1.?案例概述

十三五以來,隨著《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃(2021-2021年)》等一系列政策文件發(fā)布,我國進(jìn)入由教育大國向教育強(qiáng)國邁進(jìn)的攻堅(jiān)期和轉(zhuǎn)型期 ,以教育信息化帶動教育現(xiàn)代化，推動高校從數(shù)字校園向數(shù)智校園的快速轉(zhuǎn)型和發(fā)展,是當(dāng)前高校建設(shè)的一項(xiàng)重要目標(biāo),也是國家對高校辦學(xué)水平和現(xiàn)代化進(jìn)程的重要考評指標(biāo)之一。

福建師范大學(xué)作為福建省百年名牌大學(xué)，積極響應(yīng)國家出臺的《全國一體化政務(wù)服務(wù)平臺移動端建設(shè)指南》及省里制定的“十四五”數(shù)字福建專項(xiàng)規(guī)劃，攜手致遠(yuǎn)互聯(lián)啟動新的自動化系統(tǒng)建設(shè)，利用全新智慧協(xié)同平臺COP，將校園內(nèi)外人、事、物通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)集成的有機(jī)結(jié)合，構(gòu)建出更加高效、便捷的智慧福師大協(xié)同管理平臺。

2.?客戶簡介

福建師范大學(xué)，坐落于中國東南名城——福州市，是福建省人民政府與中華人民共和國教育部共建高校，福建省“雙一流”建設(shè)高校，省屬重點(diǎn)綜合性大學(xué)，入選國家“2011計劃”、國家“特色重點(diǎn)學(xué)科項(xiàng)目”建設(shè)高校、國家建設(shè)高水平大學(xué)公派研究生項(xiàng)目、教育部“卓越教師培養(yǎng)計劃”、教育部來華留學(xué)示范基地、福建省重點(diǎn)建設(shè)三所高水平大學(xué)之一、面向東南亞開展對外漢語教學(xué)培訓(xùn)基地、國家單獨(dú)招收臺灣學(xué)生試點(diǎn)學(xué)校、支持周邊國家對外漢語教學(xué)核心院校、中國政府獎學(xué)金來華留學(xué)生接收院校、中國-東盟教育培訓(xùn)中心全國重點(diǎn)馬克思主義學(xué)院、教育部基礎(chǔ)教育課程研究中心、“國培計劃”示范性集中培訓(xùn)項(xiàng)目學(xué)校。

3.?案例難點(diǎn)

2016年福建師范大學(xué)建設(shè)了辦公自動化系統(tǒng)，是福建省高校中較早實(shí)現(xiàn)自動化、無紙化辦公系統(tǒng)的單位之一。歷經(jīng)五年的使用，原系統(tǒng)已無法滿足學(xué)校日常工作需求及安全性要求。同時，學(xué)校目前已實(shí)現(xiàn)初步信息化，進(jìn)階需將校內(nèi)各應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一整合、安全統(tǒng)一管控，消除信息孤島。因此對于新的協(xié)同辦公系統(tǒng)提出了更高的要求，在符合學(xué)校對于應(yīng)用系統(tǒng)安全性管控的前提下，達(dá)成系統(tǒng)使用群體的實(shí)際訴求，同時實(shí)現(xiàn)舊數(shù)據(jù)可查、新系統(tǒng)易操作、全面移動辦公、學(xué)校統(tǒng)一身份登錄及未來其他系統(tǒng)對接集成等功能。

4.?客戶信息化現(xiàn)狀及展望

4.1.?信息化歷程

2016年，福建師范大學(xué)實(shí)現(xiàn)了自動化辦公系統(tǒng)，通過OA實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。

2017年，為解決師生“報賬難”問題，實(shí)現(xiàn)財務(wù)“一站式”服務(wù)，上線財務(wù)信息綜合服務(wù)平臺；同時打造完整、高效、安全、易用的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；

2018年，為方便師生在線辦理各類服務(wù)事項(xiàng)，福建師范大學(xué)微服務(wù)平臺孕育而生；

2020年，為應(yīng)對突發(fā)的新冠疫情，打造師大人學(xué)習(xí)、工作、生活的“在線福地”，“福star”?app正式上線；

2021年，為貼合學(xué)校現(xiàn)階段乃至未來對信息系統(tǒng)的需求點(diǎn)，基于致遠(yuǎn)協(xié)同運(yùn)營平臺COP重構(gòu)校園辦公自動化系統(tǒng)，形成支持單系統(tǒng)多場景、多系統(tǒng)融合的“福建師大智慧協(xié)同平臺”。

