一、案例概述

隨著全球數(shù)字化浪潮席卷，越來越多的央企國資企業(yè)重視財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，處于向數(shù)字化財(cái)務(wù)、智能化財(cái)務(wù)進(jìn)階的過程中。在這其中，費(fèi)控系統(tǒng)建設(shè)是財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的起點(diǎn)和重要組成部分，恒天重工為進(jìn)一步提升公司財(cái)務(wù)管理信息化水平，建立規(guī)范的財(cái)務(wù)管理體系，通過財(cái)務(wù)費(fèi)控的精細(xì)化管理，提高費(fèi)用報(bào)銷與資金支付效率，實(shí)現(xiàn)降費(fèi)增效目標(biāo)，逐步從核算型向管理型轉(zhuǎn)變。

二、客戶簡介

恒天重工股份有限公司為中國恒天集團(tuán)所屬的國有大型骨干企業(yè)。公司始建于1949年11月，前身為國營鄭州紡織機(jī)械廠。歷時(shí)70年的發(fā)展，恒天重工已成為我國機(jī)械制造企業(yè)技術(shù)先進(jìn)，裝備精良，產(chǎn)品多樣，輻射面廣，成套性強(qiáng)的大型骨干企業(yè)和成套裝備出口基地，擁有國家認(rèn)定的企業(yè)技術(shù)中心，是國家級制造業(yè)信息化應(yīng)用示范企業(yè)，國家863計(jì)劃，CIMS單元技術(shù)應(yīng)用企業(yè)，河南首家可承擔(dān)軍工生產(chǎn)任務(wù)的民品企業(yè)。為國內(nèi)外企業(yè)也提供了大量的成套設(shè)備，并始終受到黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)懷，公司先后與德國，瑞士，美國，日本等國的國際一流公司合作，堅(jiān)持自主創(chuàng)新與集成創(chuàng)新相集合，開發(fā)了上千種產(chǎn)品，公司產(chǎn)品先后獲得國家金牌，國家科技進(jìn)步一等獎，二等獎，國家級重點(diǎn)新產(chǎn)品等多項(xiàng)榮譽(yù)稱號。

三、案例難點(diǎn)

恒天重工歷時(shí)70年的發(fā)展早已建立豐富的文化底蘊(yùn)，成熟的管理經(jīng)營業(yè)務(wù)管理模式，支撐著企業(yè)版圖的不斷發(fā)展壯大。在財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，深刻認(rèn)識到傳統(tǒng)的、線下的手工報(bào)銷模式存在費(fèi)用報(bào)銷流程長、費(fèi)用管理效率低，財(cái)務(wù)信息滯后等問題。

?預(yù)算編制與數(shù)據(jù)收集難：費(fèi)用類型多，集團(tuán)下各單位管理模式不同，手工編制預(yù)算費(fèi)時(shí)費(fèi)力，下級單位上報(bào)采集效率低。

?預(yù)算事前、事中控制難：專項(xiàng)費(fèi)用使用前沒有評估費(fèi)用的合理性、必要性，光有預(yù)算卻無法在執(zhí)行中落地，預(yù)算超標(biāo)不能即時(shí)預(yù)警。

?報(bào)銷制度與各類標(biāo)準(zhǔn)難落地：紙質(zhì)票據(jù)散亂不易保存，手工貼票容易出錯(cuò)，填報(bào)不規(guī)范、審批周期長。

?手工審核與對賬工作量大：財(cái)務(wù)審核票據(jù)、賬資對賬工作量大，手工錄入憑證費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

四、客戶信息化現(xiàn)狀及展望

1.企業(yè)數(shù)字化核心布局

恒天重工作為我國紡織機(jī)械行業(yè)的領(lǐng)軍企業(yè)，深知企業(yè)信息化建設(shè)的重要性，近年來持續(xù)加大對于信息化建設(shè)的研發(fā)投入，在企業(yè)管理與產(chǎn)品制造方面發(fā)揮積極作用，推動著企業(yè)不斷研發(fā)、涉及、制造出具有領(lǐng)先技術(shù)水平、滿足客戶個(gè)性化需求的智能化、高端裝備，推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

2017年7月，恒天重工PLM(Product Lifecycle Management,產(chǎn)品生命周期管理)正式實(shí)施啟動，這也預(yù)示著恒天重工全面信息系統(tǒng)升級拉開帷幕，向智能工廠建設(shè)又邁出堅(jiān)實(shí)一步。

