一 案例概述

以商業(yè)零售為核心基石、智慧物流為遠(yuǎn)航動力，作為現(xiàn)代生活的服務(wù)商，快速響應(yīng)全時消費需求是東百集團努力的方向。近年來，東百集團積極擁抱數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮，抓住當(dāng)下痛點和重點，局部突破，小步快跑，降本增效，全面優(yōu)化商業(yè)經(jīng)營邏輯。貫徹“以需求為導(dǎo)向、以應(yīng)用促發(fā)展”的工作思路，堅持一體化建設(shè)。東百集團與致遠(yuǎn)互聯(lián)攜手，搭建覆蓋全司的協(xié)作運營平臺，實現(xiàn)了工作協(xié)作、任務(wù)傳達(dá)、數(shù)據(jù)上傳下達(dá)、移動化辦公。助力集團構(gòu)建供應(yīng)鏈體系，實現(xiàn)全域全渠道的消費解決方案。

二 客戶簡介

福建東百集團股份有限公司（以下簡稱“東百集團”），是上海證券交易所掛牌上市公司，股票代碼600693。東百集團作為福建商業(yè)龍頭企業(yè)，擁有63年的歷史，歷經(jīng)國企改制上市和集團化、連鎖化、跨越式發(fā)展階段，如今在“傳承創(chuàng)新融合·打造百年企業(yè)”的愿景驅(qū)動下，發(fā)展成為“商業(yè)零售+智慧物流”雙輪驅(qū)動的大型商業(yè)集團，進(jìn)入規(guī)?；l(fā)展階段。

依托63年商業(yè)運營的經(jīng)驗，東百集團打造了一支在招商、運營領(lǐng)域的專業(yè)團隊，為商業(yè)零售“做強福建，走向全國”的發(fā)展戰(zhàn)略和輕資產(chǎn)管理輸出夯實基礎(chǔ)。同時，集團第二大支柱產(chǎn)業(yè)東百物流，也吸納了來自知名物流企業(yè)的管理人才，助力專業(yè)化的快速發(fā)展。

三 案例難點

（1）流程多，發(fā)起流程入口難，42家子公司，共計2000多個流程入口，五套大差別化流程，無法互通。

（2）員工入轉(zhuǎn)調(diào)離審批流程無法與員工檔案及時對接，員工入轉(zhuǎn)調(diào)離線下審批后，再進(jìn)行手工錄入，信息時效性差且HR工作量巨大。

（3）合同審核困難，無法防偽，存在被篡改風(fēng)險，合同正文為附件審核，內(nèi)容修改無法追溯，合同起草量大，查詢難，更無法按不同維度進(jìn)行統(tǒng)計。

（4）財務(wù)報銷審批難：報銷單據(jù)界面不清晰，無法使用移動審批，且審批流程無法按照客戶需求進(jìn)行自定義。

（5）作為東百集團主要的溝通工具，員工日常工作溝通離不開企業(yè)微信，希望將企業(yè)微信作為即時溝通、流程審批、業(yè)務(wù)處理的統(tǒng)一入口。

（6）采購合同預(yù)算控制滯后，采購預(yù)算無法精準(zhǔn)管控，采購合同執(zhí)行過程資金支付難以管控。

四 客戶信息化現(xiàn)狀及展望

1. 信息化歷程

福建東百集團股份有限公司自2012年起使用致遠(yuǎn)A8-V5 5.1版本的OA系統(tǒng)，客戶自行在系統(tǒng)上配置了大量表單及流程，且規(guī)范性較差 ，主要體現(xiàn)在表單基本是手工填寫、流程入口多、流程缺乏自動條件判斷等。
2019年9月，集團決定建設(shè)符合集團辦公、業(yè)務(wù)、管理需求的協(xié)同辦公平臺，建設(shè)多版塊業(yè)務(wù)治理基礎(chǔ)能力
2020年，通過致遠(yuǎn)新一代COP開啟業(yè)務(wù)擴展整合階段