4.2.?信息化藍(lán)圖

“福建師大智慧協(xié)同平臺”建設(shè)核心是堅(jiān)持一個中心，五個統(tǒng)一。堅(jiān)持國家對教育系統(tǒng)信息化平臺的要求，同時賦予系統(tǒng)生命力反哺單位制度規(guī)范更加健全、更加符合時代色彩，建設(shè)支持統(tǒng)一身份安全管控、統(tǒng)一公文管理制度、統(tǒng)一協(xié)同管理制度、統(tǒng)一文件管理辦法、統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的管理中臺。

針對以上一個中心，五個統(tǒng)一的核心建設(shè)理念，福建師范大學(xué)攜手致遠(yuǎn)互聯(lián)實(shí)現(xiàn)了協(xié)同辦公新模式、工作交流新平臺、公文管理標(biāo)準(zhǔn)化、會議管理現(xiàn)代化等多項(xiàng)創(chuàng)新，為單位管理制度灌注新活力，促進(jìn)學(xué)校的管理水平和辦公效率的全面提升。

5.?關(guān)鍵應(yīng)用場景及價值

5.1.?建立高效協(xié)同平臺及信息門戶

5.1.1.?門戶空間

依托致遠(yuǎn)COP強(qiáng)大的門戶系統(tǒng)能力，搭建行政人員空間、學(xué)生助理外事人員空間、議題管理業(yè)務(wù)空間、管理員管理空間，實(shí)現(xiàn)行政人員工作獨(dú)立性、可協(xié)作性和可共享性，靈活配置的外事人員權(quán)限同時滿足校內(nèi)工作的保密性以及工作的高效性。

（上圖：辦公空間）

實(shí)現(xiàn)校內(nèi)工作黨委常委會、校長辦公會的議題申請、審批、再核、上會全流程管理及數(shù)據(jù)圖表化，釋放了在以往相同工作的重復(fù)性和大量溝通工作。建立管理員對系統(tǒng)公文運(yùn)行效能、協(xié)同文件運(yùn)行效能等諸多模塊的實(shí)時監(jiān)控和管理空間。

5.1.2.?統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄入口

通過致遠(yuǎn)強(qiáng)大的接口集成能力，實(shí)現(xiàn)符合學(xué)校網(wǎng)絡(luò)策略與統(tǒng)一管控標(biāo)準(zhǔn)的單點(diǎn)登錄功能，用戶無需登入多界面，通過統(tǒng)一入口即可點(diǎn)擊免密碼進(jìn)入異構(gòu)系統(tǒng)，免去了記憶多套系統(tǒng)的多套賬號密碼的煩惱。

5.1.3.?議題聯(lián)動管理

通過搭建獨(dú)立的議題管理空間，清晰明了地展現(xiàn)了校內(nèi)主要工作的實(shí)時情況。黨委及校辦的議題申請、審批、再核、上會等所有節(jié)點(diǎn)全流程管控及數(shù)據(jù)可視化，減少了相關(guān)部門人員線下溝通次數(shù)和重復(fù)性工作，有效地降低了人員的溝通成本，提高辦會效率。

5.1.4.?公文管理

通過對公文的在線化統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)校及內(nèi)部收發(fā)文、合同簽訂、校章使用管理的在線簽批、在線套紅、在線蓋章，實(shí)現(xiàn)公文流程數(shù)字化、規(guī)范化及合法化，大大降低了相關(guān)人員異地間來回跑動的頻次，有效提高各部門間協(xié)作能力。同時，COP流程引擎的靈活性和拓展性，能夠很好地適配對行政線下工作變動安排，真正做到以人為本的管理理念。

5.1.5.?移動辦公平臺

與校方已有的“福star”APP進(jìn)行移動端口集成，實(shí)現(xiàn)移動辦公，隨時隨地可進(jìn)行流程審批及公文簽批。

5.1.6.?老舊系統(tǒng)文件中心

福師大多年使用的舊系統(tǒng)中有大量的人事物數(shù)據(jù)，通過對舊系統(tǒng)有價值文件的數(shù)據(jù)遷移，很好的保留了原文件的權(quán)限體系、數(shù)據(jù)完整性，并且進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)據(jù)查閱功能和權(quán)限再分配功能，解決了因校內(nèi)人事組織變動不及時而影響權(quán)限體系混亂的長久問題；

5.1.7.?人事數(shù)據(jù)管理統(tǒng)一

通過對學(xué)校人事主數(shù)據(jù)同源，組織架構(gòu)同步，單位，部門，人員姓名，手機(jī)號等各類信息的統(tǒng)一，解決了原來多套異構(gòu)系統(tǒng)，人員多數(shù)據(jù)源信息不對稱及需要在多個平臺去維護(hù)的問題。

5.1.8.?檔案管理系統(tǒng)

