
因哈投集團信息化水平較低,系統(tǒng)建立之初,需要有豐富經(jīng)驗的項目團隊來為客戶提供各項業(yè)務(wù)的解決方案,幫助客戶實現(xiàn)業(yè)務(wù)落地。項目團隊不負眾望,依托自身良好的業(yè)務(wù)經(jīng)驗,在前期需求交流和系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃中,為客戶提供了很好的指引,避免了“返工”和“走彎路”的情況,用較短的時間完成了各項復(fù)雜的應(yīng)用建設(shè),獲得客戶的一致好評。
八、客戶證言
哈爾濱投資集團有限責(zé)任公司通過上線運行協(xié)同平臺,管理更加清晰,模式更加高效,效率顯著提高;線上審批代替原有紙質(zhì)審批模式,有效降低人力和時間成本,提高了審批效率;電腦端和移動端協(xié)同辦公,數(shù)據(jù)實時同步更新,無論何時何地均可進行工作處理,業(yè)務(wù)辦理無縫推進;電子公文取代了傳統(tǒng)公文傳遞方式,不僅是傳遞方式的變革,還是管理意識的改變。通過運行協(xié)同平臺,集團資源實現(xiàn)了高效配置,激發(fā)了潛在活力,工作模式實現(xiàn)了全面整體提升。
--哈爾濱投資集團有限責(zé)任公司風(fēng)控部金書淼
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