2021年，實現(xiàn)合同預(yù)算管理與資金一體化

2. 信息化藍(lán)圖

東百集團協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)核心是將集團總部與各子公司、門店進(jìn)行集成管理，實現(xiàn)基礎(chǔ)協(xié)作，流程規(guī)范，數(shù)據(jù)的上傳下達(dá)，統(tǒng)一協(xié)同門戶，實現(xiàn)統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的信息門戶和統(tǒng)一的移動應(yīng)用平臺。業(yè)務(wù)管理是基礎(chǔ)協(xié)作的高階產(chǎn)物，實現(xiàn)各個應(yīng)用模塊的數(shù)據(jù)傳輸，整理業(yè)務(wù)邏輯，形成合同管理、財務(wù)報銷、人員管理、考勤管理等的業(yè)務(wù)集成。

東百協(xié)同應(yīng)用藍(lán)圖

五 關(guān)鍵應(yīng)用場景

1. 統(tǒng)一門戶

通過致遠(yuǎn)COP，東百集團建立統(tǒng)一協(xié)同門戶成為工作總?cè)肟?，統(tǒng)一應(yīng)用入口，統(tǒng)一信息發(fā)布，統(tǒng)一企業(yè)形象、風(fēng)格，統(tǒng)一單點登錄，統(tǒng)一應(yīng)用信息展現(xiàn)，靈活的員工溝通社區(qū)。將企業(yè)微信打造成集團員工移動辦公的統(tǒng)一入口，實現(xiàn)移動工作一站式服務(wù)。

2. 組織主數(shù)據(jù)同步

實現(xiàn)單位、部門、人員、崗位等從NC系統(tǒng)同步到協(xié)同平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一人員主數(shù)據(jù)。可按部門、崗位、人員、進(jìn)行過濾同步。

3. 人事管理

實現(xiàn)員工從入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動、離職與財務(wù)系統(tǒng)的對接，由協(xié)同作為事件發(fā)起的統(tǒng)一入口，并根據(jù)條件組合實現(xiàn)靈活的審批流程配置，審批流程結(jié)束后自動將人員信息記錄推送到財務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)兩套系統(tǒng)的無縫對接。

4. 財務(wù)報銷

由協(xié)同運營中臺作為各類單據(jù)發(fā)起的統(tǒng)一入口，實現(xiàn)借款單、各類報銷單、付款單、預(yù)提單、費用調(diào)整單與財務(wù)系統(tǒng)的對接，自動獲取費用科目預(yù)算，并根據(jù)條件組合實現(xiàn)靈活的審批流程配置，審批流程結(jié)束后申請金額自動信息推送到財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算額度扣減。同時當(dāng)流程撤銷時自動釋放預(yù)算，實現(xiàn)集團、事業(yè)部、子公司、門店報銷額度自動匹配各自的流程。

5. 合同管理

實現(xiàn)合同簽訂、合同變更、合同終止等全過程的業(yè)務(wù)閉環(huán)管理，會簽流程結(jié)束后自動形成相應(yīng)的合同臺賬，即時對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，支持合同臺賬查詢、修改、鎖定、導(dǎo)入、導(dǎo)出，為后期按不同維度對執(zhí)行情況形成報表，并進(jìn)行統(tǒng)計和分析，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。 合同風(fēng)控方面通過對合同審批過程中正文添加水印和鎖定、合同附件添加水印和鎖定，達(dá)到合同防偽、防篡改的目的。

6. 考試管理

集成在線學(xué)習(xí)與考試系統(tǒng)，管理員在后臺輕松維護(hù)題庫、發(fā)布考試，并可以從多個維度分析測評結(jié)果。員工使用移動端參考，并能及時知曉測評分?jǐn)?shù)和錯題，掌握自身學(xué)習(xí)效果。在線考試過程中防作弊設(shè)置，包含水印、切屏、禁止復(fù)制、答題時間限制等，支持在線成績查詢與補考。

7. 合同預(yù)算管理

同步財務(wù)系統(tǒng)每年的費用預(yù)算科目，根據(jù)不同的控制規(guī)則：合同簽訂控制，付款控制和不進(jìn)行控制的規(guī)則下進(jìn)行每條預(yù)算分別設(shè)定。在項目立項、項目付款、合同審批過程、合同變更、結(jié)算申請、合同付款中進(jìn)行體現(xiàn)，并有強弱管控區(qū)分，每年的不同業(yè)務(wù)板塊的報表呈現(xiàn)，直觀體現(xiàn)費用預(yù)算科目的執(zhí)行情況，形成整個預(yù)算生命周期管控。

