28家集團公司、160億銷售規(guī)模、2600人以上的員工規(guī)?！瓏@這個體量，是分門別類的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、電商系統(tǒng)，但這系統(tǒng)之間如何相互支持管理？這個難題擺在英特集團信息技術(shù)管理部高級技術(shù)經(jīng)理楊菲面前的時候，“協(xié)同”成為最先優(yōu)先的解決思路。

然而，在10個月的協(xié)同改造和重啟之后，她卻發(fā)現(xiàn)，協(xié)同已經(jīng)深層改變著企業(yè)的管理機理，由協(xié)同應(yīng)用產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，正在驅(qū)動英特集團內(nèi)部產(chǎn)生新的管理價值。

浙江英特集團楊菲

始于協(xié)同，忠于連接

在信息化這條路上，英特集團無疑是先行者。

作為一家深耕醫(yī)藥流通領(lǐng)域的老牌企業(yè)，在1998年上市之后進入發(fā)展快車道：目前世界前50強制藥企業(yè)和全國制藥前100強企業(yè)中，分別有42家和96家與其有合作關(guān)系。在市場上，在銷品規(guī)格達到35000個，上下游供應(yīng)商分別有1000和15000家。隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的拓展，英特集團也在十幾年間逐步建立起了包括BMS業(yè)務(wù)系統(tǒng)、EAS財務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)平臺、WMS物流系統(tǒng)、呼叫中心等一系列的信息化布局。

只是，系統(tǒng)越來越多、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的信息交互和邊界確定就越來越復(fù)雜。”我們其實很清楚，協(xié)同平臺在我們公司信息化的體系中間的定位是非常清晰的，他要干的事就是協(xié)同，將各個系統(tǒng)連接起來”。在綜合考慮了成本、可擴展性等因素之后，英特集團全面上線致遠軟件協(xié)同管理平臺。

通過靈活的功能模塊應(yīng)用，在一些業(yè)務(wù)中楊菲和她的團隊很快開始了實驗：員工在OA系統(tǒng)中提交一張費用申請單，這張單據(jù)中數(shù)據(jù)同步觸發(fā)了預(yù)算審核、借款/還款數(shù)據(jù)審核、財務(wù)憑證生成，最后這個費用憑證將直接傳到總賬系統(tǒng)，批轉(zhuǎn)后交易信息直接與招商銀行CBS對接，實現(xiàn)自動付款。

“會計在這個過程中其實只需要把關(guān)發(fā)票是否合法。”楊菲表示，能實現(xiàn)這樣一個信息直連，背后其實是將金蝶組織財務(wù)、HR模塊的人員信息數(shù)據(jù)、EAS預(yù)算管理系統(tǒng)以及招商銀行CBS資金管平臺的數(shù)據(jù)交互等集合到了其中。

從效果上，是將原本部門之間的線性流轉(zhuǎn)程序通過系統(tǒng)固化為一個并行的觸發(fā)程序。類似的思維用在行政管理、人力資源管理及其他職能管理業(yè)務(wù)上，同樣卓見成效。如培訓(xùn)管理中，“協(xié)同+”的思維讓培訓(xùn)進度、費用直接關(guān)聯(lián)，人力資源將年度培訓(xùn)計劃錄入后，每一場培訓(xùn)后會形成一個單據(jù)，上面記錄這個培訓(xùn)參與的人、出勤情況、學(xué)費支出等等。如內(nèi)審管理，通過協(xié)同平臺作為統(tǒng)一入口，從立項到最后的項目審計信息，每一張表單上都生成了完整的流程信息數(shù)據(jù)，利于信息追溯整改。

在業(yè)內(nèi)專家看來，英特集團盡管是從業(yè)務(wù)辦理的角度來搭建了協(xié)同平臺，但是在多個案例中都體現(xiàn)了業(yè)務(wù)和財務(wù)集成的邏輯——將人力、物力的管理與費用管理掛鉤，這從某種程度上為企業(yè)運營提供了動態(tài)的內(nèi)控數(shù)據(jù)。

回歸到企業(yè)管理的大命題上，大公司最難解決的部分正是人浮于事和權(quán)責不明導(dǎo)致運營效率低。英特集團解決問題用信息化給出了精彩的答案。

讓數(shù)據(jù)來驅(qū)動管理

把系統(tǒng)都連接起來了之后，其中流動的多維數(shù)據(jù)既是信息化的成果，同時也成為信息化管理的起點。

在系統(tǒng)上線一段時間后，信息部對系統(tǒng)行為的分布進行分析發(fā)現(xiàn)，部門之間協(xié)同的發(fā)起比例從60.66%一路上升到了73.1%，但是同期表單應(yīng)用的比例反而從20.67%下降到9.24%?！斑@引起我們思考，數(shù)字顯示內(nèi)部溝通的需求很旺盛，是不是也反映了我們的協(xié)同中其實還是有很多流程可以通過標準化固定下來?！睅е蓡枟罘坪蛨F隊進一步做了“篩查”：按組織，把協(xié)同數(shù)除以“協(xié)同+表單”數(shù)，找出大量發(fā)起協(xié)同的公司或部門，然后與他們進行溝通，確認哪些常見的協(xié)同行為可能通過新設(shè)計表單標準化沉淀到流程中去。

如果說上述嘗試還是建立在對主動行為數(shù)據(jù)的挖掘，對于被動行為的數(shù)據(jù)挖掘則找到了那些被忽略的需求。對使用協(xié)同系統(tǒng)的員工來說，一些工作程序已經(jīng)習(xí)以為常，但是在后臺監(jiān)控這些無意義點擊的信息團隊依然找到了改進的空間。

“我們曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)運營數(shù)據(jù)中很多需求是匯聚到授信管理的模塊，去實際了解了才發(fā)現(xiàn)原來相關(guān)的工作人員是現(xiàn)在系統(tǒng)中查出信用數(shù)據(jù)，根據(jù)臨時授信或長期授信條件、逾期的情況判斷，再手動填到OA的表單中?！睏罘平榻B，我們后來主動去跟風險管理部進行溝通，看能否把這個部分的模塊補充整合到這個流程中去。

事實上，這樣發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的反復(fù)過程中，藏在龐大管理體系中的BUG逐步通過一組組協(xié)同行為數(shù)據(jù)被甄別出來。而這對于管理者來說打開協(xié)同系統(tǒng)如同開啟了企業(yè)運行的儀表盤。

不難發(fā)現(xiàn)，盡管信息化的流程表面上將人的行為限制在了系統(tǒng)中，但是用好了系統(tǒng)，其實能夠不斷修正人的行為效率，從某種程度上實現(xiàn)了系統(tǒng)讓人愿意用，讓人覺得有用，而用戶的行為數(shù)據(jù)又不斷促成系統(tǒng)更好的服務(wù)于人的需要的正向循環(huán)。

“以人為中心”是致遠軟件董事長兼總裁徐石提出的企業(yè)管理軟件的價值主張及未來發(fā)展趨勢。在他看來，協(xié)同管理則通過云和移動技術(shù)連接異構(gòu)系統(tǒng)，讓數(shù)據(jù)和代碼圍著人轉(zhuǎn)。

“利用致遠協(xié)同駕駛艙功能，我們通過數(shù)據(jù)手機來的標準數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進行需求挖掘，這是我認為協(xié)同系統(tǒng)最有價值的地方?！睏罘普f。