2019年4月，SAP項(xiàng)目正式啟動，同時(shí)將SAP的建設(shè)與推廣作為今年的重點(diǎn)工作之一，包含6個(gè)模塊的建設(shè)，涉及涉及公司的銷售、生產(chǎn)、采購、庫房、財(cái)務(wù)等眾多業(yè)務(wù)部門，打通產(chǎn)、供、銷主要環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，為公司高質(zhì)量的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2020年，由于恒天集團(tuán)內(nèi)部組織架構(gòu)調(diào)整與變革，恒天重工決定通過致遠(yuǎn)互聯(lián)構(gòu)建一套自主的協(xié)同辦公系統(tǒng)，滿足集團(tuán)化管控的要求，規(guī)范業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)應(yīng)用，建立上行下達(dá)、下情上通、信息互暢的辦公環(huán)境。

2021年，恒天重工全面啟動財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將費(fèi)控系統(tǒng)的建設(shè)作為財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的邁出第一步，并且選擇致遠(yuǎn)互聯(lián)再度作為費(fèi)控系統(tǒng)建設(shè)服務(wù)的提供商，通過網(wǎng)上報(bào)銷和移動審批系統(tǒng)、與SAP系統(tǒng)集成等實(shí)現(xiàn)申請、借款、報(bào)銷、還款、支付、分?jǐn)?、查詢、預(yù)警等業(yè)務(wù)全過程精細(xì)化管理。

2.信息化藍(lán)圖

借助致遠(yuǎn)互聯(lián)COP協(xié)同運(yùn)營中臺，恒天重工圍繞“辦文、辦事、辦會”的核心需求，打造高效、穩(wěn)定、安全、友好的辦公平臺，充分發(fā)揮中臺共享能力，服務(wù)多個(gè)板塊敏捷管理訴求。同時(shí)基于協(xié)同運(yùn)營中臺強(qiáng)大的業(yè)務(wù)定制能力，以流程為驅(qū)動，與預(yù)算、報(bào)銷、票據(jù)、支付、SAP憑證集成為一體，為恒天重工量身打造費(fèi)控管理平臺。

費(fèi)控管理平臺架構(gòu)圖

五、關(guān)鍵應(yīng)用場景

費(fèi)控管理系統(tǒng)

費(fèi)控管理系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)從“費(fèi)用申請—報(bào)銷—審批—銀企支付—電子憑證—報(bào)表分析”全過程管理，形成事前控標(biāo)準(zhǔn)、事中控過程、事后有追溯的財(cái)務(wù)管理新模式。

主數(shù)據(jù)管理—保障預(yù)算與核算的統(tǒng)一

為避免出現(xiàn)由于企業(yè)的管理口徑不同，企業(yè)預(yù)算管理的預(yù)算項(xiàng)目、預(yù)算主體與會計(jì)核算的科目與核算組織不一致等情況，需要費(fèi)控系統(tǒng)從核算與預(yù)算兩個(gè)角度出發(fā)，使用平臺來統(tǒng)一的項(xiàng)目、組織機(jī)構(gòu)等主數(shù)據(jù)信息。

從費(fèi)用科目到標(biāo)準(zhǔn)控制體系的梳理

恒天重工建立費(fèi)控系統(tǒng)的核心目標(biāo)之一正是要解決公司財(cái)務(wù)費(fèi)控管理過程中的一些現(xiàn)實(shí)問題，例如財(cái)務(wù)費(fèi)用制度、相關(guān)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的有效性、預(yù)算使用及控制的合理性等，因此費(fèi)控系統(tǒng)的建設(shè)不僅僅是技術(shù)層面的問題，更是管理制度與系統(tǒng)有效融合的過程。通過標(biāo)準(zhǔn)控制體系的全面梳理整合，嚴(yán)格落實(shí)線上，由系統(tǒng)自動完成實(shí)際報(bào)銷費(fèi)用與標(biāo)準(zhǔn)，與預(yù)算的校驗(yàn)預(yù)警，減輕財(cái)務(wù)人員審核工作量，實(shí)現(xiàn)降本增效的企業(yè)目標(biāo)。

預(yù)算編制到執(zhí)行動態(tài)實(shí)時(shí)跟蹤

通過對恒天重工財(cái)務(wù)管理的深入了解，從而建立對應(yīng)的費(fèi)用預(yù)算體系，將費(fèi)用控制與預(yù)算管理相融合，解決企業(yè)費(fèi)用預(yù)算多口徑核算、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、多控制模式、實(shí)現(xiàn)編制審批一體化、預(yù)算自動結(jié)算、自動統(tǒng)計(jì)分析等問題。恒天的費(fèi)用預(yù)算編制控制周期以季度為主，預(yù)算編制時(shí)結(jié)合上一年度的預(yù)算情況，編制每個(gè)季度的預(yù)算，經(jīng)預(yù)算小組審批，財(cái)務(wù)審定后方可形成年度預(yù)算總額。