在福師大原先已建立檔案管理系統(tǒng)的前提下，打通了協(xié)同平臺系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的公文文件、其他主要文件的數(shù)據(jù)傳輸、文件傳輸，并且同時針對檔案系統(tǒng)長期存在的未辦理文件和部分文件未及時歸檔問題，在智慧協(xié)同系統(tǒng)上進(jìn)行了規(guī)避與優(yōu)化。

5.2.?整體應(yīng)用價值

師大智慧協(xié)同平臺作為學(xué)校行政工作的主要平臺，承載了公文類正式文件的審批、承辦、存檔等重要工作的流轉(zhuǎn)，通過教職工對協(xié)同工作、文化建設(shè)、會議管理等功能的深度應(yīng)用，有效帶動了工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化，對推動福師大管理理念和模式的轉(zhuǎn)變、推進(jìn)流程治理和制度固化落地有重大意義。從功能實(shí)現(xiàn)角度，實(shí)現(xiàn)了單位公文管理、文件管理、通知管理、會議管理等組多工作訴求，平滑解決了歷史數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)；通過了統(tǒng)一身份認(rèn)證功能，確保了人事數(shù)據(jù)源標(biāo)準(zhǔn)而統(tǒng)一；建立了移動辦公，大大提升了整體移動化辦公的能力；完成了重要數(shù)據(jù)與檔案系統(tǒng)的集成工作，徹底消除了數(shù)據(jù)孤島的情況；通過本次智慧協(xié)同平臺建設(shè)使得福建師范大學(xué)在高校業(yè)信息化水平有了較大的提升，用戶體驗(yàn)感頗好，獲得了用戶的青睞與好評。

6.?關(guān)鍵成功要素

6.1.?明確的目標(biāo)和校方的支持

福建師范大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)層信息化意識極強(qiáng)，十分支持信息化提升工作，積極響應(yīng)國家出臺的《全國一體化政務(wù)服務(wù)平臺移動端建設(shè)指南》與省里制定的“十四五”數(shù)字福建專項(xiàng)規(guī)劃，帶頭表率推進(jìn)，為后期項(xiàng)目的順利溝通及上線鋪下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時，福建師范大學(xué)IT人員對于系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)豐富，對舊系統(tǒng)現(xiàn)狀問題描述和訴求點(diǎn)，建設(shè)內(nèi)容廣度、深度表述的十分清楚明了，對學(xué)校線下業(yè)務(wù)工作開展也是十分熟悉，項(xiàng)目組在需求調(diào)研階段與其進(jìn)行溝通探討、方案設(shè)計等均十分順利。

6.2.?有效的實(shí)施方法論

在福建師范大學(xué)團(tuán)隊(duì)的全力支持下，通過致遠(yuǎn)項(xiàng)目實(shí)施方法論，從項(xiàng)目啟動、項(xiàng)目規(guī)劃、藍(lán)圖設(shè)計，系統(tǒng)建設(shè)到上線、培訓(xùn)，雙方團(tuán)隊(duì)朝著統(tǒng)一的目標(biāo)，不斷磨合，依托致遠(yuǎn)智慧協(xié)同管理平臺強(qiáng)大的COP中臺及CIP集成能力，最后完美的實(shí)現(xiàn)了交付。

6.3.?海量歷史數(shù)據(jù)順利遷移，保障了系統(tǒng)上線

本次系統(tǒng)上線的必要條件是海量歷史數(shù)據(jù)的遷移，從2016年至今，舊辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)積累了大量的歷史數(shù)據(jù)，結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)遷移工作中均是不小的工作量；并且舊辦公自動化系統(tǒng)無標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)字典，無標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)建設(shè)文檔更對遷移工作設(shè)置了不少的障礙，這無疑是一個浩瀚的工程。但在整個項(xiàng)目建設(shè)過程中，致遠(yuǎn)團(tuán)隊(duì)通過多次討論、分析制定各種解決方案和反反復(fù)復(fù)的測試驗(yàn)證，改變了客戶原來老舊的遷移思想，通過技術(shù)手段，依舊完美解決的海量數(shù)據(jù)遷移查詢的功能，同時還為客戶大大降低了數(shù)據(jù)遷移的成本，獲得了客戶的高度贊揚(yáng)。

6.4.?客戶證言

福建師范大學(xué)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人表示，得益于致遠(yuǎn)互聯(lián)產(chǎn)品的流程引擎和權(quán)限管理的敏捷性和靈活性，為其實(shí)際工作帶來諸多便利，福建師范大學(xué)期待進(jìn)一步通過信息化促進(jìn)管理變革，為持續(xù)建設(shè)“特色發(fā)展的高水平應(yīng)用型大學(xué)”提供強(qiáng)大信息支撐。未來，雙方也將持續(xù)深化合作，推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級方面進(jìn)行更多創(chuàng)新。