一、院校簡(jiǎn)介

蘭州理工大學(xué)坐落于甘肅省省會(huì)蘭州市，是甘肅省人民政府、教育部、國(guó)家國(guó)防科技工業(yè)局共建高校，國(guó)家“中西部高?；A(chǔ)能力建設(shè)工程”入選高校，“國(guó)家大學(xué)生創(chuàng)新型實(shí)驗(yàn)計(jì)劃”和教育部“卓越工程師計(jì)劃”入選高校，2016年國(guó)家國(guó)防教育特色學(xué)校。

學(xué)校前身是 1919年創(chuàng)立的甘肅省立工藝學(xué)校；1958年，在組建蘭州工學(xué)院的基礎(chǔ)上，將甘肅交通大學(xué)并入，定名為甘肅工業(yè)大學(xué)；1965年，學(xué)校劃歸第一機(jī)械工業(yè)部，同時(shí)將東北重型機(jī)械學(xué)院和北京機(jī)械學(xué)院的水力機(jī)械、化工機(jī)械、石油礦場(chǎng)機(jī)械和焊接工藝及設(shè)備專業(yè)成建制全部遷入，并從湖南大學(xué)、合肥工業(yè)大學(xué)抽調(diào)一批教師來校工作；1998年，轉(zhuǎn)制為“中央與地方共建，以地方管理為主”的院校；2003年，正式更名為蘭州理工大學(xué)。經(jīng)過百年的建設(shè)與發(fā)展，學(xué)校基本建成了一流的工科、堅(jiān)實(shí)的理科、特色的文科，進(jìn)入了國(guó)內(nèi)同類高校高水平大學(xué)行列。

二、項(xiàng)目背景

蘭州理工大學(xué)最早使用的是內(nèi)部開發(fā)的辦公平臺(tái)，主要功能是以通知、公告及內(nèi)部郵件。隨著學(xué)校的不斷發(fā)展該平臺(tái)無法滿足實(shí)際需求。蘭州理工大學(xué)在 17 年對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)做了重新選型，我們致遠(yuǎn)以絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)入圍并成功成為蘭州理工大 18 版協(xié)同管理平臺(tái)提供商，在一年多的使用過程中得到了校內(nèi)一致的好評(píng)并成為理工大日常工作不可或缺的一部分。

三、應(yīng)用場(chǎng)景

1、公文管理

關(guān)鍵應(yīng)用場(chǎng)景

協(xié)同管理平臺(tái)公文管理功能利用工作流的原理來建立公文流轉(zhuǎn)機(jī)制，通過公文流程模版和流程節(jié)點(diǎn)保證公文流轉(zhuǎn)，確保在組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)和人員變動(dòng)的情況下公文流程無需更新可繼續(xù)使用；利用文單確保公文文單與手工文單一致；通過節(jié)點(diǎn)權(quán)限控制公文的審批批示；通過正文套紅，文單套紅完成正規(guī)格式公文，并形成手工文單歸檔；通過公文交換送達(dá)到各個(gè)單位，替代人工傳送，保證公文的安全和準(zhǔn)確。公文管理涵蓋了收文管理、發(fā)文管理、簽報(bào)管理、公文交換、公文督辦、公文統(tǒng)計(jì)、公文檔案等幾個(gè)部分，實(shí)現(xiàn)了各種日常公文格式，為用戶提供公文的收發(fā)簽、流轉(zhuǎn)過程和文件歸檔存放、查詢、統(tǒng)計(jì)等管理功能，同時(shí)也提供公文信息交換、查詢、督辦等功能。采用 Office 控件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成公文正文，控制各流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)相應(yīng)修改權(quán)限及正文、公章狀態(tài)，可設(shè)置編輯下載策略和自動(dòng)歸檔等。

發(fā)文管理

發(fā)文管理是建立公文和對(duì)應(yīng)的發(fā)文流程，實(shí)現(xiàn)公文審核、審批、簽發(fā)、復(fù)核、封發(fā)等操作，完成公文審批、修改、清稿、套紅等一系列動(dòng)作，并形成可交換的正式電子公文的過程。

公文起草

提供多種權(quán)限范圍內(nèi)的模板調(diào)用，模板的組成包括公文單的不同樣式和相匹配的成文流程。支持最近使用的模板、發(fā)文模板和個(gè)人自定義的模板。調(diào)用模板之后進(jìn)行文單基本信息的填寫和公文的撰寫。文單支持公文文號(hào)的自動(dòng)套；支持插入附件和關(guān)聯(lián)文檔；正文支持（Word 和 WPS）形式的文本編輯器；支持保存暫存操作；支持流程期限設(shè)置；支持消息的提前提醒；支持簽報(bào)發(fā)文，簡(jiǎn)化了“發(fā)文—交換—收文”整套公文流程，提高工作效率，及時(shí)解決關(guān)鍵問題，簽報(bào)發(fā)文可進(jìn)行議題設(shè)置，將討論項(xiàng)輸入到議題庫(kù)中。

