工作因為表單云化而獲得自由

也許我們還沒有意識到，移動表單服務(wù)對于工作（辦公）的巨大意義——移動表單將使工作真正獲得自由。這是因為我們還沒有清醒地意識到：工作不能完全移動化在很大程度上是因為業(yè)務(wù)流程的羈絆。你不得不開具領(lǐng)料單、簽領(lǐng)工單、填報工況、報表等等，這些其實是業(yè)務(wù)流程的基本環(huán)節(jié)，而這些環(huán)節(jié)并不像自動化流水線那樣是自動化的，特別不是隨時隨地都可以完成的。即使這些環(huán)節(jié)能夠隨時隨地完成，還需要“人為地”串接起來。這就是任何企業(yè)都普遍存在的、數(shù)量巨大的業(yè)務(wù)和管理流程。如果能將這些采集、記錄、填寫表格的流程環(huán)節(jié)自動串接起來，其意義絕不亞于自動化流水線的廣泛建立。建立在云服務(wù)基礎(chǔ)上的移動表單幫助企業(yè)實現(xiàn)的不僅僅是無紙化，更有意義的是使工作者真正擺脫了時間和空間的限制，獲得了工作的自由。

移動表單撬動企業(yè)業(yè)務(wù)流程自動化

移動表單采用“云+端”的SaaS模式，將有人參與的業(yè)務(wù)流程真正地連接了起來。通過采用移動表單促使企業(yè)紙質(zhì)流程現(xiàn)代化，提高業(yè)務(wù)效率并節(jié)約成本。不同于傳統(tǒng)的ERP軟件只是實現(xiàn)了非人工串接的工作流的自動化，移動云表單撬動的是包括人工串接的全業(yè)務(wù)流程的自動化。當(dāng)然，無論采用那種方式首先都必須確保表單數(shù)據(jù)是安全的。

企業(yè)可以通過采用移動表單，讓用戶通過智能手機和平板電腦來填寫和訪問移動表格，實現(xiàn)組織日常業(yè)務(wù)流程自動化，既可以可以節(jié)省時間又節(jié)約了金錢。紙質(zhì)文檔對于人力資源、業(yè)務(wù)運營等部門是必不可少的，并且還需要保留很長時間，對企業(yè)組織而言管理起來是很困難的，并且常常由于使用者的錯誤而不能保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性。常常由于遠(yuǎn)程工作的員工需要將紙質(zhì)的表格送回到總部辦公室而降低了企業(yè)的工作效率。移動電子表單軟件如ProntoForms、Laserfiche、Citrix安全表單等，能夠通過自動數(shù)據(jù)錄入和處理能力使這些文檔數(shù)字化，并有效解決效率問題。

公司可以購買移動表單APP，從業(yè)務(wù)流程的自動化升級而獲得效率提升，節(jié)省時間和成本。而使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)表單流轉(zhuǎn)流程的公司必然會被甩在后面。例如，某能源集團公司在采用ProntoForms之前，人力資源部門需要從遠(yuǎn)程工作人員那里通過郵件收取報表文檔，如果填寫有錯誤的話還要返回去重新更正。無形中又耽誤了數(shù)天的時間。

通過對相應(yīng)的表單的數(shù)字化，員工們就可以通過平板電腦iPad或手機填寫這些表單，并且可以附上所需收據(jù)的附件圖片。填寫完表單上面的所有必須填寫的字段，員工就可以通過云的形式將費用報告?zhèn)鹘o人力資源部門。通過采用移動表單應(yīng)用人力資源部門每周可以節(jié)約5-6個小時的工作時間。這解決了一個大問題，企業(yè)再也不必為查找每一筆費用來自哪里而費心了，現(xiàn)在一切都是自動進行的。

使用ProntoForms之類的移動表單應(yīng)用軟件（APP），用戶可以建立自己的移動表單——工時單、發(fā)票、檢查文檔等等，并且都在他們的智能手機和平板電腦上運行。通過將這些種類的文檔“移動化”，將使這些業(yè)務(wù)更容易跟蹤和生成重要的庫存、生產(chǎn)、運維等數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)又都可以同步到電子表格上并給企業(yè)高管們提供易讀的可視化圖表。如此可以將所有的紙質(zhì)流程升級到可以移動輸入和處理的系統(tǒng)中。當(dāng)然，在實現(xiàn)的紙質(zhì)流程數(shù)字化的過程中，數(shù)據(jù)安全是很重要的，必須仔細(xì)規(guī)劃評估并采取必要的措施，以提供安全保障。比如，當(dāng)員工向ProntoForms輸入信用卡信息的時候，公司會將這些數(shù)據(jù)同步到Google電子表格之中。為了保證安全，員工的信息用卡數(shù)據(jù)輸入到ProntoForms中時會自動同步到Google電子表格而且是全程加密進行的。這些數(shù)據(jù)只有授權(quán)用戶可以打開并共享給授權(quán)用戶。Citrix的安全電子表單軟件原名WorxForms，集成了后端存儲產(chǎn)品ShareFile。保存在ShareFile上的表單是加密的，直到由授權(quán)用戶打開才能看到內(nèi)容。產(chǎn)品符合健康保險攜帶和責(zé)任法案（theHealthInsurancePortabilityandAccountabilityAct）支付卡行業(yè)數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)（thePaymentCardIndustryDataSecurityStandard）及其他相關(guān)規(guī)定。

某能源公司選擇ProntoForms是因為它優(yōu)越的離線功能，用戶可以在沒有WiFi和移動信號連接的情況下填寫移動表單。一旦用戶再次處于在線狀態(tài)，離線輸入的表單內(nèi)容就會自動同步到云端。一旦員工的設(shè)備重新上線,任何離線保存表單自動回云同步。對于那些有員工工作在偏遠(yuǎn)地區(qū)的公司而言，這是很重要的。在偏遠(yuǎn)地區(qū)工作的外勤人員每天填寫評估、費用報告、庫存文檔和其他形式報表，但常常會遇到網(wǎng)絡(luò)信號不好的情況，他們可能工作在地球上的任何一個角落。

國內(nèi)移動表單服務(wù)面臨巨大機遇

移動表單服務(wù)技術(shù)門檻并沒有多高，而國內(nèi)已經(jīng)有不少非常棒的SaaS廠商，比如金數(shù)據(jù)、致遠(yuǎn)的FormTalk、云表等等。移動表單的應(yīng)用遍及各行各業(yè)，業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)理可以使用數(shù)字化表單執(zhí)行檢查餐廳的位置，使用移動設(shè)備上項目清單進行衛(wèi)生檢查，建立庫存日志等等。汽車道路救援公司司機可以在移動設(shè)備上快速輸入信息，使他們每天處理更多的服務(wù)請求。在外面填寫移動表單時也不必?fù)?dān)心文檔被雨打壞淋濕。

移動表單服務(wù)非常適合嵌入到各個行業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程之中，并且花費不高，效果立竿見影，是做行業(yè)SaaS的一條捷徑，所謂巧干活不臟手，這對于行業(yè)信息化是一件偉大的事情。面對如此巨大的市場機遇，國內(nèi)的移動表單服務(wù)提供商應(yīng)該積極行動起來，迅速開展行業(yè)化應(yīng)用的探索和深入推進。