預(yù)算變動調(diào)整有跡可循

針對公司預(yù)算執(zhí)行過程中由于不可抗力或特殊情況導(dǎo)致的預(yù)算調(diào)整，從費(fèi)控系統(tǒng)中發(fā)起注明調(diào)整追加說明以及詳細(xì)等級預(yù)算調(diào)整申請內(nèi)容，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后自動更新預(yù)算數(shù)據(jù)。每個(gè)季度末，系統(tǒng)自動將上一期未執(zhí)行完成的預(yù)算自動釋放并結(jié)轉(zhuǎn)到下一個(gè)季度。

恒天重工費(fèi)用報(bào)銷場景

員工可以通過費(fèi)控系統(tǒng)或移動APP進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)發(fā)起、發(fā)票的上傳，相關(guān)審批人員可以通過費(fèi)用系統(tǒng)或APP進(jìn)行報(bào)銷單據(jù)審批、業(yè)務(wù)處理以及歷史流程便捷查詢。財(cái)務(wù)人員完成票據(jù)審核，出納付款后，系統(tǒng)自動生成一張憑證傳遞到SAP系統(tǒng)中，這樣一來真正實(shí)現(xiàn)每一筆報(bào)銷數(shù)據(jù)及時(shí)驗(yàn)真、每一個(gè)審批環(huán)節(jié)公開透明、每一筆報(bào)銷流程清晰可查，降低了人力物力成本，提高了報(bào)銷工作效率，進(jìn)一步提升了公司規(guī)范化、精細(xì)化管理水平。

與SAP財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)憑證集成

費(fèi)控系統(tǒng)與恒天重工的財(cái)務(wù)核算通過接口進(jìn)行打通，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬流程結(jié)束后自動填報(bào)內(nèi)容推送數(shù)據(jù)到核算系統(tǒng)中生成記賬憑證。

事前-事中-事后差旅費(fèi)報(bào)銷閉環(huán)管理

差旅作為企業(yè)行政費(fèi)用管控上的主要環(huán)節(jié)，對于提高企業(yè)效益、提升員工滿意度都有著重要的意義。但傳統(tǒng)的差旅管理方式，使得公司管理者、財(cái)務(wù)人員、普通員工都頭痛不已。

借助協(xié)同運(yùn)營平臺，從公司層面著手把控，打造從財(cái)務(wù)、行政精細(xì)化管控，實(shí)現(xiàn)事前-事中-事后差旅費(fèi)報(bào)銷閉環(huán)管理。打通差旅消費(fèi)、預(yù)算、報(bào)銷、入賬全流程，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)“全產(chǎn)品、全自動、全線上、全流程”的智能化差旅管理模式。

六、整體應(yīng)用價(jià)值

費(fèi)用存在于任何企業(yè)，關(guān)系到企業(yè)的每一位員工，費(fèi)用報(bào)銷的處理耗時(shí)耗力，嚴(yán)重拖累企業(yè)運(yùn)營效率，通過構(gòu)建以優(yōu)化成本費(fèi)用預(yù)算管控流程和成本費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程為中心，以費(fèi)用預(yù)算的編制為起點(diǎn)的費(fèi)用管理系統(tǒng)，恒天重工實(shí)現(xiàn)了事前申請、借款、報(bào)銷、還款、支付、分?jǐn)偂⒉樵?、預(yù)警等業(yè)務(wù)全過程精細(xì)化管理，打破時(shí)間與地域?qū)?bào)銷的阻礙，提升員工滿意度，減輕財(cái)務(wù)人員負(fù)擔(dān)，使其從繁瑣的重復(fù)的事務(wù)性工作中解脫出來，從而實(shí)現(xiàn)核算型財(cái)務(wù)組織向管理型的轉(zhuǎn)變，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供實(shí)時(shí)動態(tài)的數(shù)據(jù)報(bào)表，提高決策效率，支撐公司全面發(fā)展。

七、客戶證言

協(xié)同預(yù)算管理，以流程為驅(qū)動，實(shí)行線上報(bào)銷與管控，將文字化的管理制度轉(zhuǎn)化為軟件流程，實(shí)現(xiàn)管理制度化、制度流程化、流程信息化的建設(shè)過程，每個(gè)流程就是一個(gè)制度，杜絕人情審批，讓制度落地執(zhí)行。

—費(fèi)控系統(tǒng)項(xiàng)目啟動會客戶發(fā)言