審核環(huán)節(jié)

公文發(fā)起后相關(guān)節(jié)點(diǎn)對(duì)公文格式，公文內(nèi)容進(jìn)行核定確認(rèn)，提出修改意見。系統(tǒng)支持在文單頁面中填寫意見，審核人意見按照職級(jí)倒序排名顯示。支持插入附件和流程的臨時(shí)加簽、減簽和回退功能。

公文會(huì)簽

會(huì)簽環(huán)節(jié)，可以根據(jù)公文內(nèi)容填寫節(jié)點(diǎn)意見，通過可視化的流程和操作會(huì)簽給相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行事項(xiàng)深入討論。系統(tǒng)支持工作流的圖形化定義，支持工作流節(jié)點(diǎn)選擇時(shí)能夠按指定人、職務(wù)、角色等自由選擇。

簽發(fā)環(huán)節(jié)

經(jīng)過各個(gè)部門的充分討論和意見審核，集團(tuán)或各單位主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)工作。系統(tǒng)支持公文單和公文電子簽名、手寫原筆跡等多種簽批方式。

修改痕跡保留

公文正文編輯實(shí)現(xiàn)與 Microsoft office 和 WPS 等程序的無縫集成，在公文審批、修改過程中全面支持正文痕跡保留和文檔版本控制的功能，并可從痕跡上進(jìn)行時(shí)間、姓名查詢；系統(tǒng)支持嚴(yán)格的版本控制和日志記錄；不同人員修改的內(nèi)容以不同顏色標(biāo)注。

分發(fā)環(huán)節(jié)

辦公室文員根據(jù)公文內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)意見，在文單中選擇主送單位和抄送單位，進(jìn)入公文交換環(huán)節(jié)。

公文交換

公文交換用于完成向主送、抄送、抄報(bào)單位發(fā)送公文，以及接收單位對(duì)外來公文的簽收，并提供自動(dòng)回執(zhí)信息。此外，還可以撤銷公文、補(bǔ)發(fā)公文。

公文登記

在公文辦理過程中，就公文的特征（公文條目、正文、附件等）進(jìn)行記載。平臺(tái)提供登記公文單的樣式定義, 滿足登記需要記錄的公文的標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、份數(shù)、收文日期等各個(gè)公文項(xiàng)。

公文簽收

公文簽收是指將從發(fā)文單位，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)來的電子公文或是手工發(fā)送來的紙質(zhì)公文，接收下來形成屬于本單位的收文文件。

收文管理

收文管理是指對(duì)來自內(nèi)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。收文辦理過程是一個(gè)接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關(guān)問題的過程，是收文機(jī)關(guān)履行其法定或特定職責(zé)的過程，是公文產(chǎn)生實(shí)際效用的過程。致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)收文管理主要包括以下功能：登記公文，并根據(jù)來文特征，對(duì)來文進(jìn)行收辦或收閱處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)來文進(jìn)行擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔等操作。

公文分發(fā)與傳閱

根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者領(lǐng)導(dǎo)批示精神，通過平臺(tái)完成電子公文信息分送有關(guān)單位、領(lǐng)導(dǎo)或者部門（人）。接收到公文的相關(guān)人員和部門進(jìn)行公文的閱讀。

簽報(bào)管理

簽報(bào)是指在單位內(nèi)部交流，是單位內(nèi)部進(jìn)行請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)、通知的等公文的簡(jiǎn)化處理，不需要經(jīng)過公文交換，直接實(shí)現(xiàn)公文的填寫、擬辦、批辦、承辦、閱讀、歸檔等操作?？捎糜谔幨胰藛T向上級(jí)部門提出申請(qǐng)、請(qǐng)示意見的正式行文流程；或部門領(lǐng)導(dǎo)向部門人員發(fā)放會(huì)議通知等公文。簽報(bào)簡(jiǎn)化了“發(fā)文—交換—收文”的公文流程，提高工作效率。與此同時(shí)，簽報(bào)的使用范圍有限，對(duì)于一些不是很重要、或者不太方便采用正式公文收發(fā)流程的請(qǐng)示、報(bào)告等，為了盡快得到解決可以采用簽報(bào)的形式。簽報(bào)是事業(yè)單位和政府辦理要事的主要工作方式，與實(shí)際工作方式匹配。

