生命在于運動。中醫(yī)理論認(rèn)為，運動使經(jīng)絡(luò)氣血通暢，氣血至則肌肉生機勃然，人的身體就顯得輕松有勁；氣血長期塞滯，則形成硬結(jié)，肌肉酸漲，身體不適。其實套用這個理論來觀察一個組織，就會發(fā)現(xiàn)驚人的相似之處。任何組織的管理無外乎對人、信息、資金的控制；而信息社會中一個組織的信息流是否順暢直接決定了組織的效率和成長前景。
與人體構(gòu)造相似，組織管理中一個極具挑戰(zhàn)性的工作是保證信息"血流"順暢，杜絕或減少信息阻塞、衰減和誤變。信息流動過程中出現(xiàn)的問題，都會無一例外地在組織完成其使命的過程中暴露出來。人體靠運動來通經(jīng)活脈，組織靠什么來維持生命力呢？協(xié)同化的信息系統(tǒng)可以說是必然選擇。
疾在腠理 不通則痛
前不久某信息辦領(lǐng)導(dǎo)告訴筆者，他們在進行政府部門流程梳理時發(fā)現(xiàn)，在很多跨部門的流程中，有的出現(xiàn)斷點，即一個部門事務(wù)辦完了，沒有明確的流程到協(xié)作的另一個部門；有的出現(xiàn)了死循環(huán)；還有的只有入口沒有出口，一個報告、一項審批只能泥牛入海無消息。
這里不妨對組織結(jié)構(gòu)和行為方式進行分析。組織包括政府機關(guān)、企業(yè)單位和學(xué)校等狹義的緊密型組織；行業(yè)協(xié)會、聯(lián)盟和團體等廣義的松散型組織；合作伙伴體系、客戶體系等按業(yè)務(wù)或任務(wù)關(guān)聯(lián)起來、跨實體的虛擬組織。無論是哪一種組織都是為某種目的、職能、作用和使命而存在的。企業(yè)在從創(chuàng)立、發(fā)展、成熟到衰復(fù)的不同發(fā)展階段，由于其面臨的中心任務(wù)有所不同，在企業(yè)管理上會有所側(cè)重。
在創(chuàng)立期，企業(yè)要解決生存問題，增加收入、減少支出是其中的秘訣，企業(yè)管理主要以人為主；到了成長期，管理流程逐漸成為制約企業(yè)發(fā)展的重要瓶頸，企業(yè)管理是流程與人治并行；而到了成熟期，有憂患意識的企業(yè)會在管理上再上臺階，更多地依賴流程和規(guī)則；衰復(fù)期的企業(yè)會面臨兩種命運，或衰亡，或經(jīng)涅槃而獲新機，在此階段則更多延續(xù)了成熟期的管理模式。
然而，無論處于任何一個發(fā)展階段，組織都會按職能分成若干部門，每個部門下設(shè)若干崗位，并配備不同專長的人員。僅從理論角度看，組織的部門和崗位設(shè)置無法盡善盡美，職能劃分、職責(zé)分解難免出現(xiàn)矛盾；如果涉及到跨崗位、跨部門、跨組織協(xié)作，問題就更加突出。
信息協(xié)同 活血散瘀
企業(yè)和組織信息化的經(jīng)驗表明，信息化要為企業(yè)和組織管理解決的幾個關(guān)鍵問題是：信息的有效傳遞、流程的高效執(zhí)行、結(jié)果的充分可驗證以及知識的有序積累。隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益成熟，一種將組織中的協(xié)作常態(tài)固化為軟件形態(tài)的組織信息處理軟件應(yīng)運而生，它就是協(xié)同軟件。
協(xié)同從根本上講，就是指組織中或跨組織間多人交叉協(xié)作地完成多件事情。協(xié)同軟件就是為協(xié)同事件的處理和管理提供高效的IT工具和平臺，具有良好的跨部門、跨組織、跨地域性。無論是在中國還是在國外，協(xié)同軟件都已經(jīng)成為軟件行業(yè)里最具成長性的發(fā)展分支。
協(xié)同軟件與傳統(tǒng)組織管理軟件不同，它強調(diào)妥善解決組織信息流轉(zhuǎn)過程中的規(guī)則流程和非規(guī)則流程，這就是在協(xié)同領(lǐng)域內(nèi)大家公認(rèn)的"二元工作流"。因為在任何組織中，規(guī)則流程解決的是管理中與規(guī)章制度相關(guān)聯(lián)的流程，而非規(guī)則流程解決的則是管理中大量偶發(fā)的、圍繞組織目標(biāo)和職能產(chǎn)生的行為。由于組織形態(tài)千差萬別，行業(yè)五花八門，優(yōu)秀的協(xié)同軟件也應(yīng)該具有廣泛適應(yīng)性和極強的靈活性。
組織的生命在于協(xié)同。依賴信息技術(shù)解決好組織協(xié)同，關(guān)鍵在于運用功能強大、使用簡潔、能適應(yīng)組織變化的協(xié)同軟件。俗語云"人同此心，心同此理"，組織管理又何嘗不是如此？在日新月異的信息時代修煉"協(xié)同"這門超級"仿生學(xué)"將是企業(yè)生命之樹常青的不二法門。