8. 資金管理系統(tǒng)集成

六 整體應(yīng)用價值

協(xié)同運營平臺作為工作的“樞紐”，職工可隨時便捷掌握、利用信息，將簡單、重復(fù)、低效率的工作由計算機自動化流程取代，帶動工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、智能化，對推動單位管理理念和管理模式的轉(zhuǎn)變、推進(jìn)流程梳理、流程治理和制度固化落地有重大意義。

l 統(tǒng)一信息化工作入口，實現(xiàn)組織級統(tǒng)一工作場所及信息發(fā)布；

l 統(tǒng)一流程管理體系，打造從戰(zhàn)略到執(zhí)行、從協(xié)同內(nèi)到跨系統(tǒng)的一體化流程管理；

l 統(tǒng)一系統(tǒng)集成整合，與異構(gòu)系統(tǒng)單點登錄、流程集成、信息集成；

l 為組織提供業(yè)務(wù)定制平臺，實現(xiàn)按需業(yè)務(wù)定制及業(yè)務(wù)擴展；

l 為組織提供運營績效服務(wù)，統(tǒng)一報表及組織級行為數(shù)據(jù)中心；

l 為組織提供高安全能力、高可靠性及擴展能力的技術(shù)平臺。

七 關(guān)鍵成功要素

1、信息化建設(shè)目標(biāo)性強

東百集團信息中心對于企業(yè)信息化建設(shè)的目標(biāo)性十分明確，每周、月例會內(nèi)容明確突出，針對項目發(fā)展目標(biāo)制定了一系列舉措并積極推進(jìn)，這為項目的成功奠定了基礎(chǔ)。東百集團作為商業(yè)零售界的標(biāo)桿企業(yè)，以創(chuàng)新為動力，以需求為導(dǎo)向，以數(shù)字化轉(zhuǎn)型為手段，以業(yè)務(wù)為核心，以安全為保障，強化樞紐運行管理與信息技術(shù)的深度融合，深化信息資源的開發(fā)利用和共享，最終達(dá)到“樞紐運行，安全智能；企業(yè)管理，精細(xì)協(xié)同；民生服務(wù)，便捷高效”的目標(biāo)。

2、協(xié)同辦公團隊具有很強的交付能力

整個系統(tǒng)上線運行后，得到客戶從上至下，從業(yè)務(wù)部門至信息中心的認(rèn)可，交付的質(zhì)量得到了肯定。團隊具有資深的業(yè)務(wù)能力，能夠?qū)⑿滦枨鬁?zhǔn)備定位進(jìn)行剖析，及時給出此需求的解決方案與處理方法，并能夠在試運行后迅速做出對應(yīng)的調(diào)整，完成該模塊的正常交付。

八 客戶證言

與致遠(yuǎn)的長久合作以來，東百協(xié)同辦公系統(tǒng)價值體現(xiàn)在：統(tǒng)一信息化工作入口，實現(xiàn)組織級統(tǒng)一工作場所及信息發(fā)布；統(tǒng)一流程管理體系，打造從戰(zhàn)略到執(zhí)行、從協(xié)同內(nèi)到跨系統(tǒng)的一體化流程管理；統(tǒng)一系統(tǒng)集成整合，與異構(gòu)系統(tǒng)單點登錄、流程集成、信息集成；為組織提供業(yè)務(wù)定制平臺，實現(xiàn)按需業(yè)務(wù)定制及業(yè)務(wù)擴展；為組織提供運營績效服務(wù)，統(tǒng)一報表及組織級行為數(shù)據(jù)中心；為組織提供高安全能力、高可靠性及擴展能力的技術(shù)平臺；為財務(wù)部門的合同預(yù)算管理的生命周期進(jìn)行監(jiān)督和把控，大大減少了經(jīng)辦在此過程中的工作量，釋放生產(chǎn)力。
為此，能夠在今后的工作中再次進(jìn)行深入合作，為業(yè)務(wù)部門發(fā)聲，消除冗余的工作量，提高工作效率，為集團的信息化建設(shè)過程中添磚加瓦，表示衷心的祝愿和極力的支持！