公文擬辦

辦公人員對(duì)所需要辦理的公文提出辦理意見，并將公文傳送給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行批示，也可以進(jìn)行公文督辦的設(shè)置 , 并可支持打印公文處理單供領(lǐng)導(dǎo)批示。

公文督辦

監(jiān)控查看公文處理流程，進(jìn)行過程管理和流程調(diào)整，使公文可控，解決特殊情況下的執(zhí)行控制問題。提供公文督辦人對(duì)公文處理流程的監(jiān)控、催辦、更換處理人、改變流程、到期提醒等應(yīng)用，使得目標(biāo)管理與督查督辦相結(jié)合，梳理和明確各司職能。

公文應(yīng)用設(shè)置

對(duì)公文應(yīng)用進(jìn)行客戶化配置，規(guī)范應(yīng)用，完成公文系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置，如公文單元素、公文模板、節(jié)點(diǎn)操作權(quán)限以及文號(hào)等，使得公文管理真正成為單位制度管理平臺(tái)。并定義多種設(shè)置，使得公文流轉(zhuǎn)的電子化應(yīng)用嚴(yán)謹(jǐn)而又方便快捷。

公文查詢統(tǒng)計(jì)

平臺(tái)提供獨(dú)立的全文檢索引擎支持對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)庫(kù)）和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（文檔）的自動(dòng)生成詞典索引，允許按照內(nèi)容關(guān)鍵字進(jìn)行跨模塊的全文搜索。公文、文檔、任務(wù)、等模塊的各類格式的文本數(shù)據(jù)通過索引生成索引文件，用戶在前臺(tái)通過 WEB 查詢接口對(duì)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)全文檢索。

公文檔案

遵循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，提供公文檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子公文的整理、收集、歸檔、借閱、保管，并提供對(duì)公文檔案的操作日志。確保和有效維護(hù)電子公文的完整、真實(shí)、有效和安全，確保歸檔電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。

2、會(huì)議管理

關(guān)鍵應(yīng)用場(chǎng)景

會(huì)議管理提供一組以會(huì)議為中心的資源管理，包括會(huì)議室查詢、會(huì)議室預(yù)訂、會(huì)議室管理、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議查詢、人員查詢、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議歸檔等功能。用戶可通過系統(tǒng)提供的功能，根據(jù)實(shí)際需要安排會(huì)議以及對(duì)會(huì)議記錄等進(jìn)行綜合管理，查看會(huì)議情況，如出席情況、會(huì)議紀(jì)要等等。協(xié)同管理平臺(tái)對(duì)會(huì)議的全過程實(shí)現(xiàn)智能化管理，適用于辦公室對(duì)于會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)一組織及管理。會(huì)議管理的功能包括會(huì)議室資源預(yù)約、會(huì)議通知、與會(huì)應(yīng)答、會(huì)議紀(jì)要等。

3、協(xié)同工作

關(guān)鍵應(yīng)用場(chǎng)景

協(xié)同工作要求流程中每個(gè)角色，必須嚴(yán)格按照組織定義的業(yè)務(wù)或工作流程操作，如預(yù)算審批流程，致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)中將其稱為模板流程；另一類協(xié)同工作的結(jié)構(gòu)和規(guī)則已定義，但是在流轉(zhuǎn)過程中可根據(jù)需要進(jìn)行規(guī)則外的處理和新角色的加入，以更加貼近實(shí)際場(chǎng)景的有效處理，如：協(xié)同工作的轉(zhuǎn)發(fā)、加減簽、會(huì)簽、知會(huì)等處理，此類流程致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)中稱為自建流程。自建流程與傳統(tǒng)的郵件類似，但更拓展了協(xié)作的寬度和深度，并且將整個(gè)協(xié)作過程更立體、更簡(jiǎn)潔地在一條協(xié)同事項(xiàng)中展示。通過該協(xié)同可完整還原實(shí)際工作中的交互場(chǎng)景，同時(shí)保留事件處理過程中所產(chǎn)生的各類文件和信息，用戶可通過其中任何一個(gè)元素追溯歷史的整體全貌。

四、整體應(yīng)用價(jià)值

全校實(shí)現(xiàn)了無紙化辦，在給院校節(jié)省了巨額紙質(zhì)耗材費(fèi)用的同時(shí)實(shí)現(xiàn)了留痕查詢、杜絕責(zé)任不清、過程推責(zé)等情況的出現(xiàn)，代替了之前對(duì)于公文紙質(zhì)流程傳遞的工作模式，遵循規(guī)范收發(fā)文的制度，使行政效率和辦公效率大幅度提升，協(xié)同工作為全校師生提供了一個(gè)打破了層級(jí)和地域限制的協(xié)作環(huán)境，加強(qiáng)了師生交流。